Web
Analytics
Aplicatii ERP si comenzile, ofertele si facturile | scribsoftware
  • Warehouse Management System
  • Enterprise Resource Planning
  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • ESET Antivirus and Firewall

O aplicație ERP impactează fiecare componentă din cadrul unei companii și cu cât sistemul este mai bine închegat,cu atât operațiunile între departamente funcționează mai eficient.Aplicația ERP oferă o imagine de ansamblu asupra companiei pe care o dețineți și în cadrul acestui articol vă vom explica cum anume impactează această aplicație întregul demers de vânzare, procedeul de ofertare și întocmire a comenzilor.
În cadrul unei companii, fiecare departament are un rol major pentru buna funcționare a acesteia. Este extrem de necesară înțelegerea acestui lucru și toate departamentele trebuie puse pe aceeași treaptă a importanței. Indiferent de produsele finale, fie că e vorba de produse fizice sau servicii, toate trebuie gândite, planificate, prelucrate și monitorizate prin intermediul tuturor departamentelor existente în companie.ERP-oferta-comanda-factura

Departamentul de vânzare este doar unul dintre acestea, departament care poate să lucreze fie din interiorul companiei, fie să reprezinte un serviciu externalizat la care compania apelează (de exemplu colaboratori care vând produse/servicii și primesc doar cotă parte din suma încasată). De obicei, cel mai întâlnit este primul caz în care există un om sau o echipă de oameni angajați special în acest scop. Acest departament este puternic impactat dacă nu există un sistem ERP implementat, dar și când acesta este funcțional plusurile pe care le aduce în companie sunt uriașe. Mai multe informații puteți găsi accesând link-ul unui articol anterior în care am dezbătut tema vânzărilor în raport cu aplicația ERP.

Punctele asupra cărora acționează sunt următoarele:

  • Informația poate fi accesată de toți cei interesați de ea, nu doar de către agenții de vânzări;
  • Monitorizarea informațiilor în timp real, permițând accesul la date clare;
  • Comunicarea în timp real între funcțiile programului și între stațiile de lucru din cadrul companiei dvs.;
  • Integrarea în timp real cu celelalte module din cadrul aplicației ERP;
  • Instrumente eficace pentru optimizarea și măsurarea performanțelor în atingerea unei productivități ridicate;
  • Folosirea în companii cu nenumărate domenii de activitate;
  • Proces mai rapid și mai simplu de luare a deciziilor;
  • Reducerea costurilor și cheltuielilor datorită informațiilor deținute în timp real.

În cadrul acestui articol am realizat o schemă simplă, un ciclu care evidențiază importanța unui sistem ERP în cadrul celor 3 componente: ofertele, comenzile și facturile

Așa cum se poate vedea și în figura de mai sus, toate cele 3 componente depind unele de celelalte. Ca să fie cât mai simplu de înțeles, le vom lua pe rând și vom explica cum anume vă poate ajuta o aplicație ERP.

OFERTELE

Când vorbim de oferte, indiferent de mărimea unei companii, trebuie să existe măcar un om sau o echipă de vânzări. De ce? Așa cum explicam și mai sus, în esență o companie trebuie să își vândă marfa, produsele sau serviciile. Și în acest moment se desfășoară actul de vânzare ce este urmat de emiterea uneia sau mai multor oferte către client sau beneficiarul final. Cu ce poate ajuta o aplicație ERP? Aflați în rândurile de mai jos.

Informațiile despre client sunt deja stocate datorită aplicației ERP. Dacă vorbim de un client vechi atunci compania deține informații precum: frecvența de cumpărare, cantitatea de produse achiziționată, numărul de servicii la care apelează într-o perioadă de timp analizată (în funcție de domeniul de activitate al firmei), preferințe, vechimea clientului, oferte speciale oferite, stimuli la care răspunde când se negociază un nou contract, specificații, particularități, etc. Dacă vorbim de un client nou atunci toate aceste informații se culeg o singură dată și rămân stocate în baza de date a companiei chiar dacă angajații se schimbă sau nu.

COMENZI

În strânsă legătură cu emiterea de oferte, înregistrarea de comenzi se face după ce procesul de vânzare a fost încheiat. Agentul sau persoana desemnată pentru a se ocupa de procesul de vânzare a dus acest pas la bun sfârșit iar clientul sau beneficiarul final plasează o comandă în urma ofertei sau ofertelor primite. În acest caz, din nou o aplicație ERP joacă un rol important.

La fel ca în situația de mai sus, este necesară trasarea unei linii între clienții actuali și noii clienți. Cu cât ofertelele au fost mai bine întocmite în urma datelor existente în cadrul companiei, date colectate cu ajutorul aplicației ERP, cu atât finalizarea unui comenzi este mai probabilă. În cazul primei categorii, clienții vechi sunt deja familiarizați cu politica firmei, produsele existente, calitatea acestora, nivelul de calitate al produselor sau serviciilor (de la caz la caz). În cazul clienților noi, deși aceștia nu au reușit să-și facă o părere despre produse sau servicii, pot și este chiar recomandat să verifice care este portofoliul de clienți ai firmei de la care intenționează să cumpere.

FACTURI

După ce ofertele au fost trimise și comenzile înregistrate, după ce marfa sau produsele ori serviciile au fost livrate către client, se emite factura conformă cu datele comenzii. Desigur, marfa poate sa fie trimisa si în baza unui aviz, ulterior întocmindu-se factura pentru un aviz sau mai multe.

Întreg ciclul, care pornește de la ofertă și se finalizează prin generarea unei facturi, trebuie să fie unul automat, în sensul că datele se preiau automat dintr-un document în altul, fără să mai fie necesară introducerea datelor de către operatori.

Acest flux de documente, existent într-o aplicație ERP, aduce o serie de beneficii companiei:

  • Aveți informații precise legate de nivelul comenzilor clienți, ceea ce vă ajută să stabiliți intervalele la care se fac comenzile către furnizori cât și nivelul acestor comenzi;
  • Acces la o serie de rapoarte care oferă informații despre numărul ofertelor făcute, a celor acceptate, situația comenzilor de la clienți (comenzi deschise, termenele de livrare agreate cu clienții) informații legate de stocul de produse (produse aflate pe stoc, produse ce trebuie sa fie aprovizionate, situația stocurilor aflate in alte gestiuni si care pot sa fie transferate pentru onorarea comenzilor curente).
  • Cresc vânzările deoarece se reduce riscul de a se omite livrarea anumitor produse dintr-o comandă;
  • Reducerea erorilor de operare datorită automatizării anumitor etape din cadrul procesului de vânzare;
  • Comunicare eficientă cu echipa și clienții, datorită posibilității generării de documente în format electronic (pdf, xls, etc) și trimiterea acestora pe mail sau partajarea în rețea;
  • Posibilitatea de a implementa politici legate de limita de credit acordata unui client și condiționarea emiterii de noi documente doar în situația în care nu există facturi cu scadența depășită;
  • Acces la rapoarte care oferă informații în timp real legate de nivelul vânzărilor sau de cel al profitabilității pe produse, clase de produse, producători, agenți, clienți, puncte de lucru.

Un program ERP vă permite să urmăriți mai simplu rău-platnicii, iar acest lucru vă ajută să fiți proactivi, să întâmpinați anumite probleme și să evitați posibilele crize de cash-flow.

De asemenea, un lucru esențial este că tot această aplicație vă ajută să aveți o privire de ansamblu asupra întregii companii si a situației financiare datorită accesului facil la datele existente în sistem și afișarea acestora într-o forma tabelară sau grafică, ușor de citit și interpretat. Acest lucru aduce un plus enorm la realizarea bugetelor viitoare sau previziunilor firmei.

Așadar o aplicație ERP îndeplinește o mulțime de caracteristici prin care veți avea toate datele la îndemână și vă va ușura munca cu fiecare operațiune efectuată, cu fiecare nouă decizie luată.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *