Poate una dintre cele mai sensibile si importante perioade din ciclul anual al unei companii este sfarsitul de an, analiza si evaluarea rezultatelor acesteia in anul care se incheie. Atunci stabilim si planurile, obiectivele si bugetele pentru anul urmator, deoarece numai asa putem avea continuitate si productivitate maxima.
Ce facem la sfarsitul anului? De regula vom defini planurile si obiectivele generale ale companiei, pe care le vom detalia mai apoi la nivel de puncte de lucru, departamente, divizii sau alte categorii specifice companiei. In functie de toate acestea, vom stabili ulterior si bugetele, pe baza acelorasi clasificari.
Stabilirea si bineinteles, respectarea bugetelor este o actiune benefica pentru orice companie, deoarece ii permite o mai buna urmarire a cashflow-ului. Nu in ultimul rand, definirea unor bugete de venituri si cheltuieli permite managementului sa ajusteze factorii de care depinde, in final, profitul. Astfel, avem pe de o parte cheltuielile, un factor care se afla in totalitate in controlul companiei, si apoi veniturile care, desi de cele mai multe ori variaza in functie de factori externi companiei, pot fi controlate intr-o anumita masura prin monitorizarea si optimizarea constanta a canalelor si a fortei de vanzari, a portofoliului de produse si servicii etc.
Cum reusim sa avem un management de succes? Folosind un sistem ERP!
ERP este un sistem software pentru managementul integrat al proceselor si operatiunilor din diferite zone de business: achizitii, vanzari, contabilitate, productie, managementul relatiilor cu clientii, management proiecte si alte activitati ce privesc lantul logistic.
La baza sistemului ERP exista o platforma informatica unica ce permite gestionarea, automatizarea si controlul unor astfel de procese din cadrul unei companii.
Aplicatii de tip ERP pot fi implementate in orice organizatie, astfel de softuri putand fi adaptate dupa diferite tipuri de activitati: servicii, productie, distributie, retail sau e-commerce.
Cum pot fi puse in aplicare astfel de sisteme de bugetare cu ajutorul unui ERP?
- Definirea unei structuri clare de centre de venituri si cheltuieli
WinMENTOR permite stabilirea unei structuri arborescente cu un numar nelimitat de centre de costuri si venituri, in functie de diferite criterii agreate la nivel de companie: asezare geografica (puncte de lucru, zona), departamente (marketing, logistica, comercial etc), tipuri de cheltuieli sau proiecte specifice.
Odata definita aceasta structura in ERP, costurile efective vor fi mult mai usor de urmarit si incadrat in limitele bugetate.
- Dimensionarea si urmarirea bugetelor de venituri si cheltuieli
Dupa ce a fost definita in soft-ul ERP structura de centre la nivelul companiei, urmeaza configurarea bugetelor lunare specifice. Bugetele de venituri si cheltuieli sunt instrumente care asigura descentralizarea deciziilor intr-o companie, fara a afecta parametrii financiari prestabiliti. Pentru fiecare sectiune de buget poate fi numit un responsabil, fiind posibil astfel transferul actului de decizie catre verigile operationale.
In plus, pe langa componenta pasiva, de constatare a cheltuielilor, sistemul WinMENTOR are si una preventiva, proactiva. Aceasta are in vedere operatiunile care genereaza cheltuieli cu mult inaintea inregistrarii contabile a documentelor.
- Atingerea targetului de vanzari
Privind cel de-al doilea factor influentator al profitului, si anume venitul, o metoda raspandita de a-l controla este prin stabilirea unor obiective de vanzari, denumite si targete.
O analiza completa si eficienta a vanzarilor va permite identificarea factorilor influentatori ai nivelului acestora si modalitatile prin care pot fi diminuati cei de natura negativa. Sistemul de raportare integrat ERP-ului utilizeaza datele de vanzari existente, introduse de utilizatori, pentru a analiza factori precum trend, sezonalitate, promotii, investitii, modificari in structura pietei si pentru a sustine decizii corecte legate de stabilirea targetelor de vanzari si acordarea de bonusuri.
In acest fel, managerii pot sa vada permanent masura in care obiectivele sunt atinse, comparand veniturile estimate versus cele obtinute efectiv, analizand stadiul in care se afla oportunitatile sau evolutia vanzarilor pe fiecare produs in parte.
Stimularea vanzarilor se poate face pornind de la aceste targete si acordand bonusuri angajatilor care le ating.
In ceea ce priveste algoritmii de calcul pentru comisioanele care sa recompenseze agentii comerciali si in acelasi timp sa concentreze munca acestora in directia dorita, acestia au de cele mai multe ori in componenta indicatori precum: volumul de vanzari (pe game, pe tipuri de clienti, pe puncte de lucru etc.), calitatea vanzarii (numarul de clienti, numarul de produse, numarul de game de produs, discount-ul mediu acordat, termene de plata acordate), volumul incasarilor, calitatea incasarilor (termene de plata respectate, urmarire pe client si punct de lucru al clientului).
Sistemul ERP de la Scribsoftware, ofera rapoarte complexe, care iau in considerare toti acesti indicatori, dar care in acelasi timp prezinta informatiile intr-o forma usor de inteles pentru utilizator, calitatea lor fiind decisiva pentru un management inteligent al afacerii.
- Controlul eficient al cashflow-ului
Pe langa cheltuieli si venituri, componenta ERP de control al bugetelor implica si analiza cashflow-ului, ca si indicator financiar de baza. Cunoasterea din timp a varfurilor de plati, controlul termenelor de plata acordate clientilor, posibilitatea de avertizare in timp real in cazul depasirii acestora, planificarea realizarii de noi investitii sunt necesitati stringente pentru orice companie.
In sistemul ERP, cashflow-ul este prezentat atat in format tabular, divizat pe componente, cat si grafic, usor de inteles si urmarit. Astfel devin evidente punctele de maxim sau minim de cashflow si se pot planifica masuri corectorii. O categorie distincta o reprezinta documentele care au termenul de scadenta mult depasit, acestea necesitand un proces de decizie asupra influentei cashflow-ului. In plus, sistemul ERP permite si acordarea de termen de plata la nivel de linie de factura, in felul acesta putandu-se stabili scadente mai apropiate pentru produsele usor vandabile, surplusul de cashflow putand finanta produsele care necesita sustinere.
Pentru a evita situatiile in care termenul de plata al documentelor este mult depasit, sistemul ERP permite blocarea emiterii de noi documente catre clientii respectivi la depasirea unui anumit prag stabilit.
Este extrem de importanta crearea unor politici comerciale coerente, in care indicatorii de bonitate sa joace un rol important.
In cazul utilizarii ca si canal de vanzare a agentilor comerciali, unul dintre criteriile acordarii de bonusuri poate fi si cel al respectarii termenelor de plata agreate.
Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere, puteti sa ne contactati telefonic sau pe mail si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru mai multe informatii, intrebari, nelamuriri, va stam la dispozitie atat prin intermediul functiei de chat de pe site, cat si telefonic sau la sediul nostru.