Cum gestionam documentele cu ajutorul unei solutii CRM ? Doar cine n-a lucrat un minut in viata lui poate sa spuna, cu mana pe inima, ca nu i s-a intamplat sa caute un banal document zeci de minute. In rest, cu totii am patit-o, sa recunoastem.
Si este cel mai aiurea timp irosit intr-o zi, sa cauti in dosare, in foldere, pe calculator, in emailuri vechi, un document. Sa stai sa te holbezi pe pereti, si tot este mai bine decat sa acumulezi frustrari cautand un document.
Managementul centralizat al documentelor de vanzari si de relatii cu clientii este unul din beneficiile simple si eficiente ale implementarii softurilor CRM . O data pentru totdeauna scapi de bataia de cap a pastrarii, protejarii si gasirii documentelor interne. Secretul este sa creezi si o mica procedura interna de salvare a tuturor documentelor in CRM.
Documente de vanzari, sabloane si prezentari
Sunt trei tipuri principale de documente si fisiere generate cu ajutorul aplicatiilor CRM:
Documente de vanzari trimise clientilor, pentru care vrei sa pastrezi in CRM o copie. Sa ne imaginam urmatorul scenariu: La un moment dat vrei sa accesezi toate ofertele trimise de catre un agent de vanzari clientilor lui. Daca agentul de vanzari avea in procedura de lucru obligativitatea de a atasa in sistemul CRM ofertele trimise, atunci le vei gasi usor. Daca nu, este mult mai greu sa gasesti documentul cautat, tine de buna organizare a agentului de vanzari.
Sabloane de documente ce trebuie utilizate. Sabloane de contracte; Sabloane de fise clienti; Sabloane de oferta; Sabloane de formulare si raspunsuri la emailuri… daca folosesti in activitatea ta de zi cu zi sabloane (template-uri) dupa diferite documente, sistemul CRM este locul in care trebuie sa stochezi aceste fisiere originale. Cei interesati le descarca, le folosesc si eventual ataseaza noua trimitere.
Prezentari si alte materiale de marketing. Oamenii de vanzari folosesc diferite documente in activitatea lor, fie pentru a le arata clientilor la intalniri de prezentare, fie pentru a le trimite prin email. Ori fiecare agent de vanzari isi gestioneaza singur aceste documente, ori, mai bine, organizezi un sistem centralizat de administrare a documentelor. Elimini situatia in care un agent solicita disperat un anume documente pe care nu il mai gaseste. Toate fisiere sunt stocate pe foldere, protejate prin parole si, mai important, te asiguri ca acolo stochezi cea mai noua versiune pentru fiecare document in parte.
Pe langa documentele incarcate de utilizatori in CRM, cum sunt cele enumerate mai sus, in soft CRM stochezi si fisierele generate direct din aplicatie. In cazul in care sistemul CRM este capabil sa genereze documentele de oferta, de contract sau de alte tipuri, acestea vor fi implicit salvate in sistem.
Ce departamente isi organizeaza documentele folosind sistemul CRM? Toate departamentele care au legatura cu clientii, direct sau indirect, cum ar fi: vanzari, comercial, marketing sau client-service.
Printre cele mai frecvente documente administrate in CRM se numara: Oferte, Contracte, Prezentari, Schite, Propuneri, Raspunsuri la email-uri, Reclame, Studii de caz, Minute, Referinte, Formulare, Grile preturi si orice alte documente utile in relatia cu clientii si partenerii.
CRM este printre altele si agenda electronica a reprezentantilor de vanzari , deoarece tot ceea ce tine de relatiile cu clientii sau partenerii se inregistreaza in CRM, ramand astfel toate informatiile intr-o singura baza de date, aflata oricand la indemana sau „inde-click-ul” dumneavoastra!
Deci, alinierea la viitor nu este chiar atat de complicata daca apelam la un software sau o solutie care sa ne ajute in integrarea cat mai rapida si cu costuri cat mai reduse la aceasta. Daca va doriti o astfel de afacere sau un job in domeniu, puteti sa ne scrieti pe messenger si impreuna, vom gasi solutia cea mai eficienta afacerii dumneavoastra! Pentru orice sugestii, informatii sau doar pentru o simpla discutie, echipa Scribsoftware va asteapta, deoarece doar impreuna putem gasi solutia cea mai bun pentru afacerea dumneavoastra!