Declaratia informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national (394) se poate genera, completa si exporta in format specific (conform ordinului nr.3596 din 19 decembrie 2011).
Optiunea se gaseste in programul MENTOR in meniul Contabile (Fig.1) in sectiunea de Date si in meniul programului DECLARATII (vezi figura 2).In cazul in care aveti in portofoliu tranzactii cu cereale si/sau plante tehnice, va trebui sa codificati articolele respective, inaintea generarii declaratiei, conform catalogului pus la dispozitie in ordinul de mai sus. Acest lucru se va face in MENTOR>NOMENCLATOR ARTICOLE>Date generale>Cod D394.

Fig. 1Fig. 2Fig. 3Fig. 4

Macheta declaratiei cuprinde o zona de configurare generala in care se seteaza optiunile de generare si centralizare si 5 ferestre de date (Fig.3)
I. Optiuni de generare:

  • Tip declaratie – lunara, trimestriala, semestriala, anuala. Implicit tipul va fi cel selectat in constanta generala TVA: “Mod editare jurnale TVA” (idem declaratia 300 – decont TVA).
  • Perioada elaborarii declaratiei – implicit va fi anul si semestrul, trimestrul, luna de lucru, functie de tipul declaratiei.
  • Tipul/sursa tranzactiilor selectate din baza de date,  incluse in declaratie:

–  E    facturi generate din modulul “Emulare tastatura case de marcat”,
–  T    plati din trezorerie (casa si justificarea avans) de tip “Direct pe cheltuieli (TVA)” cu TVA-ul diferit de 0 si campul observatii continand caracterul “/”. Se va utiliza numai in cazul in care s-au inregistrat in trezorerie “Direct pe cheltuieli (TVA)” facturi de achizitie.
– F    facturi de intrare si iesire  introduse in program in machetele corespunzatoare, cu
observatia ca se exclud cele cu taxare inversa,  de tip autofacturare sau cu TVA = 0,
–  F+T+E  toate de mai sus, aceasta optiune este implicita.

  • Butonul “Generare”- completeaza datele firmei, lista achizitiilor, a livrarilor, a achizitiilor cu taxare inversa si a livrarilor cu taxare inversa la nivel de partener, in functie de selectia precizata, preluand datele din perioada stabilita.
  • Butonul “Centralizare”-  trebuie apelat doar inainte de exportul declaratiei, dupa ce au fost introduse toate datele. Efectul optiunii consta in cumularea inregistrarilor dupa coduri fiscale, indiferent de sursa (F, T, E sau M – tranzactii introduse manual).

II. Ferestre de date:
1.   Firma, rezumat declaratie – cuprinde:

  • datele firmei curente: se completeza automat la generare dar pot fi modificate de utilizator,
  • datele reprezentantului fiscal: se completeaza de utilizator, daca este cazul
  • rezumatul declaratiei cuprinde totalurile ferestrelor de achizitii si livrari: Baza livrari, TVA livrari, Baza achizitii, TVA achizitii, Baza livrari taxare inversa, Baza achizitii taxare inversa, Numar total de furnizori/beneficiari – numar total de parteneri cu coduri fiscale diferite, valide. Aceste campuri se actualizeaza in functie de modificarile de pe paginile de livrari si achizitii si nu pot fi modificate de utilizator.

Fig. 5Fig. 6Fig. 7Fig. 8

2. Lista achizitiilor – cuprinde toate tranzactiile de intrare cu TVA, operate in program in perioada selectata, in functie de optiunile de generare (fig.4). Ea poate fi suplimentata cu inregistrari  introduse  manual  corespunzatoare  perioadei  in  care  nu s-a  folosit  produsul WinMENTOR (marcate cu tip sursa = M).
Facturile introduse in program si preluate in declaratie sunt marcate cu sursa = “F” si sunt cumulate pe denumire si cod fiscal furnizor.
Tipurile de documente preluate sunt: facturile interne si facturile la aviz. Nu sunt preluate notele contabile diverse, chiar daca sunt cu TVA si apar in jurnalul de cumparari. Platile din trezorerie direct pe cheltuieli cu TVA sunt aduse doar daca au in observatii caracterul “/” utilizat la separarea codului fiscal al partenerului de denumire, in jurnalul de cumparari, pentru cazul in care s-au inregistrat facturi de achizitii direct in trezorerie utilizand optiunea “Direct pe cheltuieli (TVA)” sunt marcate cu sursa = “T”. Aceste inregistrari sunt preluate desfasurat, iar observatiile sunt tratate astfel: ceea ce este inaintea caracterului “/” este adus in campul “Denumire” iar ce urmeaza este adus in campul “CIF in scop de TVA furnizor” (acest mod de completare a observatiilor este folosit din versiunea 298 pentru a completa distinct codul fiscal in “Jurnalul de cumparari”, in cazul inregistrarii achizitiilor in trezorerie ca plati “Direct pe cheltuieli (TVA)”). Pentru acest tip de tranzactii se completeaza si campul observatii cu denumirea, numarul si data documentului de plata.

3. Lista livrarilor – cuprinde toate tranzactiile de iesire cu TVA, operate in program pentru perioada selectata, in functie de optiunile de generare (fig.3).
Facturile introduse in program si preluate in declaratie sunt marcate cu sursa = “F” si sunt cumulate pe denumire si cod fiscal partener.
Tipurile de documente preluate sunt: facturile interne, facturile la aviz si facturile in valuta marcate ca facturi interne. Nu sunt preluate notele contabile diverse, chiar daca sunt cu TVA si apar in jurnalul de vanzari.
Facturile provenite din emulare tastatura, au sursa = “E” si sunt aduse desfasurat (factura cu factura). Pentru a fi mai usor de indentificat, in campul observatii sunt completate numarul si data facturilor provenite din emulare.
In cazul in care se lucreaza cu sateliti, facturile provenite din emulare pot fi transmise catre baza, daca pe fereastra de cuplare se seteaza “Transmit si bonurile din modulul FIDELIZARE CLIENTI sau BONURILE FACTURATE”. Aceasta optiune de cuplare se activeaza atunci cand se lucreaza cu constanta “Emulare tastatura: modul FIDELIZARE CLIENTI activat = DA”. Daca nu au fost transmise la cuplarea datelor din luna, nu e nevoie sa fie reluate cuplajele deja transmise. Acest lucru se rezolva cu un cuplaj nou pentru fiecare din lunile in care au existat astfel de documente, acestea fiind incluse in “Date necuplate inca”. Pentru perioadele in care nu s-a lucrat cu WinMENTOR integral, utilizatorul trebuie sa introduca facturile de iesire cu TVA direct in lista livrarilor, desfasurat sau cumulat pe denumire si cod fiscal. Adaugarea se poate face cu sageata jos sau cu “+” verde. Dupa introducerea bazei de impozitare este completat automat campul TVA in functie de butonul activat corespunzator procentului de TVA (24%, 9% sau 5%). Aceste inregistrari vor avea sursa = “M” si nu se vor pierde la regenerare, indiferent de modul in care se va face aceasta.
Se recomanda introducerea acestor date numai dupa ce s-au rezolvat codurile fiscale ale inregistrarilor de culoare rosie (vezi mai jos).

4. Achizitii cu taxare inversa – cuprinde toate tranzactiile de intrare cu flag-ul de “Taxare inversa” avand valoarea Da, operate in program in perioada selectata, pentru care furnizorul are cod fiscal incepand cu “RO” sau sediul social intr-o localitate din Romania.
Se insumeaza la nivel de furnizor si cod D394 (cod NC) – daca acesta este diferit de 0 in nomenclatorul de articole, valoarea articolelor tranzactionate si TVA-ul corespunzator.
In cazul tranzactiilor in valuta, valoarea bazei de impozitare si TVA-ul aferent se vor calcula pe baza cursului tranzactiei.
Tranzactiile selectate vor proveni dintre tranzactiile de intrare in stoc de tipul: factura intrare, factura la aviz, cu moneda in lei sau valuta.
Codul NC se introduce in nomenclatorul de articole in rubrica “Cod D394”.

5. Livrari cu taxare inversa – cuprinde toate tranzactiile de iesire cu flag-ul de “Taxare inversa” avand valoarea Da, operate in program in perioada selectata, pentru care clientul are cod fiscal incepand cu “RO” sau sediul social intr-o localitate din Romania.
Se insumeaza la nivel de client si cod D394 (cod NC) – daca acesta este diferit de 0 in nomenclatorul de articole, valoarea articolelor tranzactionate si TVA-ul corespunzator. In cazul tranzactiilor in valuta, valoarea bazei de impozitare si TVA-ul aferent se vor calcula pe baza cursului tranzactiei.
Tranzactiile selectate pot proveni dintre tranzactiile de iesire din stoc de tipul: factura iesire, factura la aviz, factura interna de iesire in valuta.

Observatii:
Liniile marcate cu albastru au codul fiscal al partenerului corect ca parte numerica dar fara RO si trebuie verificate pentru a stabili daca este doar o problema de introducere date sau acesti parteneri nu sunt platitori de TVA si nu trebuie sa apara in declaratie.
Folosind butonul “-” de culoare albastra se pot sterge aceste inregistrari.
Liniile marcate cu albastru si lasate in declaratie se exporta daca se refera la achizitii si nu se exporta in cazul livrarilor.
Inregistrarile cu cod fiscal eronat sau campuri necompletate sunt marcate cu rosu si nu se exporta. Baza de impozitare si TVA-ul corespunzator acestor inregistrari nu sunt incluse in totalurile ferestrei Firma / Rezumat declaratie. De aceea, inainte de a compara rezumatul datelor generate cu cele existente in baza de date, inainte de a completa inregistrarile generate din baza de date cu altele manuale sau inainte de a exporta declaratia, trebuie facute corectii ale codurilor fiscale ale partenerilor astfel incat grilele sa nu cuprinda inregistari marcate cu rosu. In acest fel veti avea nomenclatorul de parteneri corectat si pentru declaratiile urmatoare.
Din aceasta versiune corectarea codurilor fiscale se poate face direct din procedura de generare a declaratiei (vezi figura 8).
Fereastra de corectie se deschide selectand orice inregistrare rosie sau albastra.
Corectarea codului fiscal se opereaza direct in coloana “Cod fiscal” dupa care se selecteaza butonul “Actualizez” prin care se lanseaza actualizarea codurilor fiscale in baza de date si corectarea declaratiei curente.
Se selecteaza butonul “Iesire” daca doriti sa parasiti procedura de corectare a codurilor fiscale.

Atentie!
Procedura de corectie nu se poate apela in WinMENTOR, dupa salvarea declaratiei.
In programul DECLARATII, corectarea codurilor fiscale se poate face si din afara procedurii de generare a declaratiei 394 utilizand procedura “Actualizare CIF RO Invalid” din meniul “Diverse”.

III. Export:
Dupa ce ati completat si corectat datele trebuie sa apelati butonul “Centralizare” care va cumula inregistrarile, indiferent de sursa, dupa cod fiscal si va rotunji datele raportate. Daca exista parteneri cu nume diferite si acelasi cod fiscal, la centralizare se pastreaza denumirea primului partener cu codul fiscal respectiv.
Liniile centralizate nu au completata coloana “Sursa”.
Exportul se face in format .xml respectand structura specificata in Ordinul 3596/19 decembrie 2011. Fisierul obtinut se valideaza automat cu programul DukIntegrator al ministerului de finante.
Pe baza declaratiei exportate se vor completa elemente din declaratia 300 – DECONT TVA.

Pentru informatii suplimentare, legate de intocmirea declaratiei D394, aplicatia DECLARATII sau orice alte intrebari legate de programul WinMENTOR, asteptam sa fim contactati.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *