Multitudinea obligațiilor declarative la care este necesar să se ralieze companiile momentului reprezintă o provocare pentru fiecare dintre factorii decizionali ai afacerii. Gestionarea aspectului devine preocupare directă a departamentului financiar-contabil a unei companii. Problematica este acutizată pe fondul accelerării digitalizării fiscale la care sunt supuse companiile la momentul actual. Spectrul obligațiilor declarative se modifică substanțial sub egida pătrunderii paradigmelor digitale în cadrul proceselor organizaționale. În acest cadru este acutizată semnificația cunoașterii cadrului legislativ care dictează întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale.
Una dintre cele mai semnificative provocări cu care se confruntă actualmente mediul de afaceri din România este legată de implementarea paradigmei RO e-SAF-T la nivelul proceselor organizaționale. Ultima etapă a ralierii companiilor la paradigma RO e-SAF-T este reprezentată de adoptarea fenomenului la nivelul companiilor mici. Deși în esență, nepregătite pentru a transmite această declarație, companiile mici depun eforturi considerabile în direcția ralierii la conformitate fiscală în materie de transmitere și completare a declarației D406.
Principalul deziderat de care trebuie să țină cont companiile mici pentru a face față provocărilor cerințelor de raportare ale D406 sunt legate de informarea constantă și dezvoltarea unor parteneriate sustenabile cu furnizori de soluții digitale avansate, care să confere bazele fundamentării adecvate a sistemului de raportare RO e-SAF-T. Nu este un aspect facil de pus în practică însă aplicabilitatea lui conferă toate premisele pentru a propulsa afacerile spre obținerea un grad înalt al conformității fiscale.
Cu privire la declarația D406, există o serie de aspecte care sunt deja lansate în spațiul de afaceri actul. O multitudine de informații pot fi accesate de către fiecare contribuabil cu scopul sporirii conformării fiscale în această direcție.
Un prim aspect care trebuie menționat este reprezentat de faptul că declarația D406 este corelată la Fișierul Standard de Control Fiscal, pe scurt SAF-T. Acesta are rolul esențial de standardizare a informațiilor financiar-contabile și fiscale din cadrul unei companii cu scopul facilitării transferului de informații între companii și autoritățile fiscale. Practic, sistemul RO e-SAF-T face parte din trio-ul RO e-factura, RO e-TVA, trio care revoluționează modul de organizare și derulare a inspecțiilor fiscale.
Obligativitatea raportării SAF-T datează din anul 2022, atunci când marii contribuabili au fost obligați la ralierea noutății digital fiscal. Ultima etapă a implementării fenomenului s-a realizat la nivelul companiilor mici, care începând cu data de 1 ianuarie 2025 trebuie să înceapă depunerea D406 cu referire la Fișierul Standard de Control Fiscal. Extinderea paradigmei și la nivelul afacerilor mici a dat startul multor dispute la nivelul factorilor decizionali ai afacerilor din România. Nepregătite tehnic pentru adoptarea standardelor de raportate, companiile mici depun la momentul actual eforturi semnificative pentru a face față acestei modificări impuse pe direcția digitalizării fiscale.
Descoperă WinMENTOR ENTERPRISE: soluția ideală pentru gestionarea afacerilor si generarea automata si facilă a declaratie 406. Eficientizează procesele, maximizează beneficiile tehnologice și transformă-ți afacerea.
Tabel continut:
- De ce RO e-SAF-T?
- Ce cuprinde principalul act normativ care reglementează aspectele legate de RO e-SAF-T?
- Cum este definit Fișierul Standard de Control Fiscal?
- Care este structura fișierului SAF-T?
- Care este forma concretă de transmitere a Fișierul Standard de Control Fiscal?
- Care sunt termenele de transmitere a declarației D406?
- Care este maniera de calcul a perioadei de grație?
- Care sunt tipurile de entități obligate la transmiterea declarației D406 cu privire la Fișierul Standard de Control Fiscal?
- Care sunt sancțiunile la care se pot expune companiile în cazul în care nu respectă reglementările în vigoare cu privire la RO e-SAF-T?
- Secțiunea de Întrebări și Răspunsuri. Declarația 406: Tot ce trebuie să știi pentru a evita sancțiunile.
De ce RO e-SAF-T?
Pe fondul multiplelor inconveniente survenite în procesul de adoptare a paradigmei la nivelul afacerilor autohtone, foarte mulți antreprenori nu reușesc să vizualizeze menirea implementării unui astfel de fenomen în rândul organizațiilor. Rolul adoptării RO e-SAF-T la nivelul companiilor autohtone rezidă în standardizarea informațiilor financiar-contabile și fiscale ale acestora. Acest concept va revoluționa raportarea datelor financiar-contabile și fiscale ale entităților.
Desigur, se remarcă interdependența cu celelalte paradigme ale digitalizării fiscale și anume RO e-factura și RO e-TVA, trio-ul compus din aceste fenomene asigurând revoluționarea afacerilor anului 2025.
Având în vedere semnificația crescută a fenomenului și impactul considerabil manifestat asupra afacerilor din România, prin intermediul acestui material ne propunem să răspundem la cele mai importante întrebări legate de paradigma RO e-SAF-T.
Care este cadrul normativ care reglementează sistemul RO e-SAF-T în România?
Actul normativ principal care fixează o serie de aspecte semnificative legate de aplicabilitatea paradigmei RO e-SAF-T la nivelul companiilor autohtone este reprezentat de Ordinul nr. 1783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal.
Ce cuprinde principalul act normativ care reglementează aspectele legate de RO e-SAF-T?
Prin intermediul celor 8 articole principale, ordinul 1783/2021 care face referire la toate informațiile cu privire la RO e-SAF-T și anume: natura informațiilor pe care contribuabilul trebuie să le declare prin intermediul Fișierului Standard de Control Fiscal, determinarea modelului declarației informative D406 care corelează datele fișierului, procedura și condițiile de transmitere a acestuia, prin intermediul declarației D406, termenele de transmitere a Fișierului Standard de Control care trebuie respectate de către contribuabili, termenele de raliere a fiecărei companii la transmiterea Fișierului Standard de Control Fiscal, delimitarea împrejurărilor în care companiile sunt exceptate de la transmiterea D406, stabilirea perioadei de grație pentru companiile raportoare. Toate aceste informații atotcuprinzătoare cu privire la conformare fiscală digitală prin intermediul fișierului RO e-SAF-T sunt stabilite prin intermediul actului normativ menționat anterior. Astfel, actul normativ stabilește toate premisele necesar a fi îndeplinite pentru a evita sancțiunile.
Cum este definit Fișierul Standard de Control Fiscal?
Fișierul Standard de Control Fiscal reprezintă un standard internațional pentru transferul de date financiar-contabil și fiscale între contribuabili și auditori ori autorități fiscale. SAF-T facilitează accesul organelor fiscale la informațiile financiar-contabile și fiscale ale companiilor, revoluționând maniera desfășurării controlului fiscal în cadrul acestora. SAF-T este un fișier în formal xml care conține datele extrase automat din cadrul evidențelor financiar-contabile ale companiilor, exportate și stocate într-un format standardizat.
Care este structura fișierului SAF-T?
Structura fișierului SAF-T obligatorie pentru România cuprinde o serie de secțiuni și subsecțiuni obligatorii de raportat în cadrul D406. Acestea cuprind 4 secțiuni majore care fac referire la: 1. Header (Antet), 2. MasterFiles (Fișierele master), 3. GeneralLedgerEntries (Înregistrări contabile-Registrul Jurnal), 4. SourceDocuments (Documente Sursă). Fiecare dintre aceste secțiuni cuprind alte subsecțiune care fac trimitere la o serie de informații financiar-contabile și fiscale ale companiilor.
Care este forma concretă de transmitere a Fișierul Standard de Control Fiscal?
Fișierul Standard de Control Fiscal este transmis prin intermediul declarației informative D406. Etapele necesare de parcurs pentru transmiterea declarației D406 sunt:
- Generarea fișierului SAF-T în format xml prin intermediul aplicației informatice de gestiune a datelor companiei;
- Verificarea structurii fișierului generat și a corelației dintre date pe baza aplicației Validator pusă la dispoziția contribuabilului de către Agenția Națională pentru Adiminstrare Fiscală;
- Generarea declarației informative D406 ca document electronic în format pdf cu xml atașat, validat din punct de vedere a structurii și semnat electronic.
În vederea încărcării în cadrul portalului ANAF a declarației informative D406 cu fișierul xml atașat este necesară semnarea documentului cu certificatul digital calificat, rezultând un fișier PDF cu xml atașat și semnat electronic.
Transmiterea declarației informative D406 se poate realiza de către contribuabil începând cu prima zi calendaristică a lunii următoare perioadei pentru care obligația devine activă până la termenul limită de depunere-ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se realizează raportarea.
Care sunt termenele de transmitere a declarației D406?
Cu privire la termenele de transmitere a declarației informative D406 acestea sunt legate de:
- Ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare, respectiv, luna/trimestrul calendaristic, pentru alte informații decât cele referitoare la secțiunea Stocuri și Active;
- Termenul de depunere a situațiile financiare aferente exercițiul financiar, în cazul secțiunii Active;
- Termenul prestabilit de către organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării, pentru secțiunea Stocuri.
In general, transmiterea D406 este legată de termenul de depunere a decontului de taxă pe valoare adăugată. Contribuabilii care nu sunt înregistrați în scopuri de TVA transmit D406 trimestrial. Data limită privind transmiterea declarației D406 este ultima zi calendaristică din luna depunerii, reprezentând luna calendaristică imediat următoare perioadei pentru care a fost pregătită declarația informativă.
Un aspect care trebuie adus la cunoștința contribuabilului este legat de posibilitatea beneficierii de perioada de grație. Pentru contribuabilii care dețin obligația de raportare lunară, beneficiază de o perioadă de grație de:
- 6 luni pentru prima raportare;
- 5 luni pentru a doua raportare;
- 4 luni pentru a treia raportare;
- 3 luni pentru a patra raportare;
- 2 luni pentru a doua raportare.
Pentru contribuabilii care dețin obligația de raportare trimestrială perioada de grație este de 3 luni pentru prima raportare.
Care este maniera de calcul a perioadei de grație?
Perioada de grație se calculează pornind de la ultima zi a perioadei de raportare pentru care aceasta se acordă, la momentul în care obligația de transmitere devine efectivă.
Ultima etapă a ralierii afacerilor la paradigma RO e-SAF-T este reprezentată de afilierea companiilor mici la conceptul digitalizării fiscale impus de acest concept. Acest moment corespunde cu data de 1 ianuarie 2025.
Pentru implementare, contactează un consultant software specializat care te va ghida în evaluare, selecție, configurare, integrare și formare.
Care sunt tipurile de entități obligate la transmiterea declarației D406 cu privire la Fișierul Standard de Control Fiscal?
Legiuitorul a conturat, prin intermediul actului normativ principal ce reglementează aspectele legate de Fișierul Standard de Control Fiscal, imaginea tipurilor de companii care trebuie să depună declarația funcție de calendarul implementării fenomenului raportat la mărimea entității. Care sunt concret tipurile de companii care intră sub incidența ordinului 1783/2021 cu privire la aplicabilitatea RO e-SAF-T? Lista este prestabilită prin intermediul anexei nr. 5, pct. 3, și aceasta cuprinde: regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile pe acțiuni, societățile în comandită pe acțiuni, societățile în comandită simplă, societățile cu răspundere limitată, societățile în nume colectiv, societăți/companii naționale, organizații cooperatiste meșteșugărești, organizații cooperatiste de consum, organizații cooperatiste de credit, unitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate, asociații cu scop patrimonial, asociații/persoane fără scop patrimonial, persoanele juridice străine care desfășoară activitate prin intermediul unui sediu permanent/mai multor sedii permanente în România, persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în România, organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil, societățile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA (contribuabilii înregistrați prin înregistrare directă, contribuabilii înregistrați prin reprezentant fiscal, sediile fixe).
Astfel, dacă faci parte din categoria de entități enumerate mai sus și ești companie mică, trebuie să depui începând cu data de 1 ianuarie 2025 declarația informativă D406 cu referire la RO e-SAF-T.
Printre categoriile de persoane care nu dețin obligația depunerii Fișierului Standard de Control Fiscal se numără: persoanele fizice autorizate, întreprinderile familiale, întreprinderile individuale, persoanele fizice care derulează activități cu scop lucrativ, asociații familiale, societăți profesionale de avocați, cabinetele individuale de avocați, birouri individuale notariale și societăți profesionale notariale, cabinete medicale individuale, societăți profesionale de practicieni în insolvență, întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată, instituțiile publice, indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate, autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare, persoanele juridice care utilizează informații clasificate sau dețin documente ale căror specificații tehnice sunt clasificate potrivit legii sau derulează contracte clasificate care impun, potrivit prevederilor legale, măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esențiale de securitate ale statului, în situația în care prin depunerea declarației D406 (SAF-T) ar furniza astfel de informații.
Care sunt sancțiunile la care se pot expune companiile în cazul în care nu respectă reglementările în vigoare cu privire la RO e-SAF-T?
Sancțiunile arondate problematicii RO e-SAF-T se rezumă la nedepunerea la timp a declarației D406, ținând cont evident și de aplicarea perioadei de grație stabilită prin intermediul Ordinului 1783/2021, cu modificările și completările ulterioare. După expirarea acesteia, companiile sunt obligate să se ralieze termenelor privind transmiterea declarației D406. Astfel, aceste sancțiuni sunt delimitate prin intermediul Legii nr. 207/2015 privind Codul de Procedură Fiscală, art. 337, alin. (1). Acesta stabilește ca și contravenție, nedepunerea la termenele prevăzute de lege a declarațiilor recapitulative prevăzute de normele din Codul fiscal. De asemenea, tot în această categorie se încadrează și depunerea declarației incorecte ori incomplete. Care este contravaloarea amenzilor aplicate pentru aceste contravenții? De pildă, pentru contribuabilii care nu depun la termen declarația D406, cuantumul amenzii se situează între 1000-5000 de lei, iar pentru acele companii care depun declarația incorectă sau incompletă, se aplică amenzi care pornesc de la 500 de lei și pot ajunge până la 1500 de lei. Alin. (3) din cadrul aceluiași articol prevede faptul că (3) Nu se sancţionează contravenţional:a) persoanele care corectează declaraţia recapitulativă până la termenul legal de depunere a următoarei declaraţii recapitulative, dacă fapta prevăzută la alin. (1) lit. b) nu a fost constatată de organul fiscal anterior corectării;b) persoanele care, ulterior termenului legal de depunere, corectează declaraţiile ca urmare a unui fapt neimputabil persoanei impozabile.
Secțiunea de Întrebări și Răspunsuri. Declarația 406: Tot ce trebuie să știi pentru a evita sancțiunile
De ce este important să respectăm prevederile în vigoare cu privire la transmiterea declarației D406?
Un prim aspect de care trebuie să ținem cont la întocmirea și transmiterea declarației D406 este legat de respectarea completă a cerințelor de raportare astfel încât să îndeplinim condițiile legate de completitudine și corectitudine a datelor furnizate. De asemenea, este necesar să respectăm termenele legale privind transmiterea declarației. Toate acestea, pentru a evita sancțiunile.
Ce putem face pentru a ne ralia la toate cerințele de raportare cu privire la depunerea Fișierului Standard de Control Fiscal?
Un prim aspect de care trebuie să ținem cont în procesul ralierii la paradigma RO e-SAF-T este legat de racordarea programului informatic de gestiune a datelor financiar-contabile la cerințele de raportare. Colaborarea contabil-informatician devine esențială și indispensabilă în acest context.
Cum putem evita sancțiunile aplicabile ca urmare a neîndeplinirii cerințelor arondate RO e-SAF-T?
Evitarea sancțiunilor corespunzătoare neîndeplinirii cerințelor RO e-SAF-T este posibilă prin depunerea la termenul prevăzut de legislația în vigoare a declarației D406 precum și prin respectarea cerințelor de raportare care să asigure îndeplinirea caracterului corectitudinii și completitudinii informațiilor prezentate prin intermediul RO e-SAF-T.
- Referințe principale de informare
- Ordin nr. 1.783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.
- Rentrop & Straton, SAF-T pentru contribuabilii mici, Material în format electronic, ISBN 978-606-47-1401-5.
- Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
- Legea nr. 207 din 20 iulie 2015 privind Codul de procedură fiscală, republicat, cu modificările și completările ulterioare.
Imagini: ChatGPT, Freepik