Digitalizarea fiscală specifică mediului de afaceri contemporan reprezintă o certitudine a realității organizaționale actuale. Ralierea la tot ceea ce presupune acesta nu mai reprezintă un deziderat. Este o necesitate stringentă fără de care companiile nu vor putea să susțină ritmul accelerat al schimbării. De fapt, racordarea afacerii la noutățile digitale fiscale nu este deloc o opțiune. Organele fiscale au pus companiile în fața faptului împlinit. Orice entitate, indiferent de specificitățile acesteia trebuie să adopte în cadrul proceselor organizaționale sistemele moderne de digitalizare fiscală. Reușita procesului rezidă necontenit în capacitatea sistemelor informaționale existente în cadrul companiei de a susține eficient transpunerea legislației actuale în materie de digitalizare fiscală la realitatea practică a afacerilor. Nu este însă un proces facil. Acesta presupune o serie de provocări la care factorii decizionali ai companiilor trebuie să facă față. Gestionarea schimbării și racordarea la inovativitatea digitală fiscală face parte din categoria celor mai semnificative aspecte de care antreprenorii trebuie să țină cont. Un rol crucial în povestea trasată de racordarea la digitalizare fiscală este deținut de soluțiile software la care apelează companiile pentru a susține schimbarea. Nu mai reprezintă o noutate pentru niciun antreprenor al secolului XXI faptul că afacerile momentului efectiv nu mai pot supraviețui în afara utilizării instrumentelor informaționale moderne. În acest context, principalul aspect în jurul căruia trebuie să graviteze derularea afacerilor este modernizarea continuă a suportului tehnic care susține continuitatea proceselor organizaționale.
Optimizează-ți afacerea cu WinMENTOR ENTERPRISE! Acest sistem software de contabilitate și management integrat este conceput pentru a se adapta oricărui tip de companie, indiferent de domeniu sau dimensiune. Cu WinMENTOR ENTERPRISE, îți eficientizezi gestionarea resurselor financiare, automatizezi procesele operaționale și îți maximizezi profitabilitatea.
Ce presupune la momentul actual digitalizarea fiscală pentru companiile autohtone și de ce este imperios necesar să modernizăm baza tehnică de gestiune a datelor companiei?
Pentru companiile momentului, imaginea digitalizării fiscale nu a arătat niciodată ca cea din prezent. Este cea mai complexă fotografie a ceea ce poate însemna digitalizarea fiscală pentru o entitate. Accelerarea proceselor de digitalizare propulsează afacerile spre un nivel al optimizării mult superior față de ceea ce a existat înainte. Concret, la ce se referă digitalizarea fiscală ce a pătruns masiv în cadrul companiilor autohtone? În principal, când discutăm despre digitalizarea fiscală, ne raportăm la principalii piloni de transformare digital-fiscală a companiilor. Accelerarea proceselor de digitalizare propulsează afacerile către un nou nivel de optimizare. Pilonii principali ai transformării digitale includ:
- RO e-Factura
- RO e-Transport
- SAFT (D406)
- RO e-TVA
- RO e-case de marcat electronice fiscale
- RO e-Sigiliu
Fiecare dintre aceste paradigme completează imaginea modernizării afacerii prin intermediul digitalizării. Nu este nevoie de prea multe explicații cu privire la funcționalitatea și impactul acestor sisteme asupra afacerilor autohtone. Realitatea actuală relevă indispensabilitatea fiecărei paradigme digitale în parte. Atât autonom cât și interdependent.
Mai mult decât o certitudine…
În acest cadru al digitalizării masive, nu se mai pune problema gestionării datelor unei afaceri în afara tehnicii moderne. Companiile care nu mențin ritmul schimbării, își pierd relevanța pe marginea supradezvoltării tehnologiei moderne. Nicio companie nu trebuie să fie privată de ceea ce propune informatizarea proceselor organizaționale.
În această manieră, utilizarea unui soft de gestiune a datelor organizațiilor este un imperativ a afacerilor moderne. Întrebarea care trebuie să fie în vizorul antreprenorilor nu este dacă trebuie să utilizeze un astfel de soft ci cum să facă pentru a apela la cea mai performantă aplicație informatică.
Un soft care:
- să acopere cerințele informaționale ale managerilor și a altor categorii de utilizatori,
- să îndeplinească cerințele impuse de reglementările fiscale apărute cu o anumită regularitate în mediul de business,
- să fie racordat la modernitate, care să se plieze rigorilor conformității fiscale.
În acest fundal în care activează afacerile, unul dintre cele mai des vehiculate aspect este corelat la modul în care o astfel de aplicație impactează maniera de aliniere la conformitate fiscală. Cum pot să contribuie soluțiile informatice la conformitatea fiscală și ce ar trebui să întreprindă orice antreprenor responsabil pentru a spori aspectul conformării? Acest aspect va fi evidențiat în cele ce urmează.
În primul rând este bine să clarificăm conceptul de conformitate fiscală.
La ce se referă conformitatea fiscală și când putem spune că o afacere urmează direcția conformității fiscale?
Conformitatea fiscală o putem asimila unui proces complex care vizează în fond îndeplinirea obligațiilor fiscale a companiilor pe baza asigurării respectării reglementărilor recurente și a unei planificării fiscale realizate în prealabil. O companie se află în conformitate fiscală atunci când își îndeplinește cu rigurozitate toate obligațiile față de instituțiile statului, prin aplicarea consecventă și riguroasă a prevederilor legislative.
Pe marginea multitudinii de modificări survenite în mediul de afaceri în ultima decadă, menținerea conformității fiscale poate fi asimilată unei reale provocări. O provocare cu care se vor confrunta toți antreprenorii, indiferent de gradul de experiență ori de alți factori de natură internă ori externă.
Un aspect esențial de care trebuie să țină cont antreprenorii este legat de influența manifestată de către soluțiile software asupra ralierii conformității fiscale la care trebuie să se ralieze afacerile.
Cum influențează soluțiile informatice ralierea afacerilor la conformitate fiscală? Vom puncta în cele ce urmează.
Influența soluțiile informatice asupra conformității fiscale a afacerilor
Soluțiile ERP care permit gestiunea unitara a datelor companiei dau tonul obținerii performanței afacerilor autohtone. Fiecare entitate trebuie să fie conștientă de imposibilitatea obținerii performanței sporite în afara utilizării soluțiilor informatice moderne.
Probabil ești preocupat de maniera concretă privind impactul soluțiilor software asupra menținerii conformității fiscale. Astfel, în cele ce urmează vom puncta sistematic modul în care programele informatice contribuie la sporirea conformității fiscale a afacerii conduse de tine.
Unul dintre principalele aspecte în care soluțiile digitale dețin un rol definitoriu este legat de latura fiscală a afacerii. De altfel apanajul digitalizării se manifestă îndeosebi pe latura fiscalității companiilor. Sistemele digitale fiscale precum RO e-factura, RO e-TVA, RO e-transport, RO e-SAF-T pot fi gestionate doar pe baza unor aplicații informatice care să se ralieze la cerințele specifice acestora. Agenția Națională de Administrare Fiscală a pus la dispoziția contribuabililor aplicații informatice care să oglindească funcționalitățile sistemelor RO e-factura, RO e-transport și RO e-TVA. Acestea pot fi accesate prin intermediul site-ului ANAF și utilizate de către contribuabil conform principiilor de logare în cadrul Spațiului Privat Virtual, pe baza certificatului digital calificat. Ulterior apariției acestora, furnizorii de soluții digitale avansate au creat soluții informatice ușor de utilizat care să acopere funcționalitățile sistemelor de bază într-o manieră integrată.
Astfel, au fost lansate pe piață softwarelor o gamă largă de aplicații menite să contribuie la creșterea gradului de conformare fiscală raportat la pilonii digitalizării fiscale. În cele ce urmează vom contura 4 direcții concrete în care se conturează rolul digitalizării fiscale pentru companii.
- Rolul soluțiilor informatice pentru calculul și declararea obligațiilor fiscale
Un alt aspect vital al aplicabilității soluțiilor informatice în sfera conformității fiscale este legat de utilizarea acestora pentru transmiterea declarațiilor fiscale. Cele mai multe dintre programele de contabilitate utilizate la momentul actul de către antreprenori oferă posibilitatea generării declarațiilor fiscale pe baza datelor introduse în contabilitatea primară a entităților. Astfel, există posibilitatea întocmirii diverselor tipuri de declarații fiscale pe baza datelor introduse prin intermediul aplicației utilizate.
Exemplu: O companie prestatoare de servicii topografice înregistrează pe parcursul unei perioade de referință venituri ca urmare a prestării serviciilor precum și cheltuieli efectuate pentru realizarea proiectelor topografice. Până la data de 25 a lunii în curs, aceasta trebuie să transmită organelor fiscale decontul de taxă pe valoare adăugată, în cazul în care contribuabilul se încadrează persoanei impozabile plătitoare de TVA. Ce înseamnă în acest caz conformitatea fiscală și cum contribuie programul de contabilitate utilizat la ralierea în ceea ce privește conceptul? Concret, prin întocmirea declarației D300 Decont precompletat de TVA ca urmare a introducerii datelor de evidență primară. De asemenea, în cazul în care entitatea deține salariați, una dintre facilitățile modulului de salarizare este legat de posibilitatea transmiterii declarației D112 privind obligațiile de plată ale contribuțiilor sociale, impozitul pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate. În acest mod, compania se raliază la conformitate fiscală prin soluțiile informatice de care dispune. De asemenea, pe baza calcului de taxe și impozite aferent tipului de activitate derulate este redus semnificativ riscul de eroare umană, aspect care contribuie la acuratețea confirmării fiscale.
- Rolul soluțiilor informatice în ralierea la modificare legislativă recurentă
Un alt aspect important pentru trasarea conformității fiscale adecvate este relaționat la menținerea pulsului schimbării legislative. Ținând cont de faptul că domeniul economic este împânzit permanent de schimbări legislative multiple, unul dintre imperativele programelor informatice de gestiune a datelor este legat de posibilitatea actualizării permanente a datelor legislative. De fapt, acest aspect trasează în mod cert drumul către sporirea conformității fiscale. De aceea, este indicat ca programul de gestiune a datelor companiei să aibă integrată funcția de actualizare a legislației economico-financiare, aspect care influențează gradul de conformitate fiscală obținut de către companii. În situația în care, aplicația informatică nu deține capacitatea de adaptare la modificările legislative recurente, există riscul crescut de neconformitate fiscală a entităților. Chiar dacă această opțiune adiacentă a programului influențează costul de achiziție al acestuia, este imperativă includerea acestei funcționalități în cadrul softului de gestiune a datelor entității. Acest aspect este justificat pe marginea recurenței crescute a modificărilor legislative înregistrate în spectrul financiar-contabil.
- Rolul soluțiilor informatice în generarea de rapoarte financiare
Un alt aspect semnificativ de care trebuie să ții cont în alegerea unui software de gestiune a datelor unei companii este legat de posibilitatea generării de rapoarte financiare în timp real. Managerii sunt interesați de obținerea informațiilor oportune cu privire la statusul financiar-contabil al companiei. De aceea, soluțiile software integrate care dețin capacitatea de interconectare a modulelor devin instrumente esențiale care susțin procesul de asistare a deciziilor manageriale.
- Rolul soluțiilor software în reducerea costurilor corelate la menținerea conformității fiscale
Un program de gestiune a datelor companiei racordat la modernitatea modificărilor legislative generează plusvaloare pe direcția minimizării costurilor legate de ralierea la schimbările care survin cu o regularitate remarcantă pe direcția legislației economico-financiare. Astfel, se reduc costurile cu personalul angajat suplimentar pentru consultanță fiscală. Evident, un soft performant de gestiune a datelor entității implică de asemenea costuri legate de actualizarea permanentă cu modificările legislative survenite pe direcția proceselor organizaționale.
Q&A:
Ce înseamnă pentru antreprenorii momentului noțiunea de conformitate fiscală?
Conformitatea fiscală este asociată, la momentul actual, în care singura constantă este schimbarea, ralierii la modificările digitalizării fiscale precum și menținerii ritmului modificărilor legislative recurente. Prin conformitate fiscală, antreprenorii se subscriu regulilor jocului tărâmului mediului de business pe baza respectării cutumelor din spectrul legislației economico-financiare.
Care sunt acțiunile concrete prin care factorii decizionali ai afacerilor pot să se racordeze la conformitate fiscală?
Aspectele de care antreprenorii trebuie să țină cont în vederea obținerii unui grad ridicat de conformitate fiscală sunt legate de: asigurarea utilizării celor mai adecvate instrumente privind gestionarea schimbării legislative, asigurări cu privire la maniera corectă de calcul a taxelor și impozitelor prin intermediul aplicațiilor informatice utilizate precum și asigurări cu privire la depunerea în termen a declarațiilor fiscale obligatorii.
Cum pot contribui concret soluțiile informatice la obținerea conformității fiscale?
Aplicațiile informatice de gestiune a datelor companiei influențează gradul de atingere a conformității fiscale prin: generarea declarațiilor fiscale corespunzătoare tipului de activitate derulat de către companie, calculul de impozite și taxe specifice obiectului de activitate, actualizarea permanentă a modificărilor legislative care survin cu o regularitatea crescută.
Cum te ajută soluțiile software să rămâi în conformitate fiscală?
Soluțiile software moderne contribuie esențial la menținerea conformității fiscale prin automatizare, actualizare continuă și control sporit asupra proceselor fiscale. Iată câteva moduri concrete în care te ajută:
- Generarea automată a declarațiilor fiscale
Aplicațiile pot întocmi și transmite declarații precum D300 (TVA) sau D112 (salarii), pe baza datelor din contabilitatea primară, reducând riscul de erori și întârzieri.
- Actualizare permanentă la modificările legislative
Un soft fiscal actualizat automat integrează schimbările legislative imediat ce apar, eliminând riscul de neconformitate generat de folosirea unor reguli învechite.
- Calcul corect al impozitelor și contribuțiilor
Prin formule și algoritmi predefiniți, soluțiile software asigură calculul exact al obligațiilor fiscale, adaptat specificului activității tale.
- Trasabilitate și auditabilitate
Rapoartele detaliate și istoricul documentelor generate de aplicație oferă o imagine clară asupra tuturor proceselor fiscale, utile în caz de inspecții sau audituri.
- Reducerea timpului și a costurilor
Automatizarea proceselor fiscale permite echipei să se concentreze pe activități strategice, economisind timp și resurse alocate conformării administrative.
Referințe principale de informare
- Legea nr. 296 din 26 octombrie 2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung, Publicat în Monitorul Oficial nr. 977 din 27 octombrie 2023.
- Ordonanța de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
- Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
- Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
- Spațiul Privat Virtual, disponibil la adresa: https://www.anaf.ro/auth_status.html, accesat prin intermediul site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală.
Imagini: ChatGPT, Freepik