Excel este un program larg utilizat pentru gestionarea datelor, operatiunilor si pentru optimizarea proceselor. A fost lansat de Microsoft in 1985 si este popular si astazi. Cu toate acestea, exista alte optiuni mai sigure, mai eficiente si mai performante decat Excel, cum ar fi un sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Excel și ERP sunt doua sisteme diferite de management, fiecare cu propriile beneficii si limite. Dezbaterea dintre Excel și ERP este frecventa, iar opiniile favorabile cu privire la puterea software-ului de management al afacerilor sunt multe. Cu toate acestea, ERP poate fi considerat un castigator clar datorita abordarii sale complete si integrate pentru managementul afacerilor.
Care sunt diferentele dintre un sistem ERP si Excel?
Intre un sistem ERP si Excel exista o serie de diferente, iar 5 dintre acestea sunt:
-
Lipsa de control unic, de incredere
Cu un ERP, informatiile sunt colectate din mai multe surse, cum ar fi clientii, depozitul sau operatiunile financiare, creand o sursa unica si de incredere de date in timp real.
Excel poate fi foarte predispus la erorile umane, deoarece este usor sa se faca modificari si sa se partajeze copii noi care sunt replicate din nou. Acest lucru poate face dificila identificarea copiei definitive sau localizarea datelor actualizate, ceea ce poate fi problematic pentru o companie. Cu cat operatiunile sunt mai complexe sau mai mari, cu atat aceasta problema devine mai evidenta. Imagineaza-ti sa lucrezi cu formulare de comanda invechite sau cu erori de calcul in datele din depozitul tau. Acesta este momentul în care un ERP poate fi util, oferind o abordare mai integrata si mai sigura pentru gestionarea datelor si operatiunilor afacerii tale.
-
Erori umane
Chiar daca orice sistem este vulnerabil la erorile produse de oameni, Excel-ul se afla in top pentru ca aproximativ 80% din foile de calcul contin erori.
Cauza acestor erori consta in faptul ca nu exista o sursa sigura de date deoarece Excel nu se integreaza usor cu alte sisteme informatice, astfel orice utilizator poate modifica o celula, ceea ce poate avea un impact asupra tuturor datelor disponibile.
-
Impartasirea complicatiilor
Cloud-ul poate fi o alternativa buna pentru evitarea realizarii copiilor si partajarea unicii versiuni a datelor.
Cu toate acestea, copia in cloud nu este intotdeauna protejata de modificari si unii utilizatori prefera sa lucreze local si sa partajeze ultima versiune prin e-mail.
Excel a îmbunatatit opțiunile de colaborare in cei 36 de ani de la lansare, dar inca nu este perfect. De exemplu, sistemul poate sa se blocheze daca mai multi utilizatori vor sa acceseze o extensie in acelasi timp.
Prin intermediul unei solutii ERP puteti sa lucrati local sau in cloud si puteti defini rolurie de acces la informatii care care previn modificari accidentale si asigura o colaborare mai fluida si mai simpla pentru toti angajatii.
-
Nu exista timp
Cineva trebuie sa faca o modificare pentru ca aceasta sa apara intr-o foaie Excel. Altfel spus, oricat de mult gestionezi datele clientilor cu ajutorul foilor de calcul, va fi necesar ca persoana sa se ocupe de actualizare a foii de calcul.
Deci chiar daca exista o persoana care sa se ocupe cu actualizarea continua de date, nu dispui de un timp real obiectiv, ci de un anume nivel de intarziere.
In sistemul ERP, te poti baza pe datele in timp real pentru ca modificarile asupra datelor `sursa` se actualizaza automat. Astfel, este mult mai usor sa te bazezi pe fiabilitatea datelor decat sa ai mereu indoiala cu privire la versiunea fisierului Excel pe care il vizualizezi, daca este cea actualizata sau nu. Nivelurile tale de productivitate pot atinge cote de neconceput cu alte sisteme.
-
Timpul de procesare
Foile Excel care contin cantitati mari de date au nevoie de un timp mare de procesare. Procesul de deschidere, modificare si alterare al unei foi Excel cu un grad complex, poate fi un adevarat cosmar din cauza timpului de procesare de care are nevoie.
Poti avea o echipa buna care sa se ocupe de Excel, insa programul in sine poate sa aiba probleme in procesarea unui numar mare de linii necesare activitatii specifice pe care o desfasori.
Multe companii mici utilizeaza un Excel pentru contabilitatea de zi cu zi deoarece aceasta este a cea mai convenabila metoda. In timp, pe masura ce afacerea se dezvolta, iar operatiunile sunt mai complexe, varianta folosirii unui Excel devine mai complicata. Un volum mare de date devine greu de vizualizat si gestionat intr-un tabel din Excel si necesita mai mult timp de actualizare, iar riscul omiterii de date creste.
In aceasta situatie este necesar sa iei o decizie. Vei continua sa utilizezi Excel-ul, expunandu-te riscurilor pe care le are sau vei folosi un sistem ERP?
Excel-ul este un program cu multe avantaje pe care nu le punem la indoiala atunci cand vine vorba de planificarea resurselor intreprinderii. Insa, atunci cand situatia se complica, fie din cauza dificultatii operatiunilor, fie din cauza numarului acestora, nu este intotdeauna cea mai potrivita alegere.
A title
Image Box text
De ce sa treci de la Excel la un sistem ERP?
-
Pierzi mult timp sa introduci date
Utilizarea unui Excel poate parea convenabila, insa daca vei numara cate ore pierzi cu introducerea informatiilor contabile necesare, iar mai apoi cu efectuarea calculelor necesare, iti vei da seama ca sunt foarte multe. Acest lucru se intampla pentru ca toate datele trebuie introduse manual. Si nu vei pierde doar mult timp, ci exista si riscul de a face greseli atunci cand introduci datele.
-
Apare dificultatea de a face corespondenta intre date
Este adevarat ca poti sa introduci un numar foarte mare de date intr-un Excel, insa interpretarea acestora va fi dificila daca Excel-ul este singura aplicatie pe care o folosesti. Vei vedea toate informatiile sub forma unui sir de cifre, dar pentru a vedea evolutia in timp a indicatorilor importanti, cum ar fi profitabilitatea sau dinamica veniturilor, vei avea nevoie de tabele si de grafice. Utilizand doar Excel-ul vei risca sa iti pierzi atentia in acele siruri de date, insa un software de contabilitate va putea sa te ajute, prezentand situatia companiei tale grafic si usor de urmarit. Astfel tu vei putea sesiza usor tendintele la care afacerea ta raspunde.
-
Apar erori usor
Deoarece toate informatiile dintr-un Excel sunt introduse manual, pot aparea extrem de usor greseli. Spre exemplu, doar daca tastezi 5 in loc de 4 sau daca pui o virgula acolo unde nu trebuie, duce la calcule gresite si iti ofera o imagine eronata despre mersul afacerii tale. In schimb, un software de contabilitate se poate conecta la conturile tale bancare si sa preia informatiile necesare, astfel ajutandu-te sa nu mai lucrezi cu date eronate.
-
Iti este aproape imposibil sa reusesti sa faci previziuni legate de cash flow
Gestionarea ineficienta a cash flow-ului poate fi o problema majora pentru companii – multe dintre ele, chiar daca sunt profitabile, pot avea dificultati din cauza lipsei de fonduri pentru acoperirea de datorii pe termen scurt.
Riscul creste in momentul in care folosesti un simplu Excel, care limiteaza posibilitatea prezicerii corecte a fluxului de numerar. Cu un software specializat de contabilitate, care poate prelua informațiile de care ai nevoie si te poate ajuta cu previziuni corecte, vei reusi sa organizezi banii si sa ai o afacere prospera.
Intretinerea propriei afaceri aduce cu sine multe provocari, insa contabilitatea nu ar trebui să fie una. In plus, contabilitatea este esentiala pentru un succes pe termen lung al oricarei companii. Cel mai simplu o poti tine sub control, folosind o solutie software verificata.
Daca vei alege o solutie ERP vei putea sa:
- Urmaresti cu atentie veniturile si incasarile
- Previzionezi cheltuielile corect
- Elaborezi bilanturi contabile si declaratii de venit mult mai usor
- Analizezi evolutia financiara pe diferite centre de cost din cadrul companiei
- Lucrezi cu mai multe valute in acelasi timp
- Generezi rapid rapoarte in forma grafica
Toate acestea pot fi posibile prin intermediul unui singur program de contabilitate.
O gestionare buna a fluxului de informatii poate duce la o eficientizare a proceselor de afaceri si la o reducere a pierderilor. Utilizand o solutie ERP, esti in masura sa raspunzi cerintelor pietei bazandu-te pe date actualizate in timp real. Daca vanzarile scad semnificativ, solutia ERP va afisa aceste informatii intr-o diagrama vizuala in momentul in care scaderea incepe, in timp ce Excel va astepta inca introducerea datelor.
Avand in vedere informatiile de mai sus, este evident de ce sistemul ERP reprezinta un avantaj in administrarea unei afaceri. Acesta usurează atat procesele operaționale cat si capacitatea managementului de a-si mentine o imagine de ansamblu asupra intregii activitati si de a lua decizii bazate pe date concrete si actualizate.
Cu ajutorul unui sistem ERP vei putea sa iti ajuti afacerea. Vei putea sa iti gestionezi contabilitatea, raportarea, inventarul, vanzarile, achizitiile, resursele umane si salarizarea, productia si lantul de aprovizionare intr-un singur loc.
Pentru companiile care se dezvolta, beneficiile utilizarii unui software ERP sunt multiple. Aceste sisteme se adapteaza cresterii afacerii, cresc eficienta, imbunatatesc comunicarea si ofera multe alte avantaje.