Ai pătruns recent în spațiul antreprenorial autohton și ești surprins de faptul că lucrurile nu sunt așa cum ți-ai imaginat tu? Nu te așteptai ca afacerile să fie atât de impactate de tot ceea ce reprezintă digitalizare? Ești surprins de faptul că facturarea nu mai urmează principiile clasice iar pentru derularea tuturor proceselor specifice acesteia ai nevoie de softuri specializate? Nu știi cum să te raportezi la toate aceste modificări în calitate de proaspăt antreprenor? Ai impresia că nu poți face față tuturor modificărilor impuse? Parcurge acest material pentru a afla cum proceselor organizaționale actuale au fost redefinite de paradigma digitalizării fiscale raportat la RO e-factura.
Poate te întrebi de ce a fost nevoie de o reformă digitală a manierei de facturare din cadrul companiilor. Răspunsul legiutorului român la această întrebare îl regăsim în principalul act normativ care reglementează aspectele legate de facturarea electronică în România, și anume OUG 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România. Acesta este legat de:
- Ralierea la contextul european raportat la strategia digitalizării și a politicii fiscale;
- Schimbarea paradigmei economice ca urmare a contextului pandemic care a generat realizarea unei pârghii de anticipare și reglare a mecanismelor economice și a politicilor fiscal-bugetare;
- Transparentizarea unuia dintre cele mai importante procese ale unei companii, și anume, facturarea;
- Obținerea unui control al taxei pe valoare adăugate în vederea sporirii gradului de colectare a acesteia la bugetul de stat.
Acestea reprezintă câteva dintre rațiunile pentru care a fost nevoie de apariția unei paradigme digital-fiscal precum este RO e-factura. Acum că ai înțeles motivația din spatele implementării unui astfel de sistem, te invităm să urmărești mai jos principalele aspecte de care trebuie să ții cont ca antreprenor la început de drum cu privire la aspectul facturării electronice pentru a înțelege impactul trecerii de la facturile clasice la cele emise în mod exclusiv electronic.
Care este impactul facturării electronice asupra afacerii derulate de tine?
Deși vine la pachet cu o serie de provocări, facturarea electronică aduce cu sine și o serie de beneficii. Iată mai jos o listă orientativă a acestora:
- Organizarea clară a procesului de facturare. Toate facturile emise de tine prin intermediul unei aplicații de facturare vor fi păstrate în siguranță în cadrul acestuia, astfel nu vei mai purta grija lor și vei avea o evidență clară a acestora;
- Evidența în timp real a încasărilor. Există aplicații de facturare care permit evidența în timp util a încasărilor pentru facturile emise. În acest mod poți să controlezi mult mai ușor timpul de colectare a creanțelor și să ajustezi termenele privind încasarea acestora;
- Gestionarea eficientă a tuturor aspectelor legate de sistemul digital-fiscal RO e-factura. Un soft integrat cu sistemul RO e-factura reprezintă cea mai bună decizie pentru un antreprenor la momentul actual. Având în vedere obligativitatea transmiterii facturilor emise în cadrul platformei RO e-factura și indispensabilitatea acestui aspect pentru afacerile autohtone, utilizarea unui soft de facturare integrat devine o necesitate a oricărui business modern. Evident, implementarea unui software nou impune investirea de resurse complexe și maparea corectă a schimbării dorite.
Implementarea treptată a unui soft nou în cadrul companiei poate să maximizeze rata succesului în ceea ce privește tranziția și să reducă reticența personalului cu privire la acest aspect. Unul dintre articolele noastre punctează unul dintre cele mai importante aspecte la momentul implementării unui soft nou, și anume pregătirea angajaților pentru tranziția digitală.
Cum arăta procesul de facturare înaintea apariției facturării electronice?
Dacă ne gândim la maniera în care era organizat procesul de facturare înaintea apariției sistemelor informatice moderne de facturare, ei bine, lucrurile au stat puțin diferit. Astfel, toate facturile erau emise clasic, cu ajutorul instrumentelor tradiționale: pixul și hârtia. În acest context, riscul de eroare umană în ceea ce privește consemnarea greșită a unor informații sau omiterea acestora a fost destul de ridicat. De asemenea, cei care se ocupau de emiterea facturilor nu țineau cont de întocmirea acesteia pe 3 exemplare: unul care să rămână la cotorul facturierului, unul care să fie înmânat clientului și un exemplar care să fie predat contabilului. Fiecare dintre acestea deținea o culoare specifică iar de cele mai multe ori regulile privind destinația facturilor nu erau respectate îndeaproape. De asemenea, exista riscul ca una dintre facturile emise să fie pierdută, distrusă, deteriorată aspect care atrăgea după sine o serie de inconveniente.
Un alt aspect extrem de important a fost legat de faptul că persoanele responsabile de gestiunea financiar-contabilă a companiei nu aveau un control concret al persoanelor care au întocmit factura respectivă. Astfel, era destul de dificil de identificat responsabilul anumitor greșeli legate de întocmirea facturilor. În același spectru, putem aminti și neconformitatea cu legislația fiscală în sensul în care facturile nu conțineau de fiecare dată elementelor componente obligatorii menționate de către actele normative fiscale. Acest aspect a atras după sine o serie de amenzi și penalități la controalele fiscale efectuate. Nu trebuie să uităm de apariția anumitor dificultăți legate de aspectul deductibilității TVA-ului alături de justificarea cheltuielilor.
Iată așadar multiplele sincope ale facturării clasice care odată cu apariția celei electronice au fost semnificativ diminuate.
Care sunt principalele avantaje ale facturării electronice spre deosebire de cea tradițională?
Acum că am văzut aspectele mai puțin plăcute aduse în spectrul facturării de către procedura clasică sau tradițională, vom contura principalele avantaje ale facturării electronice. Iată așadar o sinteză a acestora:
- Întocmirea facturilor ținând cont de toate elementele obligatorii stabilite prin intermediul legislației fiscale. De exemplu, atunci când un câmp obligatoriu nu este completat, softul de facturare poate să atenționeze utilizatorul.
- Corelarea directă a încasărilor pentru facturile emise aspect care te ajută să urmărești mult mai eficient termenul de încasare al creanțelor și să gestionezi mult mai bine încasările;
- Ralierea la cele mai noi modificări în materie de facturare electronică și anume utilizarea paradigmei RO e-factura. Un soft performant de facturare va permite integrarea cu sistemul RO e-factura, aspect care permite utilizatorilor menținerea relevanței afacerii în lumea modernității digital-fiscale;
- Transferul automat al facturilor din evidența primară în contabilitate pentru a putea genera centralizatorul facturilor emise și primite precum și celelalte situații din sfera financiar-contabilă. Prelucrarea facturilor în manieră electronică permite conturarea unei baze de date transferabile, care, pe baza anumitor funcționalități ale softului, permite exportul și importul acestora în cadrul aplicației de contabilitate, pentru eficientizarea timpului de lucru al contabilului. De asemenea, aplicațiile de contabilitate integrate cu RO e-factura, oferă posibilitatea de a descărca și importa toate facturile care fac obiectul acestei platforme. Acest aspect este esențial pentru asigurarea înregistrării complete a operațiunilor de achiziție și de vânzare în cadrul perioadei de referință în care acestea au avut loc.
Evident, avantajele facturării electronice sunt aplicabile pentru orice tip de companie, indiferent de obict de activitate, mărimea acesteia ori alți factori definitorii ai activității.
Facturarea electronică nu vine doar cu părți pozitive. Aceasta a fost și este o provocare pentru toții antreprenorii autohtoni, provocare ce aduce și o serie de impedimente. Una dintre cele mai mari provocări la momentul actual este redată de implementarea unui soft de facturare care să permită integrarea cu sistemul RO e-factura. Așa cum spuneam este unul dintre cele mai importante aspecte de care trebuie să ținem cont atunci când discutăm despre facturare. Deși la momentul actual un procent considerabil de aplicații de contabilitate sau de facturare sunt interconectate la sistemul național RO e-factura, totuși alegerea unui astfel de soft este definită de o serie de factori determinanți ai companiilor. Ce este bine să știm este faptul că aceasta nu este o opțiune, ci o necesitate a companiilor actuale, fără de care acestea riscă să devină irelevante.
Principalele motive pentru care facturarea electronică este o provocare pentru antreprenorii aflați la început de drum
Poate în anul 2026 te gândești la înființarea unei afaceri și dorești să cunoști care sunt provocările pe care le poți întâlni în cadrul uneia dintre laturile definitorii ale unei afaceri, și anume facturarea electronică. Iată mai jos principalele provocări pe care le poți întâlni la început de drum antreprenorial cu privire la facturarea electronică:
- Alegerea softului de facturare. Un aspect foarte important cu implicații majore asupra menținerii gradului de conformitate fiscală în spectrul facturării este legat de programul de facturare utilizat în cadrul companiei. Aspectul devine cu atât mai dificil cu cât la momentul actual există o gamă completă de programe de facturare de unde poți să alegi. De aceea, alegerea celei mai potrivite aplicații de facturare nu este cea mai ușoară decizie. De asemenea, atunci când dorești să utilizezi o aplicație de facturare în cadrul companiei tale, este important să adresezi cele mai semnificative modificări legislative legate de RO e-factura. Această aplicație trebuie să permită transmiterea automată a facturilor în cadrul sistemului național pentru a simplifica amplul proces de transmitere manuală și pentru a nu pierde din vedere termenele limită privind încărcarea acestora în cadrul platformei;
- Instruirea persoanelor responsabile de utilizarea softului legat de facturare. Un alt aspect important este legat de informațiile pe care trebuie să le oferi permanent angajaților în vederea utilizării corecte a unei aplicații de facturare. Pentru a te asigura asupra menținerii conformității legale cu privire la facturarea electronică, angajații trebuie să cunoască regulile de utilizare a unui astfel de program precum și cerințele de transmitere a facturilor în cadrul sistemului național RO e-factura;
- Costuri legate de implementarea și optimizarea aplicației de facturare. Orice aplicație utilizată în cadrul companiei necesită anumite costuri legate de adoptarea acesteia la nivelul proceselor organizaționale. Un soft de facturare va impune de asemenea o serie de costuri inițiale la momentul implementării precum și costuri legate de actualizări sau diverse intervenții pentru asigurarea funcționalității programului;
- Aspecte legate de securitatea datelor. Un alt lucru esențial face referire la securitatea informațiilor prelucrate prin intermediul acestor aplicații. Aceste aplicații pot să funcționeze în cloud, aspect care sporește necesitatea securității datelor.
Așadar, acestea sunt câteva dintre principalele provocări pe care le poți întâlni pe traseul facturării electronice atunci când te afli la început de drum antreprenorial. Și dacă te întrebi cum poți naviga corect prin multitudinea acestora modificări, iată mai jos câteva direcții generale cu privire la acest aspect:
- Alege cea mai potrivită aplicație de facturare pentru afacerea ta. Acest pas are o serie de implicații legate de cunoașterea în prealabil a specificului activității derulate. Pentru a alege cel mai potrivit soft de facturare este important să știi exact ce dorești adică să cunoști îndeaproape cerințele informaționale ale companiei tale. Poți să alegi o aplicație informatică de facturare care să fie integrată cu aplicația bancară sau poți să alegi un soft care să îți trimită automată alerte legate de trecerea termenului scadent pentru o animtă încasare.
- Alege să colaborezi cu persoane specializate în ceea ce privește schimbarea digitală. Un aspect extrem de important este legat de colaborările pe care alegi să le consolidezi cu persoanele specializate pe gestionarea tuturor acesor modificări de natură digital-fiscală. Autonom, nu vei reuși să adresezi cel mai adecvat problematica modificărilor de natură digital-fiscală având în vedere complexitatea și dinamicitatea acestora. De aceea, consolidarea acestor legături devine esențială.
- Schimbă soluțiile informatice adoptate ori de câte ori știi că acestea sunt devansate din punct de vedere tehnologic. Acum ritmul cu care au loc anumite transformări în direcția digitală este foarte accelerat. De aceea, unele programe de facturare nu vor ține pasul cu toate aceste modificări. În acest sens, este indicat să te reorientezi spre acele aplicații care te vor ajuta real să menții ritmul schimbării și care vor ține cont de toate modificările de natură legislativă lansate de către legiuitor cu o regularitate destul de ridicată.
Tranziția de la facturarea clasică la cea electronică a impus o serie de provocări pentru antreprenorii autohtoni. Trecerea a fost impusă de implementarea sistemului național RO e-factura. Astfel, nu mai există posibilitatea de ,,sustragere” a antreprenorilor de la obligativitatea de a emite facturi exclusiv în format electronic și de a le transmite în cadrul platformei naționale RO e-factura. De aceea, responsabilitatea ta în calitate de antreprenor este să identifici cele mai elocvente și eficiente instrumente care să asigure menținerea relevanței afacerii tale chiar și în contexte dificil de preconizat din punct de vedere al avansului digitalizării.
Alege o soluție care să se potrivească atât nevoilor tale actuale, cât și celor viitoare, pentru a sprijini creșterea constantă a companiei tale. Dacă ai nevoie de ajutor în acest proces, contactează-ne!
Surse foto: Freepik, Nano Banana Pro
Referințe principale de informare
Site-ul ANAF, Facturarea electronică, material în format electronic disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Brasov/Brasov/facturarea_electronica.pdf.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.