În mediul de afaceri și pe teren legislativ, reflectoarele de lumină stau ațintite de ceva timp pe aspectele digitalizării fiscale. Niciuna dintre afacerile care fac parte integrantă a mediului de business românesc nu au fost, și nu vor fi scutite de efectele modernizării proceselor organizaționale aflate sub egida digitalizării. Se discută mult și se vehiculează des aspecte legate de adoptarea la nivelul unei companii a celor 6 inovații ale digitalizării fiscale, și anume: RO e-factura, RO e-TVA, RO e-transport, RO e-case de marcat, RO e-SAF-T și RO e-sigiliu.
Pe scurt!
Ce este RO e-SAF-T?
Care sunt motivele care au stat la baza implementării SAF-T?
Care este utilitatea SAF-T pentru organele fiscale?
Care sunt elementele cuprinse de către fișierul standard de control fiscal?
Care sunt etapele pe care trebuie să le urmăm pentru pregătirea fișierului unic de control fiscal?
Care este maniera de obținere a declarației informative D406?
Ce cuprinde concret declarația D406?
Care este procedura privind depunerea declarației D406?
Care este termenul de transmitere a declarației informative D406?
Pentru ce categorii de contribuabili este obligatorie transmiterea declarației informative D406?
În cazul căror contribuabili nu intervine obligativitatea depunerii declarației D406?
Prospecții viitoare
În contextul dictat de transformările digitalizării fiscale, orice antreprenor trebuie să se asigure cu privire la adoptarea fiecărui pilon în cadrul companiei sale, funcție de tipul activității derulate. Progresiv, și funcție de particularitățile entitățiilor s-a realizat tranziția spre implementarea fiecărei paradigme la nivelul proceselor organizaționale.
Stare de fapt: Restartarea manierei derulării afacerilor pe fondul digitalizării fiscale masive
Responsabili: 6 paradigme care conturează modernizarea afacerii: RO e-factura, RO e-TVA, RO e-transport, RO e-case de marcat, RO e-SAF-T și RO e-sigiliu
Luni de-a rândul, una dintre cele mai discutate paradigme a fost reprezentată de RO e-factura. Seriile ample de modificări de structură, de formă și de fond au creat diverse controverse în cadrul mediului de afaceri din România. În vara anului 2024, se plasează în centru alt instrument al digitalizării fiscale, sistemul RO e-TVA, cu implicații multiple asupra derulării activității unei afaceri. Din nou, acesta a făcut subiectul multiplelor dezbateri, fiind chiar pus sub semnul întrebării din punct de vedere al utilității și aplicabilității acestuia. ,,Vacarmul” din jurul său a luat sfârșit însă prin lansarea sistemului la data de 5 septembrie 2024, moment care corespunde cu încărcarea primelor deconturi de TVA în cadrul platformei.
În vizor: Paradigmele digitalizării fiscale moderne: RO e-factura, RO e-TVA, RO e-SAF-T
Interesul începe să fie deplasat, din nou, spre un alt sistem al digitalizării fiscale. De data aceasta este vorba despre RO e-SAF-T. Încă din anul 2022 se remarcă popularitatea subiectului. Pe măsura apariției de noutăți și modificări pe această latură, subiectul devine din ce în ce mai popular. La orizont se anunță noi modificări, ceea ce maximizează popularitatea problematicii.
Sistem digital de amprentare a întregii activități financiare a unei companii, SAF-T face parte din categoria inovațiilor tehnologice cu rol în modernizarea afacerii contemporane. Acesta este cunoscut în practica de afaceri drept sistemul standard de control fiscal. Obligativitatea transmiterii acestui fișier de către contribuabili a fost realizată progresiv, începând cu anul 2022. Reglementările cu privire la SAF-T sunt predefinite prin intermediul art. 59^1 din cadrul Codului de Procedură Fiscală.
Popularitatea RO e-SAF-T este în creștere având în vedere actualizarea permanentă a cerințelor cu privire la adoptarea sistemului în cadrul companiilor
Ce este RO e-SAF-T?
Fișierul standard de control fiscal reprezintă o declarație amplă care surprinde informații din evidența contabilă și fiscală care trebuie depusă în format electronic de către contribuabili. Acest fișier este corelat la declarația D406 care se depune de către anumiți contribuabili la o anumită perioadă de timp. Astfel, SAF-T este un sistem informatic de interes strategic național conform OUG nr. 116. Conform OPANAF 1783/2021 ,,Fișierul standard de control fiscal (SAF-T), prevăzut la art. 59^1 alin. (1) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările și completările ulterioare, reprezintă un standard internațional utilizat pentru transferul electronic de date din evidența contabilă și fiscală, de la contribuabili/plătitori către autoritățile fiscale și auditori.” În definitoriu, SAF-T îmbracă concret forma unui fișier în format xml care cuprinde date complexe extrase din cadrul aplicațiilor informatice de contabilitate ale companiilor.
Conceptualizare: RO e-SAF-T este ilustrată prin D406, fiind un fișier standard internațional de control fiscal care cuplinde o gamă largă de informații financiare și fiscale din cadrul companiei
Care sunt motivele care au stat la baza implementării SAF-T?
Există o serie de rațiuni care au determinat implementarea SAF-T. Printre acestea se remarcă:
- minimizarea evaziunii fiscale;
- valorificarea potențialului digital pe latură fiscală în vederea abordării cuprinzătoare a fenomenului de combatere a evaziunii fiscale;
- optimizarea capacității operative a administrației fiscale pentru a preveni fenomene de neconformare fiscală prin implementarea de sisteme informatice moderne;
- asigurarea interoperabilității volumelor de tip big data între cele 6 inovații tehnologice de digitalizare fiscală.
De ce a fost nevoie de apariția RO e-SAF-T? Motivele care stau la baza implementării paradigmei pot fi sintetizate la: reducerea evaziunii fiscale, minimizarea neconformării fiscale și acoperirea interoperabilității volumelor mari de date
Care este utilitatea SAF-T pentru organele fiscale?
Prin intermediul complexității sale, D406 permite accesul la o serie de date fiscale și financiare extrase din evidențele contribuabililor, stocate prin mijloace electronice într-o manieră ușor de citit ,,pentru testarea substanțială a controalelor și datelor sistemului, folosind software de audit proprietar, ca parte a unei metodologii care asigură eficacitate și productivitate crescută în controlul fiscal asistat de computer.”
RO e-SAF-T își dovedește utilitatea prin prisma facilitării manierei de control a companiei de către organele fiscale
Care sunt elementele cuprinse de către fișierul standard de control fiscal?
Principalele elemente stabilite prin intermediul Ordinului 1783/2021 care trebuie să fie menționate de către fișierul standard de control sunt repartizate în 4 mari categorii, și anume: Antet, Fișiere Master, Înregistrări Contabile-Registru Jurnal și Documente-Sursă. Elementele cuprinse în cadrul Antetului fac trimitere la aspecte generale referitor la aplicația informatică generatoare a fișierului și compania la care se referă informațiile cuprinse în cadrul acestuia.
Atenție!
SAF-T nu include secțiunea Taxonomii
Secțiunea Fișiere Master cuprinde aspecte legate de conturi contabile-Registru Jurnal, Clienți, Furnizori, Tabelă taxe, Tabela unităților de măsură, Tabel tipuri analiză, Tabel tipuri mișcări. De asemenea, în cadrul secțiunii Fișierelor Master trebuie să existe precizări cu privire la Tabel tipuri analiză, Tabelă tipuri mișcări, Produse, Stocuri, Proprietari și Active. Secțiunea Intregistrări contabile-Registru Jurnal face referire la totalitatea înregistrărilor contabile efectuate în perioada de referință, la nivel de tranzacție, pe conturi analitice. Secțiunea finală-Documente sursă-include documentele principale care constituie baza de conturare a informațiilor contabile și fiscale. Acestea sunt reprezentate de facturi de vânzare, facturi de cumpărare, plăți, mișcări de bunuri și tranzacții cu active. Cu titlu exemplificativ, subsecțiunea Clienți face trimitere la aspecte legate de adresa, denumirea și codul de identificare fiscală, soldul inițial debitor/creditori, soldul final debitor/creditor, precum și contul analitic în care este înregistrat soldul clientului. Elementele sunt identice și pentru subsecțiunea Furnizori. Dacă ne referim la stocuri, printre aspectele care trebuie menționate de fișier sunt: numărul de identificare al depozitului de stocuri, codul de identificare al produsului, codul de încadrare tarifară, detalii despre proprietarul stocurilor, cantitatea și valoarea stocurilor de la începutul respectiv de la finele perioadei de raportare.
Care sunt etapele pe care trebuie să le urmăm pentru pregătirea fișierului unic de control fiscal?
Raportat la pregătirea și transmiterea fișierului D406 se urmărește parcurgerea următoarelor etape:
1. Se generează fișierul SAF-T în format xml din cadrul aplicației informatice a contribuabilului;
2. Se verifică fișierul xml pe baza corelațiilor de date din cadrul aplicației Validator pusă la dispoziție de către ANAF;
3. După îndeplinirea condițiilor de verificare, se generează fișierul SAF-T în format pdf și xml, ca urmare a corectitudinii datelor cuprinse în cadrul acestuia, date care au fost puse de acord cu aplicația Validator.
Important!
Prin intermediul site-ului ANAF sunt puse la dispoziție o serie de resurse informaționale raportat la aspecte legate de SAF-T pentru a facilita procesul de conformare a contribuabililor la toate noutățile problematicii. Acestea pot fi regăsite prin accesarea link-ului: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/despre_anaf/strategii_anaf/proiecte_digitalizare/saf_t/!ut/p/a1/.
ANAF vine în ajutorul contribuabililor în vederea depunerii declarației informative D406 prin intermediul a două forme de asistență, și anume:
- determinarea specificațiilor și a conținutului declarației informative D406;
- lansarea unui program de validare sintactică și semantică a conformității fișierului înaintea încărcării pe portalul ANAF.
Etapele pentru pregătirea fișierului SAF-T se rezumă la 3 pași esențiali de parcurs: 1. Generare xml, 2. Verificare xml, 3. Generare formă finală fișier xml și pdf
Care este maniera de obținere a declarației informative D406?
Formularele actualizate privind declarațiile fiscale care trebuie depuse de către contribuabili se regăsesc prin intermediul site-ului Agenției Naționale pentru Administrare Fiscală. Astfel, la secțiunea Asistență contribuabili, Declararea obligațiilor fiscale, Toate formularele, regăsim totalitatea documentelor raportat la declararea activității financiare și fiscale a unei companii. Declarația SAF-T se regăsește sub forma programului de asistență JAVA, ultima actualizare a acestuia fiind în data de 28.02.2022. Acesta este disponibil prin accesarea link-ului: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Declaratii_R/406.html.
Ce cuprinde concret declarația D406?
Declarația D406 cuprinde 5 secțiuni, denumite astfel: Secțiunea A-face referire la datele de identificare ale companiei care depune această declarație, și anume: denumirea completă, codul de identificare fiscală și adresa companiei. Secțiunea B din cadrul declarației prezintă date identificate în cadrul fișierului xml structurate în secțiuni și subsecțiuni. Aceasta se marchează automat în situația în care datele asociate coincid cu fișierul xml. Secțiunea C identifică persoana responsabilă de întocmirea declarației, pe baza semnăturii electronice aplicate. Secțiunea D este rezervată organului fiscal în vedere acordării numărului de înregistrare. Secțiunea E cuprinde un cod format dintr-un șir alfanumeric generat de către aplicațiile ANAF care identifică în mod unic fișierul xml atașat pdf-ului astfel încât în cazul în care intervin situații de modificare a fișierului ulterior depunerii, acestea să fie semnalate.
D406 cuprinde 6 secțiuni: A, B,C, D, E care fac referire la aspecte generale și specifice declarației
Care este procedura privind depunerea declarației D406?
Odată finalizată declarația, aceasta se poate transmite către organele fiscale în manieră electronică prin două modalități:
1. Prin intermediul serviciului public digital regăsit în cadrul site-ului ANAF, la secțiunea Servicii online-Depunere declarații.
2. Prin intermediul site-ului e-guvernare, în cadrul secțiunii Depunere declarații.
Pentru a putea încărca declarația prin intermediul site-ul ANAF, aceasta trebuie semnată electronic prin intermediul certificatului digital calificat.
Care este termenul de transmitere a declarației informative D406?
Data limită privind transmiterea acestei declarații este corelată la 3 termene specific organizate funcție de secțiuni:
- Pentru secțiunea Active: declarația se transmite la termenul depunerii situațiilor financiare anuale;
- Pentru secțiunea Stocuri: declarația se depune la termenul stabilit de către organul fiscal central, ,,care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării”;
- Pentru celelalte secțiuni în afara celor legate de Stocuri și Active: termenul depunerii declarației este “ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare, respectiv luna/trimestrul calendaristic”;
În funcție de secțiunile declarației, identificăm 3 momente semnificative de transmitere
Important!
Dacă te afli în categoria persoanelor impozabile plătitoare de TVA lunar, declarația D406 se transmite lunar. Contribuabilii a căror perioadă fiscală de raportare a taxei pe valoare adăugată este trimestrul, atunci depun declarația informativă trimestrial. De asemenea, contribuabilii care nu intră în categoria plătitorilor de TVA, trebuie să transmită declarația trimestrial.
Pentru ce categorii de contribuabili este obligatorie transmiterea declarației informative D406?
Obligativitatea transmiterii declarației D406 s-a realizat progresiv, funcție de dimensiunea companiei, astfel:
- Pentru marii contribuabili (care au făcut parte din această categorie în anul 2021) de la 1 ianuarie 2022;
- Pentru contribuabilii care au trecut la categoria de mari contribuabili începând cu 1 ianuarie 2022, obligativitatea depunerii D406 survine de la data de 1 iulie 2022;
- Pentru contribuabilii mijlocii, încadrați în această categorie la data de 31 decembrie 2021, obligația depunerii declarației începe de la 1 ianuarie 2023.
- Pentru micii contribuabili, transmiterea declarației D406 devine obligatorie începând cu data de 1 ianuarie 2025.
În cazul căror contribuabili nu intervine obligativitatea depunerii declarației D406?
Există o paletă de contribuabilii cărora nu le survine obligația depunerii fișierului SAF-T. Acestea sunt reprezentate de:
- persoanele fizice autorizate;
- întreprinderile individuale;
- întreprinderi familiale;
- persoane fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ;
- asociații familiale;
- societăți profesionale de avocați cu răspundere limitată;
- cabinetele medicale individuale;
- cabinetele individuale de avocat;
- societățile profesionale notariale și birourile individuale notariale;
- cabinetele medicale individuale;
- societățile profesionale de practicieni în insolvență;
- întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată;
- instituțiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate;
- autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare.
Prospecții viitoare
Cu certitudine, paradigma informațională RO e-SAF-T este una dintre cele mai complexe, motiv pentru care, proprietarii de afacerii privesc cu incertitudine în viitorul apropiat. Una dintre cele mai mari temeri este legată de maniera gestionării schimbării în rândul companiilor mici, care vor fi obligate, începând cu 1 ianuarie 2025 să se ralieze la tot ceea ce presupune această paradigmă. Costurile de implementare, în sensul pregătirii fișierului standard de control fiscal nu sunt neînsemnate. Multe companii se gândesc cum vor reuși să facă față alocării de resurse financiare pentru a se ralia la modificările legislative. Unul dintre aspectele pe care trebuie să le iei în considerare pentru a face față tuturor provocărilor impuse prin aplicarea SAF-T la nivelul proceselor afacerii tale, este pregătirea în prealabil și informarea corectă. De asemenea trebuie să obții asigurări cu privire la capacitatea programului informatic de contabilitate actual de a gestiona implementarea SAF-T.
Image: Freepik.com