Program ERP (Enterprise Resource Planning)

  • Warehouse Management System
  • Enterprise Resource Planning
  • Business Intelligence
  • Customer Relationship Management
  • ESET Antivirus and Firewall

(Enterprise Resource Planning) este termenul specific folosit în IT pentru definirea instrumentulului software care facilitează integrarea tuturor informațiilor dintr-o organizație într-o platformă unică. Scopul unui program ERP este să asigure transparența datelor în cadrul unei organizații și să faciliteze accesul la orice tip de informație utilă în desfășurarea activității (sursa: wikipedia.org).
American Production and Inventory Control Society (APICS – societate informaţională educaţională pentru cercetarea managementului resurselor) a definit aplicațiile ERP astfel: „metodă pentru planificarea eficientă şi controlul tuturor resurselor necesare pentru preluarea, realizarea, expedierea şi contabilizarea comenzilor clienţilor în firmele de producţie, distribuţie ori servicii”.

Unii manageri consideră că mediul economic actual precum și iminenta maturizare a mediului economic din România fac tot mai dificilă defășurarea unei activități economice fără ca aceasta să fie gestionată de o aplicație de tip ERP. În condițiile în care mediul de afaceri din România evoluează permanent și cu o viteză susținută, când comunicarea de afaceri se  bazează pe date obținute in timp real,  companiile care mai utilizează situații întocmite în Excel sau aplicații dezvoltate intern, riscă să fie rapid eliminate. Astfel programul ERP a ajuns un instrument indispensabil companiilor moderne care doresc să aibă o creștere susținută în perioada următoare. Statistica a dovedit că organizațiile vizionare, care au investit în domeniul tehnologiei informației pentru modernizarea și susținerea diferitelor activități ale afacerii, au devenit companii grele în domeniile lor de activitate, datorită și soluțiilor informatice care le-au permis să determine cele mai bune oportunități  de afaceri, cei mai rentabili clienți, creșterea eficienței personalului, un sistem de urmărire și alertă a costurilor, a modificărilor din piață, a comportamentului clienților, etc.

Achiziția unui software ERP (îmbunătățirea procedurilor și informațiilor necesare desfășurării afacerii) trebuie să fie prioritară în orice perioadă din viața unei companii.

Sistemele ERP sunt dezvoltate într-o structură modulară, organizată, în general, în funcție de departamentele întâlnite într-o companie și astfel încât să permită o mulare a aplicației pe modul de organizare și pe fluxul de documente al companiei în care urmează să se implementeze. Astfel, în majoritatea programelor ERP se vor regăsi următoarele module care au ca scop să ajute la eficientizarea activității diverselor departamente ale unei companii:  aprovizionare, gestiune (stocuri), comercial (vânzări), financiar-contabil, trezorerie, urmarirea bugetelor, contabilitate de gestiune, obiecte de inventar și mijloace fixe, urmărirea parcului auto, service auto, etc. Structura modulară a unei aplicații de tip ERP este utilă și pentru optimizarea costurilor determinate de achiziția unui astfel de sistem, prin achiziționarea doar a acelor module  care sunt necesare în desfășurarea activității companiei. Aceste module oferă o bază de date unică, ceea ce permite o analiză unitară a întregii activități desfășurate de către companie și fundamentarea deciziilor de management.

Forța unei aplicații ERP constă în a permite  urmărirea întregului flux de documente, prin toate departamentele companiei, într-un mod cât mai facil pentru utilizatori și a oferi o modalitate de raportare cât mai ușor de accesat și adaptat pe specificul companiei. O componentă importantă a unui program ERP este modulul de raportare al acestuia, deoarece toată munca depusă de întreaga companie pentru prelucrarea datelor provenite din diverse surse, trebuie să conducă la rapoarte utile și facile, necesare la toate nivelurile decizionale. Fără rapoarte specifice activității unei companii și ușor de adaptat (personalizat) o aplicație ERP este doar un mare consumator de resurse care nu face altceva decât să culeagă milioane de linii de informație.

În unele situații se ajunge la baze de date foarte mari și analiza acestora din rapoatele aplicațiilor ERP este foarte greu de realizat și presupune timpi foarte mari pentru accesarea informației,  ca urmare a volumului mare de informații care trebuie procesat, a limitării bazei de date, a resurselor tehnice de care dispune compania. În astfel de situații apare necesitatea integrării aplicației ERP cu o aplicație BI (Bussiness Intelligence) care oferă o alternativă viabilă de raportare și analiză a unui volum mare de date. Programul ERP ajunge să conțină un volum mare de date din mai multe cauze:

  • volumul de activitate al societății crește foarte mult (crește portofoliul de produse, clienți, se deschid noi puncte de lucru, etc);
  • Software-ul ERP este punctul central al afacerii ceea ce face ca toate aplicațiile complementare desfășurării activității fie să transmită informații în ERP, fie să interogeze informații din acesta. De exemplu, activitatea comercială se realizează prin intermedul agenților de vânzări care pentru otimizarea și reducerea erorilor de operare utilizează o soluție SFA (Sales Force Automation) care rulează de pe dispozitive mobile și care interoghează baza de date a programului ERP pentru extragerea de informații legate de istoricul de achiziție al clientului, soldul acestuia sau scrie in acesta prin adugarea de noi comenzi lansate de către client, încasări noi, etc.

Programul ERP este un sistem integrat de gestiune a resurselor întreprinderii conferă companiilor care utilizează astfel de aplicaţii un avantaj competiţional datorită felixibilităţii acestora, posibilităţii integrării cu alte aplicaţii utilizate în companie şi, nu în ultimul rând, o bază de date unică.

Aplicația ERP este o soluție modernă de gestionare a unei afaceri și prezintă o serie de avantaje, dintre care amintim:

  • automatizarea activităților repetitive din cadrul companiei;
  • introducerea singulară a documentelor (documentul se operează o singură dată, într-un singur loc și este disponibil tuturor în sistem; este condiționat doar de drepturile de acces ale utilizatorilor la sistem);
  • creșterea gradului de comunicare și colaborare între departamentele companiei;
  • eliminarea erorilor prin transcrierea documentelor dintr-o parte în alta;
  • reducerea considerabilă a perioadei de încasare a creanțelor, prin obținerea de rapoarte  privind sumele de încasat, precum și prin trimiterea sistematică a mesajelor de informare cu privire la plăţile datorate;
  • ajută la o preluare rapidă și corectă a comenzilor de la client;
  • posibilitatea unei urmăriri corecte a stocului, atât intern cât și publicarea acestuia prin intermediul soluțiilor de e-Commerce către terți (clienți, parteneri);
  • creșterea supravegherii clienților, fapt ce determină o mai bună cunoaștere a acestuia și determinarea unei politici comerciale în funcție de importanța acestuia pentru companie;
  • permite integrarea cu alte aplicații necesare dezvoltării afacerii, precum soluții de tip SFA, CRM, e-Commerce;
  • reducerea semnificativă a timpului de ofertare a clienților, prin integrarea tuturor informațiilor necesare acestui proces într-o singură interfață;
  • aduce avantaje majore datorită sistemului  flexibil de raportare;
  • ajută la optimizarea, gruparea, operarea cu un număr mare de articole și parteneri;

Citește pe Blog: