În lumea afacerilor actuale, tehnologiile moderne ocupă un loc central. Astăzi, nicio companie nu își mai permite neglijarea aspectelor legate de arondarea la modernitate. Cu toate acestea, sunt multe companii care încă nu știu să mapeze transformarea digitală la nivelul proceselor de afaceri. Unii antreprenori încep autonom demersurile pentru ralierea la digitalizare și ajung debusolați într-un labirint al multiplelor provocări aduse în prim plan de procesul transformării. Alții, mai inspirați își formează o echipă multidisciplinară care să navigheze corect toate aceste provocări. Și unii și ceilalți sunt parte a aceleași reconfigurări de traseu. Diferența este redată de modul de raportare a fiecărui factor decizional al companiei moderne la tot ceea ce presupune procesul transformării digitale.
Așa cum spuneam în cadrul altor materiale anterioare, unul dintre reperele modernității actuale ale afacerii este redat de implementarea soluțiilor de tip ERP. Acestea sunt soluții complexe cu potențial semnificativ de conturare a unui ecosistem digital în cadrul companiilor. Rolul esențial al acestor instrumente digitale este reprezentat de câteva beneficii punctuale generate asupra companiei și anume: maximizarea profitabilității, minimizarea costurilor, generarea de date corecte, complete și complexe. Un alt punct forte a acestor sisteme punctat de către literatura de specialitate este faptul că instrumentele ERP impactează și dezvoltarea durabilă a afacerii, un aspect ,,la modă” printre afacerile actuale.
Atunci când vorbim despre procesul de transformare a afacerii prin tranziția spre soluții de tip ERP, nu toate merg conform planului. Vor exista și impedimente sau etape mai puțin așteptate de către cei implicați în demersul adoptării soluției. Strategia de selecție a unei soluții de tip ERP devine mai dificilă pe fondul suprasaturării pieței produselor software din România. Aspectele sunt cu atât mai dificile cu cât implementarea unei soluții de tip ERP este extrem de costisitoare, fapt care te determină să analizezi foarte bine opțiunile înainte de a adopta una dintre acestea. Dacă selectezi o soluție total nepotrivită pentru afacerea ta, acest aspect se soldează cu pierderi economice considerabile.
Alegerea cele mai potrivite soluții ERP poate fi o reală provocare pentru afacerea ta în anul 2026. O decizie nepotrivită în acest sens te poate cost bani, timp și energie. Dacă dorești să afli mai multe aspecte despre alegerea potrivită a unui soft de tip ERP, te invităm să accesezi un material dedicat în totalitate acestei problematici.
Așa cum spuneam, cele mai mari provocări în implementarea soluției de tip ERP sunt redate de neregulile care pot să apară în cursul procesului ca urmare a unor alegeri greșite. De aceea, atunci când mapezi sau conturezi aspectele principale legate de implementare nu uita să iei în calcul și ceea ce poate să nu meargă conform planului. Nu trebuie să experimentezi pe propria piele. Privește la competitori și observă care au fost impedimentele atunci când discutăm despre adoptarea soluțiilor digitale moderne, precum sunt aplicațiile ERP. În cele ce urmează, am sintetizat pentru tine 3 direcții greșite urmate de antreprenori în experiența implementării soluțiilor moderne de tip ERP la nivelul afacerii lor. Iată așadar care sunt punctual aceste limitări.
- Așteptări nerealiste ale managementului
Atunci când discutăm despre impedimente în implementarea proceselor de tip ERP la nivel organizațional putem să pornim de la aspectul așteptărilor conducerii în ceea ce privește întregul proces. Cei mai mulți conducători de afaceri ar dori ca schimbarea să aibă loc peste noapte și să se deruleaze fără prea multe costuri, dacă este posibil cât mai aproape de 0. În acest context este important să înțelegem faptul că așteptările noastre în calitate de antreprenori se pot dovedi destul de nerealiste. Ce așteaptă managerii de la un sistem de tip ERP? Discutăm punctual despre:
- Sprijin în vederea îndeplinirii obiectivelor de afaceri;
- Mai multă flexibilitate în ceea ce privește derularea proceselor organizaționale;
- Optimizarea costurilor sau minimizarea acestora;
- Susținerea partenerilor, furnizori și clienți;
- Identificarea posibilităților de integrare a dezvoltării durabile la nivelul companiei;
- Etc.
Acestea ar fi câteva dintre aspectele esențiale legate de așteptările antreprenorilor atunci când vine vorba despre comensurarea eficienței sistemelor de tip ERP. Cu toate acestea, există posibilitatea ca aceste așteptări să nu fie realitatea tuturor afacerilor.
Pentru ca implementarea sistemelor de tip ERP să nu îți depășească așteptările și acestea să fie total nerealiste, este indicat ca înaintea demarării procesului să îți conturezi un plan concret de acțiuni care să includă și eventualele aspecte care nu funcționează conform planului. De asemenea, pentru fiecare dintre acest aspecte este indicat să ai un plan de acțiune sau de adresare concretă, respectiv, să cunoști exact modul în care vei răspunde acestor provocări. În acest fel nu vei fi luat prin surprindere și vei reuși să îți reconfigurezi traseul la momentul apariției situațiilor neprevăzute.
2. Uiți sau nu respecți regulile de bază ale implementării ERP-urilor
Există câteva direcții concrete de care trebuie să ții cont atunci când implementezi un sistem complex precum este ERP. Așa cum prevăd autorii Dumitru și Florescu, reușita implementării unui ERP depinde de asumarea rolului conducerii în cadrul procesului precum și de implicarea efectivă a departamentelor funcționale ale companiei. Conform acestora, există câteva reguli de bază de care trebuie să ții cont pentru reușita procesului de implementare. Iată care sunt acestea:
- Coerența unui sistem complex de gestionare a datelor companiei tale este asigurată pe baza integrării. Atunci când vorbim despre un sistem ERP, principala funcționalitate a acestuia este redată de integrarea sau capacitatea acestuia de a conecta multiple funcțiuni ale companiei tale;
- ,,Sharing” informațional cu alte companii pentru a integra experiența lor în cadrul experienței individuale de implementare. Întodeauna experiența altor companii te va ajuta să nu repeți aceleași greșeli și să te inspiri din succesul acestora;
- Maparea corectă a nevoilor, așteptărilor și obiectivelor și integrarea acestora în cadrul planului de implementare;
- Mobilizarea comună a factorilor decizionali și a viitorilor utilizatori. Atunci când are loc proiecția unui sistem de tip ERP pentru satisfacerea cerințelor informaționale ale companiei, informarea de la parcursul procesului se realizează atât la nivelul factorilor decizionali cât și a potențialilor utilizatori;
- Considerarea ,,costurilor ascunse” pentru elaborarea bugetului privind implementarea. Nu putem să omitem costurile ascunse sau acele cheltuieli pe care nu le putem identifica la începutul procesului de implementarea. Sunt aspecte de care este necesar să ținem cont pentru o bună bugetare a întregului proces;
- Mentenanța. Este la fel de importantă ca derularea procesului în sine am putea spune chiar esențială pentru menținerea funcționalității sistemului la cele mai potrivite standarde;
- Conștientizarea oportunităților care vin odată cu implementarea unui ERP la nivelul afacerii. Discutăm aici despre posibilitatea tranziției afacerii tale spre E-business. Practic, odată cu implementarea sistemelor de tip ERP apare și posibilitatea de a plasa afacerea ta într-o etapă a digitalizării complete;
- Evitarea unei tranziții de tipul ,,totul sau nimic”. Migrarea către soluții ERP trebuie să se realizeze lent, și prin adoptarea în principiu a unor modele de date standard care să permită adaptarea facilită a utilizatorilor;
- Personalizări limitate dacă este posibil. Analizează îndeaproape ce este cu adevărat necesar să fie personalizat, și nu face exces atunci când vine vorba despre funcții personalizate ale softului. Analizează ce este esențial și aplică personalizări softului doar atunci când ești sigur asupra faptului că acestea vor impacta afacerea ta în mod real.
Acestea reprezintă câteva reguli standard de care este bine să ții cont la implementarea sistemelor de tip ERP în cadrul companiei tale. Sunt imperios necesare pentru a asigura sau pentru a trasa direcția succesului.
3. Nu reușești să înțelegi faptul că alegerea unui soft ERP este o decizie multicriterială
Nu mai este o noutate pentru nicio afacere modernă faptul că piața produselor software este extrem de vastă. Din acest motiv, alegerea celui mai potrivit devine o sarcină dificilă. Extrem de dificilă am putea spune pentru antreprenorii responsabil care doresc să știe faptul că softul chiar se pliază într-o proporție semnificativă la cerințele interne.
Conform autorului Rădulescu, o decizie de succes în ceea ce privește alegerea unui soft nu presupune un proces tehnic ci este un unul subiectiv și cel mai adesea destul de incert. Este influențat de criterii măsurabile cum sunt costurile precum și criterii subiecte cum este de pildă compatibilitatea. Totodată selecția este nu proces consumator de timp. Atunci când vorbim despre decizia multicriterială aceasta se referă la alegerea unui soft de prelucrare a datelor pe fondul multitudinii acestor tipuri de aplicații disponibile pe piață precum și a criteriilor complexe arondate deciziei de implementare. În acest sens, specialiștii au încercat conturarea unui model multicriterial care să adreseze concret adoptarea eficientă a unui soft la nivelul companiei. Cum te ajuta concret o astfel de abordare multicriterială? În principiu:
- Te ajută să alegi cea mai bună variantă dintr-o varietate largă de alternative. Un aspect extrem de dorit de către factorii decizionali. Să știi că alegi cel mai potrivit software care să susțină real compania ta este un aspect care îți conferă siguranță, confort și stabilitate;
- Te ajută să ordonezi variantele în ordinea descrescătoare a acestor din punct de vedere a performanței.
Acestea sunt cele două puncte forte ale deciziei multicriteriale. Și resursele de tip ERP au fost studiate prin prisma metodei de decizie multicriterială. Subiectele cele mai frecvente care apare în literatura de specialitate cu privire la problematica selecției unui produs software sunt legate de criterii de evaluare a produsului, metode, modele și tehnici de evaluare, metodologiile de selecție a acestor produse software, sisteme suport în evaluarea produselor software. Diverși autori din literatura de specialitate prezintă ca metodă principală de selecție multicriterială metoda multi-atribut. Ngai și Chan prezintă metoda ,,proces de analiză ierarhică” sau AHP Analytic Hierarchy Process care contribuie la selecția produsului software. Metoda este utilizată pentru a analiza și compara produsele software existente pe piață. Metoda compară în perechi mai mulți factori care influențează direct adoptarea unei soluții software.
Specific, pentru un sistem de tip ERP, autorii Karsak și Ozogul sugerează faptul că trebuie luate în considerare atât necesitățile companiei cât și caracteristicile unui sistem de tip ERP, alături de interacțiunile acestora. Acești autori au dezvoltat un cadru decizional pentru adoptarea unui sistem de tip ERP bazat pe implementarea unei funcții de calitate, regresie liniară fuzzy și programare scop zero-unu. Pe scurt și pe înțelesul antreprenorilor, cadrul permite luarea în ,,considerare atât a cerinţelor companiei, cât şi a caracteristicilor sistemului ERP şi oferă mijloacele, pentru a integra nu numai relaţiile dintre cererile companiei şi caracteristicile sistemului ERP, dar şi interacţiunile dintre caracteristicile sistemului ERP.”
Atunci când vine vorba despre direcții greșite în implementarea tehnologiilor moderne, de multe ori acestea sunt mult mai ușor de urmat decât cele corecte.
Alegerea unui sistem de tip ERP la nivelul companiei tale poate fi o provocare. Există în acest sens o serie de pași de urmat, posibilitatea de a apărea anumite capcane în implementare și necesitatea de a identifica anumite direcții clare care să îți asigure succesul. Dacă dorești să identifici clar aceste aspecte, te invităm să lecturezi un minighid al selecției soluției ideale pentru afacerea ta în materie de soft de tip ERP, la nivelul celor 3 elemente semnificative: pași, capcane și succes.
Alege o soluție care să se potrivească atât nevoilor tale actuale, cât și celor viitoare, pentru a sprijini creșterea constantă a companiei tale. Dacă ai nevoie de ajutor în acest proces, contactează-ne!
Surse foto: Freepik
Q&A:
- Sunt sistemele ERP cele mai populare soluții informatizate la momentul actual în companii?
Aplicațiile de tip ERP se situează printre primele soluții informatice alese de către managerii companiilor în vederea gestionării eficiente a proceselor organizaționale. Eficiența lor este comensurată distinct la nivelul fiecărei companii în parte funcție de o serie de parametri de funcționalitate a acesteia.
2. Există anumite rețete ale succesului atunci când discutăm despre implementarea ERP-urilor la nivelul companiilor?
Nu. Nu putem discuta despre o rețetă predefintă care să asigure succesul implementării acestor soluții la nivelul afacerilor din România. Fiecare companie este responsabilă de identificarea celui mai potrivit traseu privind tranziția spre astfel de sisteme moderne.
3. Pot să apară și imdimente atunci când discutăm despre integrarea soluțiilor de tip ERP la nivelul proceselor de afaceri?
Da. Orice proces complex presupune un parcurs în care pot să apară inevitabil și o serie de piedici. Ceea ce este vital este ca factorii decizionali să nu urmeze cele 3 direcții greșite prezentate prin intermediul acestui material pentru a nu fi perturbat întreg procesul de implementare.
Referințe principale de informare:
Delia Mihaela Rădulescu, Selecţia produselor software-o problemă complexă de decizie multi-criterială, Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare în Informatică-ICI Bucureşti, material în format electronic, disponibil la adresa: https://rria.ici.ro/documents/305/08-art.6-delia-radulescu-OK-9.pdf.
Barna Laura Eugenia Lavinia, Ionescu Bogdan Ștefan, ERP systems – systems necessary for the sustainable development of the company, ISCA 2021, material în format electronic, disponibil la adresa: https://ibn.idsi.md/sites/default/files/imag_file/97-104_11.pdf.
Alexandru Pașevschi, Ilinca Osipov, Impactul tehnologiei asupra managementului afacerilor în era digitală, material în format electronic, disponibil la adresa: https://ibn.idsi.md/sites/default/files/imag_file/88-92_54.pdf.
Ngai, E.W.T.; chan, E.W.C., Evaluation of knowledge management tools using AHP. În: Expert Systems with Applications, 2005, pp. 1–11.