Parametrii succesului în implementarea sistemului.
Fie că deții rolul de antreprenor care abia a început o afacere, fie că îți dorești să începi una sau ești deja de mult timp în spațiul antreprenorial în calitate de conducător de business, digitalizarea afacerii tale este un aspect esențial fără de care nu îți mai poți desfășura activitatea. Ba mai mult, o digitalizare de bază a proceselor tale de afaceri nu mai este suficientă. Într-o epocă a modernității este necesar să te îndrepți spre soluții personalizate care să acopere o parte semnificativă a nevoilor tale informaționale. Poate este un proces care te consumă și adesea te simți copleșit de necesitatea transformării, însă este primordial ca atenția ta să se îndrepte spre aceste direcții care te vor ajuta să-ți propulsezi afacerea spre culmile performanței.
Atunci când discutăm despre soluții digitale moderne ne gândim aproape instant la soluții de tip ERP. Poate te afli în categoria celor care nu înțeleg conceptul și nici nu au idee cum astfel de soluții pot susține concret o afacere și pot optimiza parametrii de perfomanță ai acesteia. Prin intermediul acestui material vom vedea concret ce reprezintă o aplicație de tip ERP, care este rolul acesteia în cadrul companiilor și cum poți măsura succesul implementării în cadrul companiei tale.
- Ce reprezintă o soluție de tip ERP?
Dacă abia pătrunzi în mediul de afaceri și vrei să te pui la curent cu tot ceea ce presupune digitalizarea, cu siguranță că ai auzit de conceptul ERP. Acesta nu a trecut neobservat având în vedere creșterea semnificației pentru mediul de business autohton. ERP este înțeles ca sistem de planificare a resurselor întreprinderii, fiind identificat cu un sistem informatic cu un grad de complexitate ridicat. Există mai multe abordări în literatura de specialitate cu privire la definirea acestor sisteme. Cea mai comună dintre ele și cea mai ușor de înțeles de către tine în calitate de antreprenor la început de drum este cea redată de faptul că: ERP reprezintă un sistem integrat de aplicații software orientate spre afacere ta care permite eficientizarea tuturor fluxurilor de lucru, proiectate să proceseze tranzacțiile companiei tale. Cu alte cuvinte, acestea nu reprezintă sisteme simple, ci complexe care integrează o serie de aplicații capabile să transforme maniera de prelucrare a informațiilor unei companii. Aceste tipuri de sisteme acoperă necesități complexe de informare ale afacerii tale. Acestea conectează toate departamentele și funcțiile sale într-un singur sistem IT conectat la o bază de date comună.
2. De ce aceste tipuri de aplicații nu mai sunt opționale în anul 2026?
Dacă cu câțiva ani în urmă, sistemele de tip ERP erau un moft al companiilor din perioada respectivă, acestea au devenit tot mai populare prin prisma impactului pozitiv generat la nivelul activității companiilor. Astfel, acestea reprezintă în anul 2026 o necesitate. Companiile trebuie să reconfigureze traseul în ceea ce privește opțiunile digitalizării ținând cont de principiile modernizării. De ce aceste tipuri de sisteme IT complexe nu mai sunt opționale și care este motivul principal pentru care acestea trebuie să fie prioritate în digitalizare? Iată mai jos principalele rațiuni:
- Schimbări semnificative resimțite la nivelul modului ,,de a face afaceri”. Astăzi, afacerile moderne nu își mai permit să nu susțină ritmul modernității. Astfel, în afara instrumentelor actuale ale digitalizării, acestea pot fi depășite de competitori, în cele din urmă riscând să-și piardă clienții și implicit să nu mai obțină profit, aspect care trasează drumul eșecului. Practic, discutăm aici despre (aproape) o constrângere indirectă a companiilor pentru a utiliza sisteme de tip ERP.
- Presiunea competițională. Dacă te uiți la competitorii tăi, vei observa faptul că succesul nu stă în simplitate din punct de vedere al digitalizării. Cei mai mulți dintre aceștia au adoptat la nivelul activității derulate de către ei sisteme IT complexe de tipul celor ERP. Astfel au maximizat șansele de a crește profitabilitatea companiei și de a gestiona mult mai eficient toate procesele din cadrul acesteia.
- Interconectivitate. Un astfel de sistem de tip ERP interconectează o serie de procese din cadrul companiei tale, aspect care te ajută să obții o imagine de ansamblu asupra activității derulate de către compania ta. Acest aspect îți oferă claritate, control și siguranță, trei aspecte cheie atunci când vine vorba despre derularea afacerii tale.
Iată așadar trei aspecte cheie în ceea ce privește cadrul general al afacerilor care face ca aceste tipuri de sisteme să nu mai reprezinte un moft al companiilor, ci o reală necesitate.
Alegerea softului ERP potrivit pentru afacerea ta poate fi întradevăr o reală provocare. Acest aspect necesită foarte multă implicare din partea factorilor decizionali ai companiei. Nu este vorba doar despre bugete, resurse de timp sau disponibilitate. Discutăm despre o serie de aspecte de care trebuie să ținem cont și implicit despre un cumul de factori care pot trasa reușita în adoptarea soluțiilor de acest tip la nivelul proceselor tale organizaționale. Te invităm să lecturezi articolul nostru pe tema alegerii potrivite a unei soluții de tip ERP pentru afacerea ta, material care te va ghida în acest proces complex de selecție.
3. Care este impactul soluțiilor de tip ERP asupra companiei tale?
Atunci când dorești să atragi în cadrul companiei tale o serie de soluții digitale moderne, printre primele aspecte la care te gândești sunt cele legate de avantaje și dezavantaje ale implementării.
Acestea conturează în cele din urmă decizia privind adoptarea acestor tipuri de sisteme în cadrul companiei tale. Sistemele de tip ERP au capacitatea de a susține activitatea derulată de către compania condusă de tine în moduri multiple. Una dintre cele mai evidente beneficii este legată de obținerea controlului activității derulate având în vedere interconectarea mai multor departamente ale companiei la aceste sisteme complexe de tip ERP.
Sistemele de tip ERP sunt capabile să controleze datele produse prin intermediul departamentelor companiei tale și să reducă semnificativ diverse erori de înregistrare.
În materie de eficiență, un sistem ERP din cadrul companiei tale reduce foarte mult timpii de execuție a diverselor sarcini de lucru. Sistemele de tip ERP optimizează comunicarea dintre toate departamentele companiei. În aceeași manieră, acestea standardizează procesele de business. O altă caracteristică a acestor sisteme de tip ERP este legată de faptul că sunt definite de o adaptabilitate ușoară. Ele se întrețin relativ ușor și te ajută să scalezi business-ul. Așadar, principalele beneficii ale utilizării sistemelor de tip ERP la nivelul afacerii sunt redat punctual de:
- Capacitatea acestora de a se adapta specificului activității derulate de către compania ta;
- Un sistem de tip ERP îți oferă o viziune completă asupra afacerii tale și totodată unitară, aspect care te ajută să înțelegi toate fluxurile de date;
- Un sistem ERP te ajută să optimizezi timpii de lucru;
- Te ajută să optimizezi sistemul de adoptare a deciziilor managriale;
- Te ajută să reduci o serie de costuri legate de infrastructura digitală particulară;
- Contribuie punctual la sporirea performanței companiei tale;
- Te ajută să minimizezi costuri tehnologice.
O concluzie generală cu privire la impactul pozitiv al acestor tipuri de sisteme asupra companiei tale este lagată de faptul că acestea dețin potențialul de a transforma modul în care se derulează activitatea ta. Totuși, există și un revers al monedei, și anume un impact mai puțin pozitiv generat ca urmare a utilizării acestor soluții informatice la nivelul afacerii tale.
Chiar dacă ne-am dori ca orice nou sistem implementat la nivelul unei companii să aibă doar efecte pozitive, totuși acest aspect nu este întotdeauna posibil. Unul dintre cele mai evidente dezavantaje pentru companiile care implementează astfel de soluții este cel legat de investițiile financiare inițiale majore. De asemenea, discutăm și despre perioade îndelungate de implementare, având în vedere faptul că aceste soluții sunt destul de complexe și necesită timp investit pentru adaptarea la cerințele mediului intern organizațional. Există de asemenea posibilitatea ca implementarea să dureze de la câteva luni la câțiva ani. Nu putem omite dependența față de furnizor atunci când vine vorba despre întreaga procedură de implementare. De asemenea, putem să amintim și existența unor costuri ascunse care pot să apară la momentul customizării acestor aplicații.
Cel mai adesea, aceste sisteme de tip ERP sunt o soluție potrivită pentru companiile mijlocii și mari care dețin resurse financiare pentru a susține schimbările aferente acestora. Nu este vorba doar despre resursele financiare ci discutăm și despre timpul investit pentru corelarea acestor sisteme la necesitățile informaționale ale companiei tale.
Cu alte cuvinte, principalele dezavantaje în utilizarea sistemelor de tip ERP la nivelul companiei tale se rezumă în principal la: resurse financiare consistente alocate pentru implementarea și optimizarea soluțiilor de tip ERP. De asemenea, resursele temporale investite pentru optimizarea soluțiilor de acest tip pot fi considerabile atunci când realizăm tranziția la astfel de sisteme.
4. Cum poți măsura succesul implementării unui sistem de tip ERP?
Deoarece succesul implementării sistemelor de tip ERP la nivelul companiilor este dependent de o multitudine de factori, discutăm despre modele ale succesului în implementare.
Există o serie de autori în literatura de specialitate care au conturat anumite modele de analiză a gradului de succes obținut ca urmare a implementării soluțiilor de tip ERP la nivelul proceselor organizaționale. De exemplu, identificăm cadrul denumit Enterprise Systems Experience Cycle (ESEC). Ce trebuie să cunoști este faptul că succesul este distinct în fiecare fază de implementare a unui astfel de sistem de tip ERP. Dacă reușești să parcurgi cu succes prima etapă privind implementarea, nu poți avea garanția că și următoarele etape vor fi definite de reușită. În acest model de analiză a succesului există 4 faze definitorii, și anume: planificarea, proiectarea, operarea tranzitorie și post-implementarea. Fiecare fază este definită de metrici ale evaluării succesului. Vom evidenția astfel pentru fiecare etapă în parte indicele de măsurare a succesului în implementarea sistemului ERP.
Raportat la faza de planificare a implementării sistemului de tip ERP, succesul depinde de: maniera de corelare a soluției informatice cu strategia de business sau modul în care reușești să găsești un punct comun între cele două: sistemul ERP și strategia ta de business; gradul de încadrare în bugetul prestabilit precum și în termenele prevăzute în calendarele de implementare. Orice întârziere în procesul de planificare se poate solda cu decalarea următoarelor activități planificate. De asemenea, discutăm și despre calitatea soluției de business care la fel reprezintă un reper pentru cuantificarea succesului planificării sistemului de tip ERP.
Faza de proiectare este una dintre cele mai importante etape din procesul de adoptare a unui sistem ERP la nivelul proceselor organizaționale.
Printre metricile de evaluare a succesului raportat la această etapă se identifică: costul proiectului raportat la buget, durata proiectului, funcționarea completă a sistemului raportat la obiectivele originale ale proiectului. Etapa a treia din procesul de adoptare a sistemului informatic de tip ERP este redată de operarea tranzitorie. În această fază, succesul depinde de: timpul în care indicatorii de performanță au atins nivelul așteptat, efectele pe termen scurt asupra activității beneficiarilor sistemului precum și asupra furnizorilor sau ale clienților.
Etapa finală de post-implementare arată modul în care sistemul ERP se pliază pe necesitățile tale de informare. Metricile pentru evaluarea succesului din acest spectru se rezumă la: obținerea rezultatelor de business prevăzute și așteptate de la proiect, optimizările continue ale rezultelor business-ului după obținerea rezultatelor, ușurința în adoptarea noilor versiuni după ce sistemul s-a stabilizat în ceea ce privește funcționarea acestuia.
Așadar acestea reprezintă câteva repere importante în ceea ce privește comensurarea succesului în implementarea unui soluții de tip ERP la nivelul proceselor de afaceri.
Adoptarea în cadrul companiei tale a unui sistem de tip ERP poate fi o reală provocare. Totodată, acesta poate contribui substanțial la propulsarea afacerii tale spre noi standarde de perfomanță.
Discutăm evident și despre o serie de provocări pe care le poți întâmpina la momentul alegerii unei soluții de tip ERP pentru a fi implementată la nivelul proceselor tale de afaceri. Pentru a afla cum alegi o soluție de acest tip potrivită pentru afacerea ta, te invităm să lecturezi un material conturat special pentru a răspunde la această întrebare.
Alege o soluție care să se potrivească atât nevoilor tale actuale, cât și celor viitoare, pentru a sprijini creșterea constantă a companiei tale. Dacă ai nevoie de ajutor în acest proces, contactează-ne!
Surse foto: Freepik
Scurt text: Ai aflat despre soluțiile de tip ERP și dorești să te raliezi la modernitatea digitală a anului 2026? Deși ai înțeles importanța unei astfel de soluții informatice la nivelul companiei tale, nu știi prea multe despre procesul de implementare sau avantajele și dezavantajele generate ca urmare a utilizării lor la nivelul proceselor tale de afaceri? Prin intermediul acestui articol vei afla ce reprezintă un sistem de tip ERP pentru afacerea ta în anul 2026, care sunt avantajele și dezavantajele sistemului precum și reperele care îți conferă garanția succesului în ceea ce privește implementarea.
Referințe principale de informare
Umble, E. J., Haft, R. R. şi Umble, M. M. (2003): Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors, European Journal of Operational Research, Elsevier Science B. V. 146, p. 241-257;
Uzzi, B. şi Lancaster, R. (2003): Relational embeddedness and learning: the case of bank loan managers and their clients, Management Science 49(4), p. 383-400;
Markus, M.L. (2001): Towards a Theory of Knowledge Reuse: Types of Knowledge Situations and Factors in Reuse Success, Journal of Management Information Systems, Vol. 18, Nr. 1, p. 57-93;
Adrian Adam, Contribuţii privind transferul cunoaşterii în managementul proiectelor de implementare a sistemelor ERP, Teze de doctorat ale UPT, Seria 16, Nr. 9, Editura Politehnica, 2014.