Cele mai comune 5 directii gresite in traseul digitalizarii contabilitatii afacerii tale

Atunci când discutăm despre digitalizarea procesului financiar-contabil, ne referim la utilizarea diverselor aplicații de gestiune a datelor financiare produse de către companii. Astăzi, nicio companie nu mai poate să își desfășoare activitatea financiar-contabilă în afara programelor informatice. Aceasta este realitatea ce definește companiile la momentul actual. În acest cadru, orice companie este responsabilă de asigurarea unui proces financiar-contabil calitativ. Nicio alegerea potrivită nu este însă lipsită de un proces adesea destul de dificil.

Table of contents:

5 direcții greșite în traseul digitalizării contabilității afacerii tale

5 soluții de evitare a direcțiilor eronate în digitalizarea contabilității

Secțiunea Întrebări și Răspunsuri. Cele mai comune 5 direcții greșite în traseul în digitalizării contabilității afacerii tale și cum să le eviți

Tatonarea terenului pentru a implementa cele mai bune strategii și instrumente se dovedește adesea un proces destul de anevoios pentru companiile care vor să implementeze soluții adaptate la propriile nevoie de informare. În tot acest demers, o serie de companii întâlnesc multe impedimente. Identificarea erorilor care pot să apară în cadrul acestui proces încă de la momentul potențial al procedurii lor, te scutește de mult timp investit în soluționarea acestora, dacă ele vor apărea în diferite puncte ale utilizării acestor instrumente. Pentru aceasta, am pregătit pentru tine 5 cele mai comune greșeli în digitalizarea contabilității alături de metode concrete de navigare a acestora. Nu trebuie însă să omitem faptul că fiecare factor decizional al companiei va identifica propriile provocări legate de orice proces care este automatizat sau digitalizat în cadrul afacerii și va implementa cele mai eficiente strategii și metode pentru contracararea acestora sau reducerea la minimum a efectelor sale. Iată așadar aceste 5 direcții:

1. La adoptarea programelor informatice utilizate în contabilitate nu ții cont de gradul de potrivire a acestora la tipologia proceselor contabile;
2. Colaboarea dintre contabil și informatician este deficitară;
3. Alegi cele mai ieftine soluții informatice;
4. Nu ții pasul cu avansul tehnologic în materie de programe informatice utilizate în contabilitate;
5. Nu te-ai gândit la soluții informatice integrate.

5 direcții, 5 greșeli care pot conduce afacerea derulată de tine pe panta sincopelor, care ulterior pot trasa drumul spre eșec. Luate în particular, acestea se rezumă la următoarele aspecte esențiale.

1. La adoptarea programelor informatice utilizate în contabilitate nu ții cont de gradul de potrivire a acestora la tipologia proceselor contabile;

Te-ai gândit vreodată cât de important este primul pas în ceea ce privește adoptarea unui program informatic la nivelul proceselor de afaceri derulate de către compania ta? Cât de mult prioritizezi această etapă din planul operațional al implementării paradigmelor digitale? De gradul de prioritizare a acestei prime etape putem spune că depinde succesul implementării paradigmei precum și a funcționalității acesteia. Care este motivul pentru care este atât de importantă o astfel de etapă? Unul relativ ușor de intuit: dacă de la începutul implementării unui soft contabil vei ține cont de toate aspectele care să asigure plierea pe toate necesitățile tale de informare, vei avea asigurat un parcurs al utilizării facil. Sau cel puțin vei asigura toate premisele pentru un astfel de parcurs. Ce înseamnă să ții cont de gradul de potrivire a aplicațiilor contabile la tipologia proceselor derulate? Practic, acest aspect se referă punctual la: analiza în detaliu a tipului de operațiuni derulate de compania ta, funcție de o serie de parametrii, precum: obiect de activitate, dimensiunea entității, regularitatea desfășurării anumitor tranzacții, tipologia proceselor realizate etc. Apoi, funcție de acești parametrii de funcționalitate, vei realiza o scanare a pieței softwarelor din România pe partea de aplicații de contabilitate, vei recurge la analiza cost-beneficiu și vei alege cea mai potrivită opțiune pentru afacerea ta.

Aceste aspecte privind alegerea unui soft de gestiune financiar-contabilă are practic două valențe, și anume: procesul financiar-contabil asociat activității unei companii poate să fie internalizat sau externalizat. Prima variantă presupune conducerea contabilității pe baza unui departament din cadrul companiei iar cea de-a doua variantă face referire la apelul la specialiști externi care să conducă și să organizeze evidența financiar-contabilă. Evident, cele două metode necesită atenție particularizată când vine vorba despre adoptarea deciziei de implementare a programelor contabile. Adică, dacă discutăm despre un program de contabilitate adoptat de către compania ta la nivelul departamentului financiar-contabil, trebuie să ținem cont de potrivirea acestuia la nivelul proceselor derulate. Practic, să ții cont de necesitățile proprii de informare și raportare. Dacă discutăm despre cealaltă variantă, și anume externalizarea, atunci preocuparea legată de programul de contabilitate utilizat aparține companiei de prestări servicii contabile. Adică, dacă ești deținătorul unei companii cu obiect de activitate arondat codului CAEN 6920-Activități de contabilitate și audit financiar, atunci trebuie să ții cont de adoptarea unui program informatic de contabilitate care să acopere necesități complexe ale mai multe companii client. În ambele cazuri, scanarea terenului sau analiza în prealabil a diverselor circumstanțe privind aplicabilitatea este un aspect vital care poate influența reușita utilizării acestor sisteme.

2. Colaboarea dintre contabil și informatician este deficitară

O altă greșeală comună care poate să se ivească în procesul de digitalizare a proceselor financiare-contabile al afacerii tale este legată de relația de colaborare dintre contabil și informatician.

Această relație este una dintre cele mai importante legături din cadrul companiei tale. Și dacă te întrebi de ce, iată câteva rațiuni: contabilitatea este dependentă la momentul actual de tot ceea ce presupune tehnica modernă avansată, ba mai mult evoluția sistemelor informatice se răsfrânge în manieră directă asupra domeniului; implementarea programelor de contabilitate se realizează de către informaticieni care trebuie să cunoască o serie de aspecte importante legate de procesele financiar-contabile ale companiilor; domeniul contabil este extrem de dinamic din punct de vedere a aspectelor legislative care se modifică permanent, aspect care atrage necesitatea unor revizuiri permanente a manierei de funcționare a aplicațiilor de contabilitate etc. Sunt doar câteva dintre multiplele motive care stau la baza dezvoltării unei relații armonioase dintre contabil și informatician. Un alt motiv foarte important este legat de asistența permanentă de care are nevoie un contabil atunci când utilizează un soft de contabilitate, la momentul apariției unor sincope în utilizare.

Dacă vrei să afli care sunt alte 5 greșeli generalizate cu privire la procesul de digitalizare a afacerii tale, unul dintre materialele publicate pe blog-ul nostru te va ajuta să înțelegi mai bine aceste greșeli pentru a le adresa în mod corect.

3. Alegi cele mai ieftine soluții informatice

O altă greșeală a multor antreprenori este legată de alegerea celor mai ieftine soluții atunci când vine vorba despre informatizare. Dacă discutăm despre digitalizarea contabilității, lucrurile sunt similare. Totuși, experiența practică denotă faptul că alegerea ,,soluțiilor de buget” nu este totuși cea mai potrivită variantă. De ce este bine să ții cont de acest aspect? Deoarece soluțiile ieftine nu garantează calitatea. De cele mai multe ori, soluțiile performante și care acoperă o serie amplă de funcționalități sunt cele mai costisitoare. Antreprenorii care aleg să investească bani puțini în aplicațiile informatice de gestiune a datelor financiar-contabile, vor plăti mai mult în viitor prin neconcordanțele identificate la nivelul funcționalității acestor soluții. Un soft performat, chiar dacă este costisitor, pe termen lung va genera o plusvaloare mai mare decât o aplicație informatică ieftină. Lucrurile sunt valabile și pe terenul contabilității. Dacă discutăm despre soluții informatizate la nivelul contabilității, atunci putem să reliefăm importanța softwarelor personalizate. Evident, aceste soluții vor fi costisitoare însă costul ,,se va amortiza în timp” având în vedere beneficiile soldate la nivelul proceselor financiar-contabile.

Mai multe aspect despre un sistem informatic customizat pentru retail care pot fi adaptate la programele informatice contabile, ca motor al performanței companiei, regăsești în cadrul materialului nostru care se concentrează pe atribute ale unui soft performant de gestiune a datelor companiei.

4. Nu ții pasul cu avansul tehnologic în materie de programe informatice utilizate în contabilitate

O altă greșeală frecvent întâlnită în cadrul diverselor companii, este faptul că nu se racordează la ultimele modificări în materie de digitalizare a contabilității. Cu alte cuvinte, acestea rămân la vechile opțiuni care nu mai asigură un grad de racordare adecvat la tot ceea ce presupune noile cerințe ale modernității. Oricât de obișnuit ești cu vechiul program de gestiune a datelor financiar-contabile ale companiei tale, trebuie să iei în considerare și eventuale modificări ale acestora, schimbări care se impun ca urmare a apariției unor tehnologii inovative, care te ajută să fii mult mai performant. Și totuși, ce înseamnă să ții pasul ce tehnologia atunci când discutăm despre aplicațiile de contabilitate? Acest aspect se referă în mod direct la analiza celor mai relevante sisteme informatice de contabilitate care te pot ajuta să rămâi ancorat la modernitate. Acest aspect te va ajuta real să rămâi racordat la cele mai noi trenduri în ceea ce privește partea de digitalizare contribuind semnificativ la sporirea parametrilor de digitalizare fiscală.

5. Nu te-ai gândit la soluții informatice integrate.

O altă direcție greșită urmată de către o serie de companii moderne, este faptul că cel mai adesea nu se gândesc la soluții informatice integrate atunci când discutăm despre digitalizarea diverselor aspecte ale afacerii. Practic, aceste soluții integrate te pot ajuta să susții real ritmul de evoluție a diverselor aspecte din sfera digitalizării fiscale a afacerii. Soluțiile informatice integrate te ajută să setezi noi parametrii de funcționalitate, racordați la ceea ce presupune epoca modernizării accelerate digitale. Un astfel de soft facilitează prelucrarea informațiilor financiar-contabile și contribuie la eficientizarea procesului de raportare financiară. Aceste aspect se reflectă în minimizarea timpului de lucru al persoanei responsabile cu gestiunea companiei și în creșterea gradului de acuratețe a datelor prelucrate.

Piața produselor software de contabilitate din România este extrem de generoasă. Tocmai din acest motiv, poți să recurgi la o serie de metode prin care să le selectezi pe cele mai performate. Scanează diversele opțiuni, analizează variante și adoptă cea care se potrivește nevoilor tale de informare mai degrabă decât bugetului tău. Prioritizează aceste aspecte iar mai târziu îți vei mulțumi deoarece acestea vor avea impact major asupra performanței obținute de către compania ta. Un soft performant de gestiune a datelor financiare trebuie să fie racordat la toate modificările de moment pentru a asigura un proces eficient din punct de vedere a înregistrărilor contabile în vederea generării de rapoarte.

Acum că am punctat 5 cele mai frecvente direcții greșite adoptate de către antreprenori pe traseul digitalizării contabilității companiilor, propunem mai jos câteva aspecte de care este bine să ții cont pentru a evita aceste direcții care pot periclita performanța aplicațiilor de contabilitate:

1. Analizează tipologia activităților financiar-contabile derulate și evaluează cerințele informaționale ale companiei tale pentru a mapa exact corelația dintre nevoia și utilitatea unui sistem informatic contabil. Pentru a adresa corect nevoia utilizării unui astfel de soft la nivelul companiei tale este important să mapezi corect cerințele informaționale ale entității tale;
2. Prioritizează colaboarea dintre contabil și informatician și promovează relația de armonie dintre cei doi în cadrul companiei. Având în vedere modificările digital- fiscale din spectrul contabilității, colaboarea dintre informatician și contabil este vitală. Transpunerea modificărilor digitale la nivelul contabilității este depedentă de existența unei colaborări eficiente dintre un contabil și informatician.
3. Nu alege cele mai ieftine soluții digitale doar pentru a economisi bani. Acest aspect se poate traduce în eficiență risipită și productivitate foarte scăzută. Chiar dacă inițial poate părea tentant, totuși economia de resurse financiare te poate costa parametrii de eficiență ulterior.
4. Racordează-te la ultimele noutăți în materie de programe informatice utilizate la nivelul companiei tale pentru derularea operațiunilor financiar-contabile. Este foarte important să ții pasul cu ultimele noutăți în materie de aplicații informatice contabile adoptate în cadrul companiei tale. Versiunile vechi ale diverselor aplicații informatice contabile nu sunt actualizate la modificările legislative, aspect care periclitează conformitatea fiscală și legislativă a companiei tale.
5. Prioritizează soluțiile informatice integrate pentru a facilita conturarea raportărilor și a simplifica operațiunile derulate pentru declararea diverselor aspecte din spectrul financiar-contabil.

Acestea reprezintă cele 5 direcții generale de care poți să ții cont pentru a facilita traseul digitalizării domeniului financiar-contabil.

Secțiunea Întrebări și Răspunsuri. Cele mai comune 5 direcții greșite în traseul în digitalizării contabilității afacerii tale și cum să le eviți

1. Care este importanța actuală a digitalizării domeniului fianciar-contabil?

Procesul de digitalizare a contabilității este vital în contextele extrem de dinamice ale lumii actuale. Astăzi, contabilitatea nu mai poate fi percepută în afacerea digitalizării sau informatizării accelerate.

2. Există o rețeță a succesului general valabilă pentru companii atunci când discutăm despre digitalizarea contabilității?

Nu. Fiecare factor decizional al companiei va construi propriul traseul al digitalizării, unul particularizat, ținând cont de o serie de parametrii interni legați de o serie de aspecte precum: maniera de utilizare a aplicației, tipul de rapoarte solicitate, persoanele responsabile de gestiunea procesului financiar-contabil etc.

3. Care ar fi câteva direcții de care pot să țin cont atunci când doresc ca procesul de digitalizare a conabilității să urmeze un drum corect?

Câteva direcții de care poți să ții cont pentru a asigura liniaritatea procesului de digitalizare a contabilității se referă la: analizează tipologia activităților financiar-contabile derulate pentru a identifica cea mai potrivită aplicație pentru digitalizarea operațiunilor financiar-contabile, prioritizează colaboarea dintre contabil și informatician, nu alege cele mai ieftine soluții digitale doar pentru a economisi bani, racordează-te la ultimele noutăți în materie de programe informatice utilizate la nivelul companiei tale pentru derularea operațiunilor financiar-contabile și prioritizează soluțiile informatice integrate pentru a facilita conturarea raportărilor și a simplifica operațiunile derulate pentru declararea diverselor aspecte din spectrul financiar-contabil. Sunt doar câteva direcții care pot fi completate cu alte aspecte esențiale personalizate de care trebuie să ții cont.

Alege o soluție care să se potrivească atât nevoilor tale actuale, cât și celor viitoare, pentru a sprijini creșterea constantă a companiei tale. Dacă ai nevoie de ajutor în acest proces, contactează-ne!

Surse foto: Freepik

Referințe principale de informare

Stoica, O. C., Ionescu-Feleagă, L. (2022), Accounting and Auditing Profession in the Era of Digitalization, Audit Financiar, vol. XX, no. 1(165)/2022, pp. 134-146, DOI: 10.20869/AUDITF/2022/165/003.

Rudeanu Liliana, Evoluția profesiei contabile: de la registre manuale la automatizare, Conferința ,,Challenges of accounting for young researchers”, Moldova, 14-15 martie 2025, DOI:https://doi.org/10.53486/issc2025.66.

COJOCARI, Ana. Evoluția softurilor contabile Online, In: Challenges of Accounting for Young Researchers: International Student Scientific Conference, ISSC 2025, 9th Edition, March 14-15, 2025: Collection of scientific articles. Chişinău: SEP ASEM, 2025, pp. 183-185. ISBN 978-9975-168-25-0 (PDF). Disponibil: https://doi.org/10.53486/issc2025.52.