Cum navighezi schimbarile fiscale si digitalizarea in 2026

 La ce să te aștepți în anul 2026 în materie de digitalizare fiscală a afacerii tale?

Atunci când discutăm despre procesul de digitalizare a companiilor, o pondere semnificativă din cadrul acestuia este marcat de digitalizarea fiscală. Un concept cu care antreprenorii la început de drum antreprenorial nu sunt foarte familiarizați. La ce se referă în mod practic conceptul de digitalizare fiscală și cum impactează acesta afacerea derulată de tine? Digitalizarea fiscală a afacerii tale este asociată în mod direct cu utilizarea diverselor platforme care guvernează o serie de aspecte fiscale ale afacerii pe care o conduci. Iată, în linii generale, despre ce este vorba: digitalizarea fiscală la momentul actual în România redefinește modul în care afacerile trebuie să se raporteze la partea fiscală a activității derulate. Principalele sisteme ce produc modificările de paradigmă sunt: RO e-factura, RO e-SAF-T, RO e-TVA, RO e-case de marcat electronice fiscale, RO e-Sigiliu etc. Fiecare dintre acestea au rolul de transparentizare a informațiilor financiare și fiscale ale companiei tale. De departe cea mai utilizată platformă de digitalizare fiscală este RO e-factura. Nicio companie nu este scutită la ora actuală de utilizarea acesteia. Practic, întreaga activitate de facturare a companiei tale ,,trece prin filtrul” RO e-facturii. De asemenea, dacă discutăm despre paradigma RO e-SAF-T, aceasta este corelată la un cumul de informații financiar-contabile și fiscale ale companiei tale care sunt aduse la cunoștința ANAF cu o anumită regularitate, funcție de tipul de companie pe care o conduci.

Gestionarea aspectelor legate de digitalizarea fiscală actuală a companiilor este o reală provocare pentru orice antreprenor, indiferent de experința deținută de aceștia în câmpul antreprenorial. Adesea, antreprenorii sunt luați prin surprindere de o serie de modificări de natură legislativă sau digitală. Această situație apare mai ales atunci când pregătirea în ceea ce privește digitalizarea companiei este deficitară sau insuficientă. Totuși, la momentul actual nicio companie nu poate să rămână în urmă atunci când discutăm despre digitalizare. Și dacă te întrebi care sunt cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont pentru ca procesul digitalizării fiscale să fie unul lin, fără prea multe impedimente, iată mai jos câteva direcții:

1. Mapează corect și concret tipologia activităților derulate de către compania ta;
2. Caută un specialist în sfera digitalizării fiscale;
3. Responsabiliează personalul companiei tale pentru a participa la tot ceea ce presupune digitalizarea fiscală;
4. Adoptă cel mai potrivit soft de gestiune a datelor produse de către compania ta;
5. Nu aștepta instant schimbarea.

Practic, la ce se referă fiecare punct în parte? Maparea sau delimitarea clară a operațiunilor derulate în cadrul companiei tale te va ajuta să înțelegi mult mai profund caracteristicile fiecărui proces în parte. În acest fel, vei ști exact cum să corelezi nevoile tale informaționale la un anumit tip de aplicație. După ce ai înțeles și ai configurat principalii parametri de funcționalitate a fiecărui proces în parte, este indicat să apelezi la specialiști în domeniul digitalizării sau la persoane specializate pe direcția modificărilor de natură digitală. Aceștia vor știi să adreseze punctual necesitățile de informare ale companiei tale prin identificarea celor mai elocvente soluții digitale.

Dacă vrei să afli mai multe detalii cu privire la greșelile pe care este indicat să le eviți în traseul digitalizării afacerii tale, află că acestea pot fi customizate sau generale. Câteva direcții generale raportat la acestea le regăsești într-un articol recent publicat pe platforma noastră.

Un alt aspect deosebit de important de care trebuie să ții cont este legat de responsabilizarea personalului din cadrul companiei tale cu privire la participarea activă la procesul de digitalizare fiscală. Practic, informarea acestora și implicarea în cadrul proceselor de digitalizare poate să reprezinte un al doilea pas spre reușita obținută de compania ta în procesul de digitalizare. Dacă angajații sau cei care sunt în linia a doua în ceea ce privește digitalizarea companiei vor fi corect instruiți și vor înțelege importanța procesului asupra proceselor organizaționale, liniaritatea acestuia va fi asigurată.

După ce ai parcurs toți acești pași, pe baza comunicării cu personalul specializat în direcția adresării corecte a modificărilor de natură legislativă vei reuși să adopți cea mai bună decizie în direcția implementării celui mai potrivit soft de gestiune a datelor companiei tale. Trebuie totuși să fi conștient de faptul că schimbarea nu va veni instant. Este nevoie de o perioadă de timp pentru ,,a se așeza lucrurile” și a comensura realmente efectele adoptării unui soft potrivit în cadrul proceselor tale de afaceri.

Orice schimbare eficientă nu apare instant. Este nevoie de timp pentru ca eficiența acesteia să fie clar dovedită și experimentată la nivelul companiilor.

Una dintre cele mai mari provocări ale antreprenorilor actuali este legată de ralierea la toate modificările digitalizării fiscale ale momentului. Ultimii ani a fost marcați de o serie de modificări de natură digital-fiscală care au adus o serie de provocări și celor mai experimentați antreprenori. Astfel, antreprenorii au fost nevoiți să redefinească traseul antreprenorial prin considerarea celor mai importante paradigme ale digitalizării fiscale și includerea acestora la nivelul afacerii derulate. Au fost așadar perioade destul de provocatoare pentru fiecare antreprenor în parte, marcate de multe schimbări care au redefinit modul în care trebuie ,,gândite” modelele de afaceri autohtone.

Într-un cadru economic marcat de dinamism și complexitate, nu poți să nu te întrebi ce te așteaptă în viitor cu privire la toate aceste modificări care se răsfrâng asupra proceselor tale organizaționale. Care sunt principalele aspecte de care trebuie să ții cont în anul 2026 cu privire la digitalizarea fiscală a afacerii tale? Cum ar trebui să mapezi toate aceste modificări? Care sunt provocările pe care le vei întâlni pe parcursul anului 2026 în materie de digitalizare fiscală și ce strategii ar trebuie să adopți pentru ca implementarea să fie un real succes?

În acest sens, ar fi multe de discutat, mai ales dacă ne raportăm la toate acele sisteme de digitalizare fiscală. Să începem așadar cu cea mai populară aplicației de digitalizare fiscală a companiilor autohtone, și anume RO e-factura.

Raportarea financiară devine un proces automat, cu dashboard-uri și indicatori de performanță care reflectă în timp real situația companiei. Un exemplu de astfel de soluție este WinMENTOR ENTERPRISE, o platformă modulară dezvoltată special pentru nevoile industriei din România.

Ce trebuie să cunoști despre RO e-factura în anul 2026?

Și în anul 2026, sistemul RO e-factura deține caracter de obligativitate pentru o serie de contribuabili, indiferent de obiectul de activitate a acestora ori mărimea activității derulate. Rămâne așadar un pilon important ce definește activitatea de facturare a companiei tale. Dacă intenționezi să constitui o companie în anul 2026, atunci trebuie să ții cont de faptul că RO e-factura trebuie implementată încă de la momentul întocmirii primei facturi. Pentru acest aspect este important să alegi cea mai potrivită aplicație de gestiune a proceselor de facturare, ideal una care să permită integrarea cu SPV. Integrarea unei astfel de aplicații de facturare cu Spațiul Privat Virtual permite gestionarea mult mai eficientă a facturilor emise precum și a celor primite, aspect favorabil pentru asigurarea unei evidențe corecte și complete a tuturor documentelor care trebuie transmise și care sunt primite prin intermediul RO e-factura.

În anul 2026, utilizarea sistemului RO e-factura este obligatorie pentru toate companiile, cu excepția agricultorilor persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori și a institutelor/centrelor culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale. Obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura de către aceste categorii de contribuabili a fost amânată până la data de 1 iunie 2026, motivația fiind legată de cerințele tehnice care nu pot fi îndeplinite de către acestea pentru racordarea la normele legale până la data specificată.

Ce trebuie să știi așadar cu privire la utilizarea acestei paradigme digital-fiscale la nivelul anului 2026? 3 aspecte principale: 1. Este o paradigmă ce trebuie integrată la nivelul tuturor proceselor de afaceri derulate pe teritoriul României; 2. Este una dintre cele mai utilizate paradigme întrucât facturarea ocupă cea mai mare pondere din activitățile derulate de către companii; 3. Afacerea ta nu poate funcționa în afara utilizaării RO e-factura.

Așadar, utilizarea RO e-facturii la nivelul proceselor organizaționale nu mai este o opțiune pentru anul 2026. Aceasta devine o obligativitate fără de care companiile nu își pot derula activitatea de facturare.

Paradigma RO e-facturii face parte din procesul de digitalizare fiscală a afacerii tale. Află din cadrul unui material interesant publicat prin intermediul blogului nostru care sunt principalele 5 motive pentru care digitalizarea fiscală este esențială în viața companiei tale.

Ce trebuie să cunoști despre RO e-SAF-T în anul 2026?

O altă paradigmă a digitalizării companiilor ce va defini companiile anului 2026 este RO e-SAF-T. Aceasta nu este definită doar de complexitate ci și de cerințe customizate cu privire la raportare. Deși o paradigmă digital fiscală ce definește de ceva timp spațiul antreprenorial autohton, totuși complexitatea acesteia este atestată și la câțiva ani după ce aceasta a pătruns în spațiul de afaceri. Sistemul digital fiscal RO e-SAF-T este o metodă sau un instrument de transmitere către ANAF a tuturor informațiilor companiei tale cu privire la aspecte fiscale și financiar-contabile. Practic, discutăm despre un standard internațional utilizat pentru transferul de date de natură fiscală și financiară de la contribuabil la autorități fiscale și auditori. Acesta este un fișier de tip xml și conține date extrase automate din programul de evidență contabilă a companiei tale.

Această paradigmă digital-fiscală reformează modul de transmitere a informațiilor companiei tale către autorități. Există o serie de nuanțe legate de termene de transmitere, categorii de contribuabili care trebuie să transmită acest fișier către ANAF și conținutul specific al acestuia. Astfel, din anul 2022 au existat o serie de etape de raliere la această modificare a companiilor, funcție de mărimea entității deținute.

Cum schimbă RO e-SAF-T viitorul companiei tale? Această nouă paradigmă a digitalizării fiscale deține potențialul modificării modului în care ANAF realizează controale fiscale. Dacă până acum, bibliorafturi cu dosare întregi erau solicitate pentru a fi analizate în cadrul unui control din partea ANAF-ului, de acum, acest fișier permite realizarea acestor verificări de la distanță. Începând cu anul 2025, toate categoriile de contribuabili sunt obligați la transmiterea fișierului SAF-T cu o anumită regularitate stabilită prin intermediul prevederilor legale.

Atunci când discutăm despre paradigmele digital-fiscale și incidența aceastora pentru viitorul companiei tale, trebuie să cunoaștem o serie de aspecte importante. Iată câteva repere de care este indicat să ții cont dacă dorești ca în anul 2026 ralierea la modernitatea digital fiscal să fie una lină și fără prea multe impedimente pentru tine și afacerea ta:

1. Asimilează acum faptul că digitalizarea fiscală nu mai este o opțiune. Vorbim astfel despre obligativitatea fiecărei companii de a se ralia la toate aceste modificări, indiferent de statutul acestora sau de alți parametri de funcționalitate. Chiar dacă derulezi o activitate fără personalitate juridică, trebuie să implementezi la nivelul proceselor derulate toate aceste paradigme ale modernității.
2. Identifică soluții digital-fiscale care să se plieze pe modelul tău de afaceri și care să te propulseze spre optimizarea parametrilor de conformitate fiscală. Este foarte important să faci cele mai potrivite alegeri atunci când vine vorba de soluțiile informatice care să susțină transformările de natură digital-fiscală, întrucât acestea trasează drumul spre sporirea parametrilor de conformitate fiscală și legislativă.
3. Fă cele mai potrivite alegeri atunci când vine vorba de parteneriate încheiate cu persoane specializate în guvernarea schimbărilor de natură digital-fiscală. Atunci când discutăm despre implementarea celor mai eficiente soluții de digitalizare fiscală nu putem să omitem aspectele legate de parteneriatele încheiate cu specialiștii în domeniul informatic. Acestea sunt de primă importanță pentru trasarea liniarității fenomenului digitalizării, indiferent că discutăm despre digitalizarea fiscală a companiei sau cea realizată la nivel general.
4. Nu aștepta ca lucrurile să se îmbunătățească peste noapte. Acordă timp instrumentelor pentru a aduce rezultatele dorite. Dacă observi că unul dintre instrumentele adoptate nu țintește obiectivele dorite, reconfigurează traseul și modifică metodele practicate pentru a restarta noțiunea de performanță.
5. Întoarce-te la planul inițial ori de câte ori crezi că lucrurile scapă de sub control. Având în vedere complexitatea procesului de raliere la modernitate, există posibilitatea ca adesea lucrurile să nu urmeze traiectoria dorită. În aceste circumstanțe este indicat să reconfigurezi din nou traseul și să te reîntorci la planul inițial dacă este nevoie pentru a-ți reseta obiectivele scontate.

Acestea sunt 5 direcții de care este indicat să ții cont pentru o bună gestionare a resurselor digitalizării fiscale în vederea prioritizării traseului modern al procesului. Anul 2026 este posibil să pregătească o serie de ,,surprize” în sfera digitalizării fiscale care s-ar putea să te surprindă.

Alege o soluție care să se potrivească atât nevoilor tale actuale, cât și celor viitoare, pentru a sprijini creșterea constantă a companiei tale. Dacă ai nevoie de ajutor în acest proces, contactează-ne!

Surse foto: Freepik

Referințe principale de informare

1. Botar, C. F. (2024, July 16). Părerea profesioniștilor contabili cu privire la obligativitatea implementării RO e-facturii și a raportării SAF-T (D406). Observații de pe ,,teren”. Episodul 1. Universul Fiscal. https://universulfiscal.ro/parerea-profesionistilor-contabili-cu-privire-la-obligativitatea-implementarii-ro-e-facturii-si-a-raportarii-saf-t-d406-observatii-de-pe-teren-episodul-1/.
2. E-Factura-următorul pas spre digitalizarea fiscală în România. (2023). EY România. https://www.ey.co m/ro_ro/news/2023/08/e-factura—urmatorul-pas-spre-digitalizarea-fiscala-in-romania
3. Maratonul digitalizării: Implementarea SAF-T în România. (2021). Deloitte Romania. https://ww w2.deloitte.com/ro/ro/pages/tax/articles/maratonul-digitalizarii-implementarea-saf-t-in-romania.html.
4. Raportarea SAF-T, obligatorie pentru contribuabilii mijlocii din 2023. Ce pot învăța din experiența companiilor mari. (2022). Deloitte Romania. https://www2.deloitte.com/ro/ro/pages/about-deloitte/articles/r aportarea-saf-t-obligatorie-pentru-contribuabilii-mijlocii-din-ce-pot-invata-din-experienta-companiilor-mari.html.
5. Ordin nr. 1783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.
6. Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.