Foloseste solutiile SCRIBSOFTWARE pentru a depune eficient declarația 406.
Noi va putem oferi solutia pentru o implemetare cat mai usoara a sistemului SAF-T prin intermediul ERP-urilor pe care le distribuim.
Trebuie doar sa ne contactati si noi vom veni in sprijinul dumneavostra.
IA LEGATURA CU NOIÎncepând cu introducerea sistemului SAF-T în România, declarația 406 a devenit o obligație pentru multe companii. Dacă ești antreprenor sau manager financiar și încă te întrebi ce presupune acest document și cum afectează activitatea firmei tale, ai ajuns la locul potrivit. Hai să vedem concret ce este această declarație, cine trebuie să o depună și, cel mai important, ce trebuie să conțină.
Declarația 406 este documentul prin care se transmite fișierul standard de audit fiscal (SAF-T) către ANAF. Scopul principal al acestui fișier este de a îmbunătăți eficiența controalelor fiscale, de a crește încasările la bugetul de stat și de a reduce evaziunea fiscală.
SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un fișier XML care conține informații detaliate privind tranzacțiile contabile ale unei firme, cum ar fi facturile emise și primite, plățile, stocurile și alte date relevante pentru o verificare fiscală rapidă și transparentă.
În alte cuvinte, este un mod prin care ANAF poate accesa electronic și în detaliu datele financiare ale unei companii, fără a mai fi nevoie de solicitări suplimentare sau verificări fizice. Totul se face automat, digital, ceea ce aduce un plus de eficiență atât pentru companii, cât și pentru stat.
Obligația de a depune declarația 406 revine unei largi categorii de entități economice. Este important să cunoști dacă firma ta se încadrează în lista contribuabililor care trebuie să transmită această declarație. Iată cine este obligat să depună fișierul SAF-T:
Practic, dacă administrezi o firmă care desfășoară activități economice în România sau ai un sediu permanent aici, este foarte probabil să fii obligat să depui această declarație. Chiar și pentru persoanele juridice străine sau unitățile fără personalitate juridică, dacă acestea au coduri de TVA în România, ele sunt incluse în această obligație.
Există anumite tipuri de contribuabili care nu trebuie să depună declarația 406 și nu trebuie să își implementeze și să depună fișierul SAF-T.
În general, întreprinderile neplătitoare de TVA, cum sunt PFA-urile, întreprinderile și asociațiile familiale, avocații, notarii, doctorii și persoanele juridice care au documente clasificate sunt scutite de depunerea declarației SAF-T (D406).
Declarația 406 este destul de tehnică și detaliată. Se completează sub formă de fișier XML, cu ajutorul unui software specializat. Fișierul SAF-T trebuie să conțină o gamă variată de informații financiare și contabile ale companiei. Printre cele mai importante date care trebuie incluse se numără:
Practic, declarația 406 este ca o radiografie completă a activității economice a firmei tale. ANAF poate analiza fiecare aspect al tranzacțiilor efectuate și se poate asigura că totul este corect și transparent. Completările tehnice pentru acest fișier pot necesita ajutorul unui expert contabil sau a unui specialist IT, având în vedere complexitatea sa.
Dacă ai nevoie de ajutor pentru depunerea declarației 406, nu ezita să ne contactezi și vedem cum te putem ajuta, folosind un software ERP, în crearea și trimiterea acestui document.
Termenele de depunere a declarației 406 depind de dimensiunea și tipul companiei tale. Pentru companiile mari, obligația de a depune acest fișier a început deja, în timp ce pentru companiile medii și mici, există o perioadă de tranziție.
Este important să verifici termenul exact care se aplică firmei tale, pentru că amenzile pentru neîndeplinirea acestei obligații pot fi considerabile. O amânare sau o greșeală poate duce la probleme majore cu ANAF-ul, deci e esențial să te asiguri că totul este în regulă.
Din momentul în care trebuie depusă declarația 406, aceasta trebuie depusă:
Transmisia fișierului SAF-T se face exclusiv online, prin intermediul platformei ANAF. De asemenea, este necesară semnătura electronică calificată pentru a valida și trimite corect declarația. Dacă nu ai deja o semnătură electronică, este recomandat să o obții cât mai curând posibil, pentru a nu întâmpina probleme tehnice în momentul transmiterii.
Un alt aspect important este acela că fișierul SAF-T nu este fix. ANAF poate actualiza cerințele acestuia în funcție de noi reguli fiscale sau cerințe legislative, astfel că firmele trebuie să rămână vigilente și să urmărească schimbările impuse de autorități.
De asemenea, firmele care își externalizează contabilitatea sau folosesc un software ERP trebuie să se asigure că soluțiile pe care le folosesc sunt actualizate și compatibile cu cerințele SAF-T. Mulți furnizori de software au început deja să implementeze funcționalități speciale pentru completarea și transmiterea acestui fișier.
Declarația 406 SAF-T este un pas important în direcția digitalizării fiscale în România. Pentru companii, aceasta reprezintă o responsabilitate majoră, însă și o oportunitate de a-și eficientiza procesele contabile și financiare. Cu un volum mare de informații ce trebuie raportate corect și la timp, este crucial să te pregătești din timp pentru a respecta toate cerințele ANAF.
În acest context, asigură-te că ai la îndemână resursele necesare – fie că este vorba de suport IT, expertiză contabilă sau soluții ERP – pentru a depune această declarație corect și eficient.
Anul 2022 a adus pentru agentii economici o serie de provocari, printre care una care le-a creat multe batai de cap atat celor pentru care a fost introdusa obligativitatea raportarii SAF-T (fisierul standard de control fiscal) cat si dezvoltatorilor de ERP-uri, care au trebuit sa integreze aceasta declaratie in cadrul soft-urilor existente, in conditiile in care complexitatea acesteia nu poate fi comparata cu a nici unei alte declaratii prevazuta de legislatia romaneasca.
Prin intermediul acestei raportari companiile sunt obligate să transmită autorităților un volum considerabil de informații contabile și fiscale legate de activitatea lor comercială, într-un format predefinit, dar foarte complex. În aceste condiții, dincolo de eforturile pe care contribuabilii trebuie să le depună în termeni de alocare a echipelor și resurselor financiare, este esențial ca aceștia să înceapă implementarea cât mai rapid pentru a verifica disponibilitatea datelor solicitate de schema SAF-T, pentru a mapa taxele necesare raportării, a alege o soluție IT de raportare și pentru a avea timp și să testeze raportarea până în momentul în care aceasta devine obligatorie.
Desi a fost parcurs aproape un an din etapa de implementare, care nu este deloc simplă si anumite ERP-uri au deja integrata aceasta raportare, nu putem spune ca lucrurile s-au asezat in totalitate.
Astfel ca, o alta categorie de contribuabili se pregatesc pentru a intra in sistemul de raportare incepand cu 01.01.2023 si a face fata provocarii. Este vorba despre agentii economici cuprinsi in lista contribuabililor mijlocii incepand cu data de 01.01.2022.
Fișierul Standard de Control Fiscal SAF-T este reglementat prin art. 59^1 din Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală și prin OPANAF nr. 1783/2021.
Autoritatile fiscale romane au implementat obligativitatea raportarii SAF-T (Standard Audit File for Taxation – Fisierul Standard de Audit pentru Taxe) incepand cu 1 ianuarie 2022 pentru marii contribuabili, urmand ca din 2023 raportarea sa devina obligatorie si pentru contribuabilii mijlocii, iar din 2025 pentru contribuabilii mici. In acest sens, companiile trebuie sa depuna Declaratia 406 care poate fi generata automat cu ajutorul sistemelor informatice moderne ERP (Enterprise Resource Planning).
Fișierul Standard de Control Fiscal (SAF-T) este un standard internațional pentru schimbul electronic de date contabile între societăți/organizații și autoritățile fiscale.
Fisierul standard de control fiscal (SAF-T) este transmis de catre contribuabili in format electronic catre autoritatile fiscale, prin intermediul D406, iar semnarea declaratiei se face prin utilizarea certificatului calificat, emis de un furnizor de servicii de certificare acreditat.
Obligatia de transmitere a fisierului standard de control fiscal prin intermediul Declaratiei informative D406 a devenit sau va deveni efectiva pentru fiecare categorie de contribuabili, astfel:
Contribuabili mari aflati in lista inainte de 31.12.2021 – incepand cu 1 ianuarie 2022;
Contribuabili mari inclusi in lista la 31.12.2021 – incepand cu 1 iulie 2022;
Contribuabili mijlocii – incepand cu 1 ianuarie 2023;
Contribuabili mici – incepand cu 1 ianuarie 2025;
Prin exceptie – institutiile de credit, institutiile financiare nebancare, institutiile financiare si societatile de asigurare / reasigurare vor avea obligatia sa depuna Declaratia 406 incepand cu 1 ianuarie 2023.
Mai exact, următoarele categorii de contribuabili au obligația de depunere a Fișierului SAF-T (D406):
•regiile autonome;
• institutele naționale de cercetare-dezvoltare;
• societățile pe acțiuni (S.A.);
• societățile în comandită pe acțiuni (SCA);
• societățile în comandită simplă (SCS);
• societățile în nume colectiv (SNC);
• societățile cu răspundere limitată (S.R.L.);
• societățile/companiile naționale;
• organizațiile cooperatiste meșteșugărești (OC1);
• organizațiile cooperatiste de consum (OC2);
• organizațiile cooperatiste de credit (OC3);
• unitățile fără personalitate juridică din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• persoanele juridice străine care desfășoară activitate prin intermediul unui sediu permanent/mai multor sedii permanente în România;
• persoanele juridice străine care au locul de exercitare a conducerii efective în România;
• asociațiile cu scop patrimonial;
• asociațiile/persoanele fără scop patrimonial;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entități organizate pe baza Codului civil;
• societățile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA (contribuabilii înregistrați prin înregistrare directă, contribuabilii înregistrați prin reprezentant fiscal, sediile fixe);
• alte persoane juridice, care nu se regăsesc menționate în mod expres in lista categoriilor de contribuabili care nu vor avea obligația de depunere a fișierului SAF-T (D406).
Următoarele categorii de contribuabili nu vor avea obligația de depunere a fișierului SAF-T (D406):
• Persoanele fizice autorizate;
• Întreprinderile individuale;
• Întreprinderile familiale;
• Persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ (PFL);
• Asociațiile familiale (ASF)
• Societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată (SPAR) şi cabinetele individuale de avocat;
• Societățile profesionale notariale şi birourile individuale notariale;
• Cabinetele medicale individuale (CMI);
• Societățile profesionale practicieni în insolvență (SPI);
• Întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată (URL);
• Instituțiile publice (PUB) indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate;
• Autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare.
Obligația de depunere a Declarației Informative D406 privind Fișierul Standard de Control Fiscal (SAFT) devine efectivă pentru fiecare categorie de contribuabili de la datele de referință stabilite prin OP ANAF 1783/2021, astfel:
•pentru contribuabilii încadrați în categoria marilor contribuabili la data de 1 ianuarie 2022, care au făcut parte din această categorie și în anul 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 ianuarie 2022, care reprezintă data de referință pentru mari contribuabili;
•pentru contribuabilii încadrați în categoria marilor contribuabili la data de 1 ianuarie 2022, care nu au făcut parte din această categorie în anul 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 iulie 2022, care reprezintă data de referință pentru noii mari contribuabili
•pentru contribuabilii încadrați în categoria contribuabili mijlocii la data de 31 decembrie 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 ianuarie 2023, care reprezintă data de referință pentru contribuabilii mijlocii;
•pentru contribuabilii încadrați în categoria de contribuabili mici la data de 31 decembrie 2021, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data de 1 ianuarie 2025, care reprezintă data de referință pentru contribuabilii mici;
Pentru contribuabilii nou-înregistrați/încadrați după data de referință pentru fiecare categorie în parte, obligația de depunere a Declarației informative D406 începe de la data efectivă a înregistrării, prima depunere a Declarației informative D406 urmând să se facă în ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se face raportarea, ulterior datei de referință pentru categoria în care au fost înregistrați/încadrați.
Contribuabilii care au fost încadrați într-o categorie care avea obligația depunerii Declarației Informative D406, conform datelor de referință, iar ulterior sunt încadrați într-o categorie pentru care nu s-a împlinit data de referință pentru depunerea declarației continuă să raporteze fișierul standard de control prin depunerea de Declarații Informative D406.
Contribuabilii nerezidenți înregistrați doar în scop de TVA în România au obligația de depunere a Declarației informative D406 începând cu data de referință pentru contribuabili mici (01 ianuarie 2025).
Contribuabilii care la data de 31 decembrie 2021 erau încadrați în categoria contribuabililor mici sau mijlocii, iar la data de 01 ianuarie 2022 sunt încadrați în categoria contribuabililor mari, au obligația depunerii Declarației informative D406 începând cu data de referință pentru noii mari contribuabili (01 iulie 2022).
Contribuabilii care la data de 31 decembrie 2021 erau încadrați în categoria marilor contribuabili, iar începând cu data de 01 ianuarie 2022 sunt încadrați în categoria contribuabililor mijlocii sau mici, au obligația depunerii Declarației informative D406 începând cu data de referință pentru contribuabili mijlocii (1 ianuarie 2023) respectiv pentru contribuabili mici (1 ianuarie 2025), in funcție de categoria în care au fost încadrați începând cu 01 ianuarie 2022.
Raportarea SAF-T, prin Declaratia 406, standardizeaza transferul de informatii intre autoritatile fiscale si contribuabili si presupune raportarea periodica a unui set de informatii.
Totodata, D406 ofera autoritatilor accesul la date din evidenta contabila si fiscala ale contribuabililor, stocate si prelucrate in mediul electronic.
Contribuabilii trebuie să trimită Declarația Informativă D406 lunar sau trimestrial, urmând perioada fiscală aplicabilă pentru Taxa pe Valoarea Adăugată (TVA).
Contribuabilii care au ca perioadă fiscală aplicabilă pentru taxa pe valoarea adăugată semestrul sau anul, vor depune fișierul SAF-T trimestrial.
Data limită pentru depunerea Declarațiilor Informative D406 privind Fișierul Standard de Control Fiscal este:
– până în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (luna/trimestrul calendaristic, după caz, pentru alte informații decât cele privind “Stocurile” si “Activele”).
– până la termenul de depunere a situațiilor financiare aferente exercițiului financiar pentru care se raportează, in cazul informațiilor SAF-T privind “Active”.
– la termenul stabilit de organul fiscal, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării, in cazul informațiilor SAF-T privind -”Stocuri”.
Având în vedere complexitatea și noutatea acestei obligații de raportare, contribuabilii/plătitorii beneficiază de o perioadă de grație dupa cum urmeaza:
• 6 (șase) luni pentru prima raportare, respectiv cinci (cinci) luni pentru a doua raportare, 4 (patru) luni pentru a treia raportare, 3 (trei) luni pentru a patra raportare, 2 (două) luni pentru a cincea raportare, pentru contribuabilii care au obligația de transmitere lunară a fișierului SAF-T;
• 3 (trei) luni pentru prima raportare, pentru contribuabilii care au obligația de transmitere trimestrială a fișierului SAF-T.
Perioada de grație se calculează pornind de la ultima zi a perioadei de raportare pentru care aceasta se acordă, când obligația de transmitere devine efectivă pentru respectivul contribuabil.
De exemplu, nu se sancționează contravențional nedepunerea sau depunerea incorectă ori incompletă a Fișierului SAF-T aferent lunilor ianuarie, februarie, martie, aprilie si mai 2022, dacă acestea sunt depuse corect și complet pana in ultima zi a lunii iulie, respectiv într-un termen de maxim 6 luni de la data primului termen limită de depunere pentru prima Declarație informativă D406 privind fișierul standard de control fiscal (SAF-T).
In situația în care contribuabilul constată anumite erori în declarația depusă inițial acesta poate depune declarații rectificative.
Informațiile privind Activele sunt întocmite la nivelul anului financiar aplicat de către contribuabili și transmis printr-o singură depunere (o singură raportare) a Declarației informative D406, până la data depunerii situațiilor financiare aferente exercițiului financiar la care se referă.
Declarația informativă D406 pentru Active se poate depune ca o declarație independentă nefiind necesare introducerea tuturor secțiunilor/subsecțiunilor Declarației informative D406, ci doar a zonelor indicate ca fiind obligatorii pentru transmiterea informațiilor despre Active.
Pentru depunerea Declarației Informative D406 privind Activele, nu se acordă perioadă de grație.
Informațiile privind Stocurile sunt întocmite și depuse la cererea ANAF, pe baza unei solicitări specifice din partea autorității fiscale. În funcție de perioada pentru care se solicită furnizarea informațiilor privind Stocurile prin Fișierul Standard de Control Fiscal SAF-T, contribuabilii vor furniza una sau mai multe declarații informative cuprinzând subsecțiunile din Fișierul SAF-T relevante pentru Stocuri, separate pentru fiecare dintre lunile/trimestrele calendaristice cuprinse în perioada pentru care a fost trimisă solicitarea de depunere din partea ANAF.
Declarațiile informative D406 pentru Stocuri se vor depune în termenul stabilit de organul fiscal, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării.
Declarația Informativă D406 se depune doar online, în format electronic, prin intermediul serviciului public digital Servicii online – Depunere declarații al ANAF sau prin intermediul site-ului www.e-guvernare.ro serviciul Depunere declarații ANAF.
După depunerea cu succes a fiecărei declarații informative D406 (cu Fișierul Standard de Control Fiscal atașat) prin portalul ANAF, se emite o recipisă cu numărul de referință al depunerii și cu rezultatele procesării declarației informative și a fișierului standard de audit SAF-T atașat. Recipisa poate fi obținută de către contribuabili sau de către delegații acestora accesând fie serviciul public pentru verificarea recipiselor pe baza indexului de depunere a declarației informative (index de încărcare) – https://www.anaf.ro/StareD112/, fie prin vizualizarea mesajelor din Spațiul Privat Virtual (SPV), pe contul contribuabilului care a depus declarația informativă.
La depunerea Declarației informative D406 în format electronic prin portalul ANAF se verifică reprezentarea contribuabilului declarant și autenticitatea Declarației informative D406 – prin validare cu semnătura digitală utilizată la autentificarea pe portalul ANAF și la semnarea formularului electronic D406. După validarea cu succes a contribuabilului declarant și autenticitatea declarației, se verifică termenul limită de depunere, integritatea, formatul, completitudinea și corectitudinea fișierului standard de audit SAF-T depus, prin verificări sintactice și semantice ale înregistrărilor transmise. După verificări, se emite recipisa pentru Declarația informativă D406 depusă, cu indexul de încărcare al declarației, rezultatele verificărilor și eventualele erori sau avertismente.
Dacă verificarea se încheie cu succes, sistemul informatic ANAF va aloca un “Număr de Înregistrare al Declarației – Internet” și va genera un mesaj specific informând declarantul că declarația sa a fost verificată și reținută ca Declarație Informativă D406 validă (mesajul poate fi consultat de declarant prin Internet pe pagina Web de interogare a stării prelucrării documentelor, folosind “Indexul de Încărcare” memorat).
Dacă Declarația informativă D406 a prezentat erori la verificările efectuate atunci declarația transmisă este respinsă si contribuabilul este informat prin recipisă despre acest fapt, având posibilitatea să se conformeze la depunerea Declarației informative D406 complete și corecte prin redepunerea integrală a declarației.
Pentru declarația informativă D406 transmisă cu erori identificate de ANAF și pentru care a fost comunicată recipisa ce le semnalează, contribuabilul va redepune integral declarația informativă D406, care trebuie să cuprindă fișierul standard de control fiscal SAF-T corectat.
Nu este admisă transmiterea unor corecții parțiale prin transmiterea doar selectivă a înregistrărilor sau câmpurilor corectate pentru cele care au prezentat erori.
Important: O dovadă a conținutului trimis la ANAF trebuie păstrată de către contribuabil pentru a permite accesul la acesta (acesta reprezentând un mijloc de probă către organismul de contestație fiscală, instanța de judecată și experții părților).
Formularul, Programul de asistență și Instrucțiunile/ Documentația necesară configurarii D-406 in ERP-uril sunt puse la dispoziția contribuabililor de către Agenția Națională de Administrare Fiscală și pot fi descărcate de pe pagina web a ANAF de la adresa www.anaf.ro.
Programul de testare voluntară este o formă de asistență pentru contribuabili oferită de ANAF în perioada preliminară introducerii obligațiilor de raportare. Testarea voluntară este o formă de asistență pentru contribuabili oferită de ANAF prin care orice contribuabil își poate testa Declarația Informativă D406T, ce include și fișierul XML în format SAF-T, generată de sistemele proprii din punct de vedere semantic și sintactic, fără ca datele transmise să fie preluate în cadrul analizelor fiscale realizate de direcțiile interne din cadrul ANAF.
Programul de testare voluntară este deschis și furnizorilor de aplicații financiar-contabile, sisteme ERP și/sau alte tipuri de aplicații cu ajutorul cărora se vor pregăti și se vor depune de către contribuabili Declarațiile Informative D406.
Informațiile și datele transmise în cadrul Declarației Informative D406T de către contribuabili se vor utiliza doar pentru efectuarea verificărilor și validărilor din punct de vedere sintactic și semantic. După transmiterea raportului de verificare/ testare, informațiile și datele transmise de contribuabil vor fi șterse din cadrul sistemelor ANAF.
Pregătirea Declarației Informative D406T se realizează cu același program Validator Soft-J pus la dispoziție de ANAF. Transmiterea Declarației Informative D406T se realizează prin același mecanism ca și Declarația informativă D406. Programul de testare voluntară nu verifică modul de conformare al contribuabililor la obligațiile de depunere a Declarației Informative D406, ci este o formă de asistență pentru contribuabili la pregătirea și depunerea Declarației Informative D406 corectă, completă și la timp.
Nu există sancțiuni sau limitări la testarea voluntară, serviciul putând fi utilizat liber de orice contribuabil interesat să se conformeze obligațiilor fiscale. Programul de testare voluntară va continua și după data de 1 Ianuarie 2022, această formă de asistență pentru contribuabili fiind una permanentă, adresată contribuabililor cu obligații de depunere, contribuabililor nou înregistrați, furnizorilor de aplicații financiar-contabile sau ERP, cu caracter permanent. ANAF oferă astfel permanent asistență contribuabililor care se vor înregistra în viitor, celor care fac schimbări, extinderi, modificări în sistemele lor informatice cu care pregătesc și depun declarațiile în format digital.
Doriți să luați legătura? Ne-am bucura sa putem sa te ajutam. Iată cum ne poți contacta…
