Anul 2026 pare mai impactat de digitalizare ca oricare altul. Nicio afacere, indiferent de misiunea, viziunea și obiectivul acesteia ori de alte repere privind existența și funcționarea acesteia nu se mai poate sustrage de la ceea ce presupune întregul proces de digitalizare a afacerii. Atunci când ne gândim la digitalizare, este important să nu tratăm cu superficialitate fenomenul ci să înțelegem pe deplin amploarea acestuia. Fie că ești antreprenor la început de drum, fie că deții o afacere de mai mult timp, este important să mapezi corect modificările digitalizării. De aceea, rămâi alături de noi pentru a afla ce înseamnă digitalizarea în 2026, care sunt principalele procese pe care trebuie să le ai în vizor și cum poți face să le prioritizezi.
Motive principale ale prioritizării digitalizării în anul 2026
Atunci când discutăm despre digitalizare, lucrurile capătă o cu totul altă nuanță la momentul actual. Discutăm despre procese indispensabile afacerii tale fără de care nu îți mai poți menține relevanța. Adevărul este faptul că digitalizarea afacerii în anul 2026 nu seamănă deloc cu cea de acum câțiva ani. Companiile au devenit pretențioase în ceea ce privește acest fenomen iar acest aspect este unul justificat de vreme ce obținerea performanței afacerii se datorează digitalizării. În anul 2026 digitalizarea arată diferit pentru că modul de organizare și derulare a unei afaceri este total distinct față de anii precedenți. Iată 3 motive pentru care digitalizarea afacerii în anul 2026 arată diferit față de anii precedenți:
- Automatizarea proceselor de afaceri nu mai este o nebuloasă în afaceri. Experiența antreprenorială dovedește faptul că parametrii de perfomanță ai afacerii au fost accentuați prin implicarea inteligenței artificiale în tot ceea ce privește derularea activităților companiei;
- Sporirea caracteristicilor de securitate și confidențialitate a datelor. Pe măsură ce aceste instrumente sunt tot mai des utilizate, companiile dezvoltă politici privind aspectele legate de securitatea și integritatea datelor. Acest aspect consolidează practicile de utilizare a tehnologiilor informaționale;
- Digitalizarea permite focusarea factorilor decizionali spre generarea plusvalorii în cadrul companiei, aspect indispensabil pentru sporirea parametrilor de performanță.
Așadar, în anul 2026 să te gândești că digitalizarea este o opțiune, nu este deloc în beneficiul companiei tale.
Dacă discutăm despre punctul de pornire în digitalizare, acesta nu este redat de apelul la niște principii magice ci de maparea concretă și corectă a modului în care aceasta va fi implementată la nivelul companiei tale. De asemenea în anul 2026 trebuie să faci distincția dintre companie informatizată și digitalizată. Conceptul de digitalizare are implicații mult mai largi decât cel de informatizare. O firmă informatizată nu este neapărat corelată în mod direct la sporirea parametrilor de performanță, de vreme ce digitalizarea poate contribui în manieră directă la consolidarea acesteia.
Punctul real de pornire în digitalizarea afacerii în anul 2026
Atunci când dorești să îți digitalizezi afacerea, nu începi prin a achiziționa diverse soluții software care ulterior se pot dovedi total nepotrivite pentru afacerea ta. Pe lângă resurse financiare risipite, îți poți pierde și entuziasmul legat de implementarea acestor instrumente care nu se pliază pe necesitățile tale informaționale. De aceea, începe procesul de digitalizare prin a-ți adresa o serie de întrebări care să te ajute să identifici cele mai bune soluții digitale. Iată câteva repere cu privire la întrebările pe care trebuie să ți le adresezi înainte de a implementa digitalizarea în afacerea ta:
- Care sunt procesele repetitive din cadrul afacerii tale?
- Ce procese antreprenoriale consumă cel mai mult timp?
- Care sunt activitățile care depinde de o singură persoană?
- Care sunt activitățile care produc peste 60% din venituri? Dar peste 80%?
- Care sunt sarcinile cele mai consumatoare de timp?
- Care sunt rațiunile pentru care dorești să automatizezi anumite procese organizaționale?
- Ce procese sunt stabile și pregătite pentru a fi digitalizate?
- Ce resurse financiare pot economisi ca urmare a implementării digitalizării?
- Ce perfomanță au sistemele actuale care digitalizează anumite procese?
- Care este prioritatea în ceea ce privește digitalziarea proceselor?
Acestea sunt câteva întrebări principale pe care le poți adresa înaintea implementării proceselor digitalizării. Este important ca în digitalizare să deții o strategie și nu să urmezi trendul doar pentru că așa se face. Această mentalitate te poate costa timp, resurse financiare și claritate în redefinirea traseului.
Un aspect la fel de important în punctul de pornire al digitalizării este legat de auditarea activităților companiei tale. Ce înseamnă acest aspect sau la ce se referă concret? Practic, discutăm despre evaluarea detaliată a tipurilor de activități derulate de către compania ta pentru a cunoaște specificul acestora și a adresa corect necesitățile de digitalizare. Aceste demersuri de evaluare te vor ajuta concret să mapezi schimbarea în manieră adresată, particularizată nu doar la nivel superficial. Această etapă importantă care reprezintă startul în ceea ce privește digitalizarea te ajută să identifici unde ești acum înainte de a implementa orice soft în digitalizare. Este ca o busolă a digitalizării care te ajută să te orientezi în traseul modernizării proceselor organizaționale. Astfel fiecare proces cheie al companiei tale va fi analizat în vederea implementării celor mai adecvate instrumente digitale. După auditarea fiecărui proces, vei ajunge la niște concluzii iar interpretarea lor îți va oferi direcția pentru digitalizare. Astfel dacă procesele analizate consumă mult timp și se realizează în mare parte manual, atunci este un indiciu că ar trebui să schimbi ceva în direcția implementării digitalizării. Dacă în schimb, analiza arată faptul că procesele sunt parțial digitalizate, atunci singurul aspect de care trebui să ții cont este optimizarea acestora. Iar dacă digitalizarea actuală atinge rezultatul dorit, atunci nu mai este nevoie pentru moment de optimizări în acest sens și focusul poate fi îndreptat spre alte direcții de dezvoltare. Ce trebuie să înțelegi în această etapă este faptul ca digitalizarea începe prin cunoașterea aprofundată a proceselor ce se doresc a fi digitalizate și nu cu alegerea softului. În tot acest proces de pornire a digitalizării este important să nu-ți pierzi viziunea, să fii mereu capabil de a te adapta la diverse situații și să fii inovativ.
Mai multe despre importanța adaptabilității, viziunii și inovativității în cadrul afacerilor viitorului și despre cum sunt trasate noile reguli ale afacerilor viitorului regăsești într-un articol recent publicat pe blogul nostru.
Importanța prioritizării în digitalizare
Acum că am identificat punctul de pornire în digitalizare și principalele repere de care trebuie să ții cont, este timpul ca identificăm motivele pentru care este importantă prioritizarea în digitalizare. A prioritiza atunci când vine vorba despre digitalizarea afacerii tale nu este un simplu deziderat sau un obiectiv vag. Afacerile sau companiile care înțeleg rolul și semnificația prioritizării își maximizează șansele de succes în digitalizare. Pentru a concretiza subiectul prioritizării, iată mai jos 3 motive principale pentru care acest aspect este esențial:
- Prioritizarea îți va oferi claritate. După ce ai realizat mini-auditul proceselor tale organizaționale, vei reușit să identifici mult mai clar care sunt acele tipuri de activități care au nevoie acum de digitalizare spre deosebire de cele care mai pot fi amânate. Aceasta te va ajuta să obții performanță și să identifici metode concrete de maximizare a acesteia cu ajutorul digitalizării.
- Prioritizarea în digitalizare te ajută să gestionezi eficient resursele de care dispui, fie că este vorba despre cele financiare sau de timp astfel încât să obții rezultate maxime cu eforturi minime.
- Prioritizarea reduce presiunea, stresul și sentimentul că nu reușești să gestionezi schimbarea. Aceasta îți oferă confort emoțional și te ajută să gestionezi mult mai bine toate modificările asociate procesului de digitalizare deoarece crește productivitatea și maximizează eficiența.
Iată așadar 3 motive pentru care este important și chiar vital să prioritizezi în digitalizare.
Acum că am punctat importanța prioritizării în digitalizare, te invităm să rămâi alături de noi pentru a vedea care sunt principalele domenii care trebuie digitalizate în anul 2026.
- Digitalizare în procese simple
Chiar dacă este vorba despre procese simple sau aparent fără un grad prea ridicat de dificultate, merită să îți îndrepți atenția către acestea în scopul digitalizării. De pildă, putem discuta despre circuitul documentelor și despre modul în care acesta poate fi modernizat. Adică, dacă în anul 2026 încă mai primești documente pe mail sau pe whatsapp este o reală problemă. De la întocmirea contractelor, la realizarea de comenzi și cereri interne până la documente financiar-contabile. Totuși, în ceea ce privește documentele financiar-contabile lucrurile sunt diferite întrucât sistemul RO e-factura a produs modificări de paradigmă care au făcut ca procesul de facturare să fie transparentizat. Documentele legate de gestiunea datelor de personal precum sunt cereri, adeverințe ori alte astfel de documente pot face de asemenea subiectul digitalizării. Astfel, orice proces, chiar neînsemnat la prima vedere poate să facă subiectul digitalizării.
- Digitalizare în procese complexe
Atunci când te gândești la digitalizare, cel mai adesea îți vin în minte procesele ample ale companiei tale care merită atenția în această direcție. Într-adevăr, digitalizarea proceselor complexe poate aduce foarte multe beneficii însă presupune și o serie de provocări. De asemenea, aceasta necesită și foarte multe investiții de timp precum și financiare. Procesele complexe ale afacerii tale sunt cele care înglobează activități ample, care se extind pe perioada de timp îndelungată și care necesită o logistică bine definită. Discutăm astfel despre procesele de producție arondate departamentului de producție, despre procese financiar-contabile care se află sub cupola departamentului financiar-contabil și despre cele legate de managementul companiei alături de aspectele corelate la managementul resurselor umane. Digitalizarea acestor tipuri de activități necesită atenție sporită din partea factorilor decizionali ai companiei sau a celor care guvernează transformarea digitală.
Procesele simple cât și cele complexe se regăsesc la nivelul tuturor departamentelor companiilor, nu doar în cadrul celui financiar-contabil ori de producție. Ce este esențial să reții este faptul că nu există o rețetă general valabilă pentru toate companiile în ceea ce privește digitalizarea. Adică, fiecare companie va trebui să își contureze propriul plan al digitalizării în cadrul căruia să prioritizeze anumite procese din cadrul acesteia.
Exemplu de bună practică în ceea ce privește prioritizarea digitalizării
Acum că am identificate motivele pentru are prioritizarea este esențială în digitalizare și indispensabilă pentru bunul mers al acesteia, vom ilustra un exemplu concret de prioritizare a fenomenului din practica de afaceri.
O companie care are ca obiect de activitate producția și comercializarea articolelor vestimentare dorește să-și transforme activitatea derulată ca urmare a impactului digitalizării. După o analiză detaliată a proceselor și ulterior mapării concrete a necesităților în digitalizare, aceștia adoptă cele mai eficiente decizii cu privire la implementarea acestor modificări. Concret: compania dorește conturarea unui ecosistem digital integrat reflectat de: eliminarea în proporție de peste 90% a documentelor fizice și adoptarea practicilor de arhivare în cloud, automatizarea proceselor de facturare, integrarea la nivel financiar contabil a roboților contabili care să optimizeze timpul de lucru în ceea ce privește procesele repetitive precum sunt cele legate de înregistrarea facturilor primite de la furnizori, înregistrarea încasărilor și a plăților și realizarea de reconcilieri. De asemenea, putea să discutăm despre conturarea unor platforme de documente de unde furnizorii și clienți pot să aibă posibilitatea de a descărca documente în timp real. Discutăm de asemenea și despre implementarea unor sisteme de tip ERP care să interconecteze toate procesele organizaționale. Un ecosistem digital nu înseamnă doar utilizarea câtorva aplicații informatice ci o complexitate de astfel de software care să automatizeze sau să digitalizeze o pondere semnificativă a proceselor tale de afaceri.
Alege o soluție care să se potrivească atât nevoilor tale actuale, cât și celor viitoare, pentru a sprijini creșterea constantă a companiei tale. Dacă ai nevoie de ajutor în acest proces, contactează-ne!
Surse foto: Freepik
Referințe principale de informare
Duhlicher, Grigore. Digitalizarea obiectiv al managementului strategic. In: Economic and legal aspects of digitalization in the context of globalization, Ed. 2, 4-5 martie 2022, Chişinău. Chişinău: University of European Studies of Moldova, 2022, Ediția 2, Vol. 1, pp. 101-105.
Marinescu, Lilia, Neghină, Xenia. Avantajele și dezavantajele digitalizării afacerilor. In: Pro business together: tendințe, provocări, soluții, Ed. 3, 22 noiembrie 2022, Chişinău. Chişinău: Print-Caro, 2022, Ediția 3, pp. 191-193. ISBN 978-9975-165-84-6.