Digitalizarea fiscală masivă prin care trec companiile la ora actuală este o certitudine greu de tăgăduit. Fără îndoială, traseul marcat de pilonii digitalizării moderne conferă o cu totul altă direcție procesului de scalare a firmelor, indiferent de dimensiunea acestora sau de alți parametri funcționali specifici.
Unul dintre pilonii modernizării prin digitalizare a companiile este redat de implementarea sistemului național RO e-factura. Cu nota opțională până în luna ianuarie a anului curent și deținătoare a caracterului obligatoriu începând cu ianuarie anul 2024 pentru anumite categorii de relații tranzacționale, RO e-factura marchează substanțial reformarea afacerilor autohtone. I se alătură paradigme precum SAF-T, RO e-case de marcat, RO e-sigiliu, RO e-TVA care în unanimitate pun bazele a ceea ce conturează maratonul digitalizării fiscale. Dacă te afli în postura unui antreprenor la început de drum sau pur și simplu, ca întreprinzător experimentat îți dorești ralierea la normele modernității în materie de tehnologizare a afacerii, îți prezentăm mai jos un minighid care să contureze tot ceea ce trebuie să cunoști despre RO e-factura la (aproape) finele anului care a consacrat sistemului.
Printre principalele subiecte aduse în lumina reflectoarelor se remarcă: la ce se referă sistemul național RO e-factura? Cum poate fi definită factura electronică? Ce implicații are acesta asupra derulării proceselor organizaționale? Cărei persoane îi revine responsabilitatea emiterii electronice a facturii și încărcării acesteia în cadrul sistemului? Care sunt punctele forte în funcționarea platformei? Care sunt vulnerabilitățile sistemului? Ce acte normative reglementează activitatea RO e-facturii? Care sunt termenele privind transmiterea facturilor în cadrul platformei? Care sunt sancțiunile care se aplică în situația întârzierii transmiterii facturii? Care este procedura de stocare a facturilor electronice? Acestea, precum și alte aspecte asemenea lor vor fi punctate în cele ce urmează, pentru ca la finele materialului să deții un minighid complet cu privire la problematica RO e-facturii.
Pe scurt!
- Ce este RO e-factura?
- Cum este definită factura electronică?
- Care sunt actele normative care reglementează RO e-factura?
- De ce a fost necesară implementarea sistemului RO e-factura?
- Cine administrează sistemul național RO e-factura?
- Căror categorii de contribuabili le revine responsabilitatea transmiterii facturilor în RO e-factura?
- Care sunt elementele principale care trebuie cuprinse de către factura electronică?
- Care sunt condițiile de validare a facturii transmise prin intermediul platformei?
- Care este procedura de corecție a unei facturi transmise deja în cadrul sistemului național RO e-factura?
- Care este termenul de transmitere a facturii în cadrul sistemului?
- Cine nu este obligat la utilizarea sistemului RO e-factura?
- Care este procedura în situația în care sistemul național RO e-factura nu este funcțional?
- Care este consecința netransmiterii în cadrul sistemului a facturilor emise la termenul prevăzut?
- Ce noutăți se identifică începând cu 1 iulie 2024 cu privire la funcționarea sistemului RO e-factura?
- Care este procedura de transmitere a facturii electronice?
- Care sunt modalitățile prin care se poate emite o factură validă pentru încărcarea în cadrul sistemului?
- Cum se stochează facturile electronice?
➡️ Alege WinMENTOR ENTERPRISE pentru a genera rapid documente și a le trimite în e-Factura sau pentru a prelua facturile emise de furnizorii tăi cu ușurință.
Ce este RO e-factura?
Sistemul național RO e-factura reprezintă o paradigmă din sfera digitalizării fiscale a companiei cu impact semnificativ asupra procesului de facturare a companiilor. Platforma RO e-factura deține caracter de complexitate pe baza modulelor de funcționare integrate, principii și reguli clar delimitate cu scopul transmiterii facturilor electronice de către emitent și primirii acestora de către destinatar. În termeni simpli, RO e-factura este o platformă disponibilă în regim remote, care permite transmiterea facturilor emise de către contribuabil în format xml. Conectarea în cadrul sistemului se realizează pe baza credențialelor de logare, și anume user name și parolă. Pentru a te loga în cadrul acesteia, este necesar să fii deținătorul unui certificat digital calificat.
➡️ E-factura, un pas mic pentru antreprenori, dar o etapă esențială pentru digitalizarea fiscală
Cum este definită factura electronică?
Conform normelor în vigoare, factura electronică este documentul emis, transmis și primit într-un format special de tip XML care facilitează și permite prelucrarea sa electronică și automată.
Care sunt actele normative care reglementează RO e-factura?
Există o serie de acte normative care reglementează activitatea RO e-facturii. Iată mai jos o listă a acestora: Cadrul normativ de reglementare a problematicii arondată e-facturii cuprinde următoarele acte normative:
1. ORDONANȚĂ DE URGENȚĂ nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România;
2. ORDONANȚĂ DE URGENȚĂ nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale;
3. ORDIN nr. 1.713 din 27 octombrie 2021 al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală pentru aprobarea Procedurii privind organizarea şi înscrierea în cadrul Registrului RO e-Factura, precum şi a modelului, conţinutului şi instrucţiunilor de completare ale formularului (084) “Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunţarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura;
4. ORDIN nr. 1.667 din 11 iulie 2022 al ministrului finanțelor pentru modificarea Procedurii de utilizare si funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, aprobată prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 1.365/2021, și privind modificarea Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finanțelor publice, nr. 2.004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entităților publice și registrul altor entități;
5. LEGE nr. 296 din 26 octombrie 2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung;
6. ORDONANȚĂ DE URGENȚĂ nr. 87 din 28 iunie 2024 privind modificarea unor acte normative în domeniul e-Transport, e-TVA și e-Factura, precum și pentru reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare.
Așadar, iată mai sus un tablou care oglindește 6 cele mai reprezentative acte normative care dictează regulile și normele de funcționare a paradigmei e-facturii.
De ce a fost necesară implementarea sistemului RO e-factura?
Există o serie de motivații pentru care s-a impus implementarea paradigmei RO e-facturii. Printre acestea putem enumera:
- Reducerea sarcinilor administrative și a impactului asupra mediului;
- Creșterea gradului de colectare a impozitelor și taxelor pe baza valorificării potențialului tehnologiei moderne;
- Ralierea la standardele europene;
- Nevoia de conturare a unui cadru de reglementare a facturii electronice în România;
- Necesitatea digitalizării complete a proceselor organizaționale prin implementarea paradigmelor inovative.
➡️ E-factura, apariție pe scena mediului de business din ratiuni teimeinice și motivații realiste
Cine administrează sistemul național RO e-factura?
Platforma națională RO e-factura este administrată de către Ministerul Finanțelor Publice prin Centrul Național pentru Informații Financiare. Acesta are rol de implementare, administrare și dezvoltare a sistemului RO e-factura.
Căror categorii de contribuabili le revine responsabilitatea transmiterii facturilor în RO e-factura?
Obligativitatea înrolării în cadrul RO e-factura a fost etapizată. Astfel, în manieră succesivă, diverse categorii de contribuabili au fost obligați la adoptarea paradigmei în cadrul departamentelor financiar-contabile. Iată mai jos principalele 3 momente care au marcat ralierea la noutatea facturării electronice:
- 1 iulie 2022-momentul de start la înrolarea în cadrul sistemului a operatorilor economici care derulează tranzacții arondate modelului de business B2G;
- 1 ianuarie 2024-moment de aderare la sistemul național a tuturor contribuabililor care derulează relații comerciale cu alte firme în cadrul modelului de afaceri B2B;
- 1 ianuarie 2025-moment de început de utilizare a platformei pentru operațiunile comerciale care se subscriu modelului de business B2C.
➡️ Transmiterea în E-factura, proces etapizat relaționat la modelele de afaceri: B2G, B2B, B2C
Care sunt elementele principale care trebuie cuprinse de către factura electronică?
Prin articolul 4 al OUG nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România sunt fixate principalele elemente obligatorii pe care trebuie să le cuprindă factura electronică. Acestea sunt:
a) identificatorii de proces și de factură;
b) data facturii;
c) elementele de identificare ale emitentului;
d) elementele de identificare ale destinatarului produselor, serviciilor, lucrărilor la care face referire factura;
e) informații legate de beneficiarul plății;
f) informații legate de reprezentantul fiscal al emitentului;
g) aspecte legate de produsele livrate, serviciile prestate și lucrările executate la care face referire factura precum și detalii privitor la aceste aspecte;
h) detalierea instrumentelor de plată: acest aspect trebuie tratat cu maximă responsabilitate întrucât de menționarea corectă a instrumentului de plată depinde reflectarea fidelă a operațiunii în evidențele contabile;
i) informații despre debitări sau creditări;
j) defalcarea TVA;
k) totalul facturii.
Care sunt condițiile de validare a facturii transmise prin intermediul platformei?
Validarea documentului electronic transmis prin sistemul național RO e-factura depinde de îndeplinirea cu rigurozitate a regulilor privind structura anterior menționată. Dacă toate elementele facturii sunt înscrise corect și complet, se aplică semnătura electronică a MFP și se transmite destinatarului. Astfel primirea documentul în cadrul sistemului este garantată de aplicarea semnăturii electronice a MFP.
În situația în care, nu este respectată structura menționată mai sus, emitentul facturii va fi atenționat pe baza unui mesaj care va cuprinde erorile identificate.
➡️ Conditii de validare E-factura: structura + semnătură electronică MFP
Care este procedura de corecție a unei facturi transmise deja în cadrul sistemului național RO e-factura?
O factura transmisă în cadrul RO e-factura asupra cărora se constată eventuale aspecte necesar de modificat se corectează conform normelor Codului Fiscal și se reîncarcă în cadrul sistemului. Conform articolului 330, alin.1, pct. b, din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, ,,în cazul în care factura a fost transmisă beneficiarului, fie se emite o nouă factură care trebuie să cuprindă, pe de o parte, informațiile din factura inițială, numărul și data facturii corectate, valorile cu semnul minus sau, după caz, o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, iar, pe de altă parte, informațiile și valorile corecte, fie se emite o nouă factură conținând informațiile și valorile corecte și concomitent se emite o factură cu valorile cu semnul minus sau, după caz, cu o mențiune din care să rezulte că valorile respective sunt negative, în care se înscriu numărul și data facturii corectate.”
Care este termenul de transmitere a facturii în cadrul sistemului?
De la momentul emiterii acesteia prin intermediul aplicațiilor de facturare sau a altor mijloace, contribuabilii au la dispoziție 5 zile calendaristice pentru transmiterea acestora în RO e-factura.
➡️ Facturile emise în cadrul platformei în termen de maxim 5 zile calendaristice de la momentul emiterii
Cine nu este obligat la utilizarea sistemului RO e-factura?
Până în anul 2025, următoarele categorii de contribuabili pot transmite facturile în cadrul sistemului cu caracter de opționalitate:
- Operatorii economici care derulează relații comerciale subscrise modelului de afaceri B2C;
- Livrări de bunuri, prestări de servicii efectuate de către institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale;
3. Asociații și fundații alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partidele politice, cultele, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA;
4. Agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori.
Care este procedura în situația în care sistemul național RO e-factura nu este funcțional?
Dacă la momentul transmiterii facturii în cadrul sistemului, acesta nu este funcțional din motive temeinice, obligația de transmitere se suspendă până la repunerea în funcțiune a sistemului.
Care este consecința netransmiterii în cadrul sistemului a facturilor emise la termenul prevăzut?
Nerespectarea termenului de 5 zile calendaristice de la emitere privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului național constituie contravenție și se sancționează cu amendă. Cuantumul acestora diferă funcție de mărimea entității, astfel:
1. Pentru contribuabilii mari-de la 5000 la 10 000 de lei;
2. Pentru contribuabilii mijlocii-de la 2500 la 5000 de lei;
3. Pentru celelalte persoane juridice precum și pentru persoanele fizice-de la 1000 de lei la 2500 de lei
➡️ Nerespectarea termenului de transmitere de 5 zile calendaristice de la emitere atrage după sine aplicare de amenzi pornind de la cuantumul de 2500 de lei
Ce noutăți se identifică începând cu 1 iulie 2024 cu privire la funcționarea sistemului RO e-factura?
Data de 1 iulie 2024 aduce cu sine o serie de modificări cu privire la sistemul național raportat la RO e-factura. Iată pe scurt o sinteză a acestora.
1. Perioada de transmitere a facturilor emise de 5 zile lucrătoare s-a modificat în 5 zile calendaristice ceea ce determină gestionarea eficientă a timpului de transmitere a documentelor;
2. Netransmiterea facturilor emise către clienți în cadrul sistemului se sancționează cu un procent de 15% din valoarea facturii;
3. Constituie bază documentară pentru înregistrarea în contabilitate doar documentele primite în cadrul sistemului RO e-factura, facturile în format letric nemaifiind valabile.
Care este procedura de transmitere a facturii electronice?
Dacă te întrebi care este modul de transmitere a unei facturi în cadrul sistemului, iată mai jos toți pașii prezentați pe scurt pentru facilitarea asimilării procesului:
1. Crearea unui cont în cadrul SPV (Spațiului Public Virtual) pe baza certificatului digital calificat;
2. Accesarea secțiunii RO e-factura în cadrul site-ului ANAF pe baza credențialelor de logare;
3. Accesarea butonului Trimitere factură din cadrul sistemului RO e-factura;
4. Încărcarea documentului în format xml și obținerea indexului de încărcare
5. Verificarea statusului fișierului pe baza indexului de încărcare obținut anterior
➡️ Procedura de transmitere a facturii în cadrul RO e-factura implică: deținerea unui cont valid SPV, accesarea secțiunii RO e-factura, trimiterea facturii în format xml și verificarea statusului fișierului transmis
Care sunt modalitățile prin care se poate emite o factură validă pentru încărcarea în cadrul sistemului?
Pentru a emite o factură care să respecte condițiile de încărcare în cadrul platformei prezentate la începutul materialului îți prezentăm 2 metode specifice:
1. Utilizează aplicația informatică special concepută de Ministerul Finanțelor Publice și ANAF, disponibilă în forma simplificată sau extinsă, prin accesarea link-ului:https://www.anaf.ro/ CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml;
2. Apelează la metode informatizate oferite de diverse companii specializate pe furnizarea de aplicații de facturare moderne, aplicații integrate cu sistemul național e-factura, aspect care contribuie la facilitarea transmiterii documentului în cadrul platformei și verificarea statusului acesteia.
Poate drumul spre ralierea la noutatea e-facturii ți se pare realmente dificil. Există însă o serie de soluții care pot să contribuie la facilitarea drumului spre reglementare și conformitate fiscală. Dacă tehnologia modernă nu este punctul tău forte, iar utilizarea programelor de facturare ți se pare o corvoadă pot fi identificate soluții de externalizare a facturării. Una dintre aceste soluții este legată de includerea unei clauze speciale în contractul de prestări servicii contabile.
Astfel, contabilul care se ocupă de evidența documentelor tale te poate ajuta și cu transmiterea facturilor emise în cadrul sistemului RO e-factura. Totuși, având în vedere multitudinea de sarcini care intră în aria de responsabilitate a acestuia, recomandarea ar fi să încerci individual transmiterea acestora. De altfel, există tutoriale sau ghiduri special concepute chiar de către companii specializate pentru ca utilizarea aplicațiilor să se realizeze în cel mai facil mod posibil.
Un ultim aspect important de menționat este corelat la stocarea facturilor electronice.
Cum se stochează facturile electronice?
Stocarea facturile electronice se realizează în format xml, nefiind valide alte formate ale documentului. Există o serie de incertitudini cu privire la acest aspect, identificându-se o penurie a informațiilor în această direcție. Legislația în vigoare prevede arhivarea facturilor doar în format xml, cu semnătura electronică aplicată a Ministerului de Finanțe. Contribuabilii trebuie să se asigure cu privire la stocarea acestora, indiferent de instrumentele utilizate pentru arhivare.
Referințe principale de informare
- Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, cu modificările și completările ulterioare;
- Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale;
- Lege nr. 296 din 26 octombrie 2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung.
Surse foto: Freepik, Freepik, Freepik, Freepik