Începând cu ianuarie 2025, și companiile mici din România vor fi obligate să depună această declarație, ceea ce marchează o schimbare semnificativă pentru întreaga piață de afaceri, după ce această obligație fusese deja implementată pentru companiile mari și mijlocii.

În continuare, vei descoperi mai multe despre această declarație, cine este scutit de depunere și care este importanța ei.

Ce este Declarația SAF-T și care este importanța acesteia

Declarația SAF-T, cunoscută oficial sub denumirea de Declarația 406, reprezintă fișierul standard de control fiscal prin care se transmit informații detaliate despre activitățile financiare și contabile ale unei firme către ANAF.

Fișierul SAF-T este de tip XML și include date legate de facturi, tranzacții, plăți, stocuri, și alte informații contabile esențiale pentru verificările fiscale. Scopul acestei declarații este simplificarea și automatizarea controalelor fiscale, reducerea evaziunii și creșterea încasărilor la bugetul de stat.

Cine trebuie să depună Declarația 406 și cine este scutit

Obligația de depunere a Declarației 406 este impusă pentru diverse entități economice care desfășoară activități în România. Categoriile principale care trebuie să transmită acest fișier includ:

• Companiile mari și mijlocii – pentru care această obligație a fost introdusă deja în 2022 și 2023;
• Companiile mici – vor începe să depună Declarația SAF-T începând cu ianuarie 2025;
• Societăți comerciale (S.A., S.R.L., SNC etc.) și companii naționale, inclusiv unități care au cod de TVA în România;
• Organizații cooperatiste și asociații cu sau fără scop patrimonial, alături de sucursalele companiilor străine care au sedii permanente în România;

Pe de altă parte, sunt și entități scutite de această obligație, în principal acelea care nu desfășoară activități economice și nu sunt plătitoare de TVA. Printre acestea se numără:

• Persoanele fizice autorizate (PFA) și întreprinderile familiale;
• Cabinetele individuale de avocatură, notariat, și medicină;
• Societățile profesionale și întreprinderile neplătitoare de TVA;
• Autoritățile administrative și instituțiile publice;
• Persoanele juridice care dețin documente clasificate, cu contracte de securitate ce previn divulgarea informațiilor.

Această delimitare între contribuabili asigură că doar acele entități cu activități economice complexe sunt supuse raportării, exonerând micii întreprinzători și profesiile liberale.

Ce conține Declarația 406 și cum se completează

Fișierul SAF-T este un document amplu și detaliat, structurat pe mai multe secțiuni pentru a reflecta clar activitățile financiare ale companiei. Printre informațiile esențiale ce trebuie incluse în acest fișier se numără:

• Facturi emise și primite – documentarea tuturor tranzacțiilor de bunuri și servicii;
• Detalii despre parteneri – informații despre clienți și furnizori, esențiale pentru verificarea tranzacțiilor;
• Plăți și încasări – raportarea tuturor fluxurilor de numerar;
• Stocuri – inventarul de produse și materiale ale companiei, în detaliu;
• Bilanțuri contabile și rapoarte – inclusiv balanțele de verificare și date contabile complete;
• Mijloace fixe – echipamente și investiții deținute de companie.

Pentru a completa corect acest fișier, este necesar un software specializat sau soluții de ERP compatibile cu formatul SAF-T. De obicei, companiile colaborează cu experți IT și contabili pentru a se asigura că toate datele sunt conforme. Datele sunt pregătite sub formă de fișier XML, ce trebuie ulterior semnat electronic și transmis către ANAF, iar completarea acestui document poate necesita sprijin tehnic și cunoștințe contabile avansate.

Sfaturi suplimentare pentru o implementare eficientă

Pentru a sprijini procesul de raportare, SCRIBSOFTWARE oferă soluții ERP care includ funcționalități SAF-T integrate. Aceste soluții ajută firmele să simplifice întregul proces de depunere și să asigure corectitudinea datelor transmise, minimizând riscurile de eroare. Utilizarea unui ERP bine structurat poate reduce semnificativ timpul alocat completării acestui fișier complex și poate preveni eventualele penalizări.

În concluzie, declarația SAF-T reprezintă o etapă importantă în digitalizarea fiscală din România, iar extinderea obligației către companiile mici din ianuarie 2025 va avea un impact considerabil. Pentru o conformitate optimă, adoptă din timp măsuri de pregătire și investește în soluții tehnologice de încredere.

Sursa foto: Freepik