Top 5 greseli de evitat atunci cand realizezi tranzitia spre digitalizare a afacerii tale

Rezumat:

Te temi de procesul digitalizării proceselor organizaționale și ești reticent cu privire la momentul demarării acestuia? Ce trebuie să știi este faptul că teama de eșec este justă. Este parte a procesului. Nu o poți înlătura totalmente, ce poți însă face este să te raportezi corect la această situație și să identifici cele mai bune strategii ca aceasta să își diminueze din intensitate. Nu te aștepta să dispară complet. Într-o oarecare măsură va rămâne prezentă însă este important să nu te impacteze în sens distructiv și să pericliteze procesul digitalizării companiei tale. Înainte de a începe procesul implementării soluțiilor digitale la nivelul companiei tale, poate este bine să faci un mic research a celor mai comune greșeli întâmpinate de către cei care deja au trecut prin acest proces și să încerci să minimizezi la 0 impactul acestora asupra proceselor companiei tale. Și dacă te întrebi care este barometrul implantării celor mai bune strategii de combatere a efectelor negative ale greșelilor de implementare a procesului digitalizării, ei bine, află că nu există o rețetă magică ce oferă soluții instant. Eficiența acesteia în timp și efectul pozitiv asupra derulării proceselor de afaceri va oferi indicii cu privire la succesul implementării acestor soluții.

Iată 5 greșeli făcute de antreprenori pe parcursul implementării digitalizării care îți arată clar că nu te situezi pe drumul corect în acest proces:

1. Schimbarea digitală nu este însoțită de schimbarea mentalității în termen de modificare a statusului de reticență și scepticism cu privire la acest aspect;
2. Angajații nu sunt instruiți temeinic când vine vorba despre actualizarea statusului digital al afacerii;
3. Ritmul accelerat adoptat pentru digitalizare. A merge repede nu înseamnă neapărat și bine;
4. Să crezi că procesul digitalizării este delimitat de timp;
5. Plan de digitalizare eronat, alegerea greșită a soluțiilor, a metodelor și a strategiilor de digitalizare.

Și acum să le luăm pe rând:

1. Schimbarea digitală nu este însoțită de schimbarea mentalității în termen de modificare a statusului de reticență și scepticism cu privire la acest aspect

Încă nu ai reușit să depășești barierele emoționale cu privire la implementarea schimbării? Rezistența la schimbare te face să pierzi teren în fața unui fenomen indispensabil afacerii tale precum este digitalizarea. Atunci când discutăm despre fenomenele moderne și implementarea acestora în cadrul companiilor, nu este loc pentru scepticism și rezistență la schimbarea. Acestea pot bloca avansul care poate fi înregistrat de compania ta în spectrul digitalizării. Un prim pas prin care poți să reduci stresul implementării este să identifici sursele care îl alimentează. Poate îți este teamă de eșec. Sau poate resursele financiare limitate te fac să crezi că nu vei reuși o implementare de succes sau că aceasta nu va fi sustenabilă. O tranziție lină la procesele digitalizării poate fi susținută printr-o atitudine pozitivă cu privire la derularea procesului. Evident, nu în această atitudine stă succesul total al procesului, însă aceasta reprezintă o primă premisă pentru asigurarea liniarității acestuia. Atitudinea de reticență nu se soluționează peste noapte. Este la fel un proces prin care tu dobândești încredere asupra impactării pozitive a afacerii tale prin digitalizare.

Citește mai multe despre rezistența la schimbare ca o provocare din cadrul organizației precum și strategii de gestionare a acesteia și află cum poți să gestionezi schimbările care vin odată cu acest proces de transformare a afacerii tale.

2. Angajații nu sunt instruiți temeinic când vine vorba despre actualizarea statusului digital al afacerii

O afacere funcționează corespunzător și în parametrii de bunăstare economică datorită resursei umane. Suntem convinși că ești de acord cu faptul că oamenii cu care lucrezi reprezintă cel mai valoros capital din interiorul organizației. Ei contribuie major la conducerea afacerii tale pe culmile performanței scontate sau, dimpotrivă pot să plaseze activitatea ta pe cealaltă pantă, a nereușite. Aici rolul tău este unul vital. Stimularea angajaților prin instruirea permanentă a acestora reprezintă unul dintre punctele forte ale asigurării obținerii performanței propuse. Atunci când discutăm despre digitalizarea afacerii tale, este esențial să punctăm indispensabilitatea instruirii personalului. Este important să ții cont de acest aspect întrucât cunoașterea este cea care creează cadrul propice pentru o implementare fără sincope. Sau chiar dacă vei întâlni impedimente, adresarea lor va fi mult mai ușor de gestionat. Organizează periodic cursuri de instruire și comunicări prin care să aduci la cunoștința angajaților intențiile structurii decizionale cu privire la digitalizare. Nu trata cu superficialitate acest aspect, întrucât te poate costa perturbarea procesului digitalizării prin angajați nepregătiți și care nu cunosc etapele procesului de digitalizare și nici intențiile managementului în acest sens.

3. Ritmul accelerat adoptat pentru digitalizare. A merge repede nu înseamnă neapărat și bine

Atunci când discutăm despre digitalizare, cele mai multe companii ,,se grăbesc” pentru a prinde din urmă toate modificările și a depăși companiile care deja sunt la un anumit nivel superior în acest traseu. Un aspect de care trebuie să fi conștient încă de la începutul procesului de digitalizare este legat de capacitatea ta de a susține acest proces raportat la ritmul de conformare. Nu este nimic în neregulă dacă ritmul de adaptare la digitalizare este mai lent. Un ritm accelerat nepotrivit poate să disturbe procesul de digitalizare adaptat nevoilor tale interne. Este important să îți evaluezi condițiile interne de funcționare și să customizezi procesul digitalizării funcție de ritmul care poate fi susținut de tine la momente de timp bine definite. Nu trebuie neapărat să îți stabilești un ritm alert. Apreciază corect ritmul în care poți să susții schimbarea și urmează-l îndeaproape. Dacă urmezi un ritm nepotrivit, s-ar putea să întâlnești o serie de impedimente care pot bloca derularea în condiții normale a procesului de digitalizare.

Citește mai multe despre strategiile care pot contribui la scalarea afacerii în manieră eficientă în era digitalizării masive. Acestea trebuie să vizeze eficientizarea manierei de alocare a resurselor.

4. Să crezi că procesul digitalizării este delimitat de timp

O altă greșeală frecventă în cadrul companiilor care țintesc digitalizarea proceselor este legată de faptul că acestea delimitează temporal fenomenului digitalizării. Adică, stabilesc un reper de pornire și își imaginează linia de finish a procesului. În definitoriu, nu este un lucru rău să îți stabilești o serie de repere care să te ghideze în derularea punctuală, temporală a procesului. Totuși, trebuie să știi faptul că digitalizarea este un proces care se desfășoară în realitate pe perioadă nedeterminată. Cu alte cuvinte nu există un orizont de timp foarte clar definit atunci când discutăm despre delimitarea procesului digitalizării. În acest sens, trebuie să te înarmezi cu multă răbdare și să nu îți stabilești obiective nerealiste atunci când vine vorba de aspectul temporal al proceselor digitalizării. Pentru a digitaliza unele procese s-ar putea să fie nevoie de mai mult timp decât preconizezi. De asemenea, pe parcursul implementării acestuia, vor interveni inevitabil o serie de aspecte la care poate nu te aștepți sau pe care nu le intuiești la momentul planificării derulării procesului.

Dacă procesul ți se pare unul istovitor și dacă te întrebi dacă afacerea ta mai poate supraviețui în afara digitalizării, citește mai mult despre cum relevanța afacerii nu mai poate fi menținută în afara digitalizării.

5. Plan de digitalizare eronat, alegerea greșită a soluțiilor, a metodelor și a strategiilor de digitalizare

Unul dintre cele mai importante aspecte atunci când discutăm despre implementarea cu succes a digitalizării la nivelul proceselor de afaceri este conturarea unui plan bine definit. În afaceri, totul funcționează după planificări. Abaterea de la aceste planificări se poate solda cu o serie de neplăceri sau distorsionări ale procesului. Atunci când discutăm despre un proiect atât de complex precum este digitalizarea, nu trebuie să omitem conturarea de la bun capăt a unui plan strategic. Efortul managerial este direcționat astfel pe alegerea celor mai potrivite soluții, metode și strategii de digitalizare. Însăși etapa de prestabilire a acestora se poate dovedi destul de solicitantă pentru echipa de manageri și pentru persoanele responsabile.

Ce înseamnă să îți stabilești un plan corect, coerent și eficient privind digitalizarea proceselor tale interne? Care sunt premisele unui astfel de plan și cine contribuie la conturarea lui? Ce garanții ai că ceea ce ai gândit în materie de digitalizare se pliază perfect pe nevoile organizaționale interne și cum poți să îți reconfigurezi traseul în contextul unui eșec? Acestea sunt doar câteva din întrebările din mintea antreprenorului presat de digitalizare. Ce este bine să cunoști, este faptul că nu există rețete magice cu privire la întocmirea planului ideal atunci când discutăm despre digitalizare. Fiecare antreprenor trebuie să aleagă cea mai bună variantă pentru compania sa. Un plan de digitalizare a proceselor organizaționale nu se conturează peste noapte. Este apanjul persoanelor specializate, fiind de asemenea o colaborare multidisciplinară. Iată mai jos o serie de repere de care poți să ții cont atunci când conturezi planul de digitalizare a oricărui proces din interiorul organizației:

• Fixează deadline-uri pentru întâlniri cu echipe de specialiști interni și externi organizației în vederea discuțiilor legate de eficientizarea procesului de digitalizare;
• Analizează specificul și componența proceselor pe care dorești să le digitalizezi în așa fel încât să deții o imagine complexă a caracteristicilor acestora;
• Atribuie sarcini concrete echipei implicate în digitalizare;
• Stabilește strategii concrete cu privire la punerea în aplicare a planului de digitalizare;
• Fixează termene limită pentru sarcinile principale și secundare ale planului. În afara acestora nu vei deține control asupra derulării acestora;
• Evaluează periodic stadiul evolutiv al procesului de digitalizare;
• Reia planul implementat inițial și evidențiază dacă aceasta a fost respectat sau nu și reconfigurează traseul dacă este necesar.

Acestea sunt doar câteva direcții generale de care poți să ții cont atunci când vine vorba despre procesul de digitalizare implementat la nivelul companiei tale.

Secțiunea Întrebări și Răspunsuri. Top 5 greșeli de evitat atunci când realizezi tranziția spre digitalizare a afacerii tale

1. La momentul actual antreprenorii întâmpină dificultăți atunci când recurg la digitalizarea diverselor procese interne ale afacerii?

Da. Traseul digitalizării impune o serie de provocări companiilor moderne. Gradul de manifestare a acestor provocări poate să difere funcție de mai mulți parametrii de funcționare a companiilor.

2. Care sunt principalele provocări cu care se confruntă antreprenorii atunci când realizează tranziția spre digitalizare?

Atunci când discutăm despre tranziția la digitalizarea, cele mai mari provocări ale antreprenorilor sunt reprezentate de faptul că: Schimbarea digitală nu este însoțită de schimbarea mentalității în termen de modificare a statusului de reticență și scepticism cu privire la acest aspect; Angajații nu sunt instruiți temeinic când vine vorba despre actualizarea statusului digital al afacerii; Ritmul accelerat adoptat pentru digitalizare; A merge repede nu înseamnă neapărat și bine; Să crezi că procesul digitalizării este delimitat de timp; Plan de digitalizare eronat, alegerea greșită a soluțiilor, a metodelor și a strategiilor de digitalizare.

3. Cum pot face față companiile la toate provocările care vin odată cu procesul de digitalizare?

Pentru a face față provocărilor procesului de digitalizare, companiile trebuie să se mobilizeze în scopul conturării unui plan concret de acțiune. Mobilizarea de resurse este un alt aspect esențial de care trebuie să ții cont. Delegarea de sarcini și atribuirea responsabilitățiilor este un aspect vital atunci când dorim ca procesul să se deruleze fără prea mari impedimente. În fond, fiecare factor decizional al companiei are responsabilitatea de a-și creiona propriu traseu atunci când vine vorba despre digitalizarea proceselor interne.

Surse foto: Freepik

Referințe principale de informare

• Ciobota Catalin Emanuel, Munteanu Victor, Tureatcă Manuela-Violeta, Digitalizarea, dezvoltarea durabilă și transformarea economiilor, Conferința ,,Perspectivele și Problemele Integrării în Spațiul European al Cercetării și Educației”, Moldova, 2023, disponibil online: https://ibn.idsi.md/sites/default/files/imag_file/312-318_2.pdf.
• Şendrea Mariana, Digitization and artificial intelligence: application, necessity, effects, Conferința ,,Strategii și politici de management în economia contemporană”, Moldova, 2022, disponibil online: https://ibn.idsi.md/sites/default/files/imag_file/353-358_8.pdf.
• Zatîc Iuliana, Hăbășescu Mariana, Digitalizarea-element cheie de atingere cu succes a obiectivelor de business, Simpozionul ,,Simpozion ştiinţific al tinerilor cercetători”, Moldova, 2020, disponibil online: https://ibn.idsi.md/sites/default/files/imag_file/279-282_7.pdf.