Ce este acela un sistem SFA?
Sales Force Automation (SFA) este un sistem care automatizeaza activitatile agentilor de teren, cum ar fi: Pre-Vanzarea, Vanzarea, Merchandising-ul si Trade-Marketing-ul, dar este excelent si pentru toate companiile care isi doresc sa isi optimizeze departamentul de vanzari.
Acest proces implica utilizarea unor solutii care combina atat echipamentele (terminale mobile, PDA-uri, servere de comunicare) cat si aplicatiile software concepute pentru managementul procesului de vanzare, cu scopul de a imbunatati activitatea desfasurata de departamentul de vanzari.
Deci, un software SFA are scopul de a ajuta agentii de teren sa efectueze mai multe vizite si activitati la clienti intr-un interval de timp mai scurt. Prin automatizarea sarcinilor repetitive, echipele de vanzari pot deveni mai eficiente si mult mai productive deoarece pot prelua mai multe comenzi intr-o zi.
Cum functioneaza software-ul SFA?
Un software de merchandising/ vanzari destinat agentilor de teren are doua componente strans integrate:
- O aplicatie mobila
- Un sistem de tip back-office
Aplicatia mobila functioneaza pe smartphone-uri sau tablete si este utilizata de catre reprezentantii, oferindu-le mobilitate, flexibilitate si profesionalismul necesar pentru a-si desfasura activitatea in mod eficient si rapid.
Prin aceasta aplicatie mobila de tip SFA, agentii de vanzari pot face mai multe lucruri, precum:
- preluarea comenzilor de vanzare
- emiterea facturilor
- incasarea soldurilor
- inregistrarea livrarii comenzilor
- colectarea de date din piata
- aplicarea discount-urilor, politicilor comerciale si listelor speciale de preturi pentru fiecare client
- comunicarea cu managerii si supervizorii de vanzari
- monitorizarea rutelor si vizitelor zilnice pe care trebuie sa le efectueze
- urmarirea target-ului de vanzari etc.
Sistemul de tip Back-Office este utilizat de catre managerii si supervizorii de vanzari/merchandising. Prin intermediul acestui sistem se planifica traseele zilnice pentru fiecare agent de teren, i se transmit obiectivele, etapele, targetul si multe altele. De asemenea, prin intermediul sau se poate monitoriza activitatea agentilor de teren, in timp real.
In plus, aplicatia mobila SFA este integrata cu sistemul ERP pentru automatizarea intregului proces de vanzare, in special pentru companiile de distributie. Datorita acestei integrari, comenzile din teren sunt transmise automat catre sediu pentru a putea fi procesate si pentru a se genera documentele legate de comanda, cum ar fi facturile, avizele de distributie etc.
Comunicarea dintre cele doua sisteme, ERP si SFA, se realizeaza in sens invers pentru ca informatiile care vin din ERP referitoare la cantitatea stocurilor de produse sunt sincronizate in timp real si transmise in sistemul SFA. Acest lucru se intampla pentru a evita acele situatii in care agentii preiua comenzi pentru produsele care de fapt nu se afla in stoc sau nu pot fi onorate.
Care sunt avantajele unei solutii de tip SFA?
Printre avantajele unei astfel de solutii regasim:
- Mentinerea unei evidente a clientilor
- Emiterea rapida a facturilor pentru comenzi
- Crearea unor liste de prioritati pentru produse
- Monitorizarea dimensiunii optime a stocului
- Verificarea istoricului comenzilor si livrarilor
- Verificarea istoricului platilor pentru fiecare client in parte
- Crearea de reguli de restrictie a distributiei in situatia in care platile sunt intarziate
- Generarea rapoartelor de vanzare la sfarsitul zilei
- Monitorizarea evolutiei echipei de vanzari in mod obiectiv
- Optimizarea procesului de distributie.
Dupa cum puteti observa cu ajutorului unui software SFA o afacere poate fi mai organizata, iar membri acesteia pot fi mai productivi.